Аспекты учета денежных средств сельскохозяйственного предприятия

Аспекты учета денежных средств сельскохозяйственного предприятия

Учет поступления денежных документов и их списания, как правило, оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров, так как денежные документы, как и все другие ценности хранятся в кассе. Аналитический учет ведется в специальной книге учета денежных документов либо в отдельном разделе кассовой книги, на каждый вид денежных документов открывается разворот книги.

От денежных документов следует отличать бланки строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки ценных бумаг, удостоверений, дипломов, доверенностей, абонементов, товаросопроводительных документов и т. п. Бланки строгой отчетности, находящиеся на хранении и выданные под отчет, учитывают на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет строится отдельно по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их нахождения в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности. При проверке наличия соответствующих бланков составляют акт проверки наличия бланков строгой отчетности. Их использование и списание оформляют актом на списание использованных бланков строгой отчетности. Выдачу бланков строгой отчетности фиксируют в специальной карточке-справке по выданным и использованным бланкам строгой отчетности. Все указанные документы являются в своем большинстве формами оперативно-технического учета, и в системном бухгалтерском учете движение бланков строгой отчетности в отличие от денежных документов на счете 50 (либо на другом счете, кроме забалансового счета 006) не отражается.[18]

Регистры бухгалтерского учета

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции при журнально-ордерной форме учета, является журнал-ордер № 1-АПК. Его используют для фиксирования кредитовых оборотов счета 50. Во второй части журнала-ордера -- ведомости отражают дебетовые обороты счета 50. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами.

Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами. Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам и однородные операции (с одинаковой корреспонденцией) отражают общей суммой за день. При небольшом числе операций допускаются записи по итогам отчета кассира за 3--5 дней. Во всех случаях каждый отчет кассира занимает в журнале-ордере одну строку.

В разделе дебетовых оборотов накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 "Касса". Одновременно эти суммы отражают в соответствующих журналах-ордерах по кредитовому признаку (журналы-ордера № 2, 3,4 и др.). Записи по дебету счета делают аналогичным путем, т. е. на основании отчетов кассира (только в данном случае -- по их при-ходной части) с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчетах кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 "Касса" выводят следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за месяц, отраженный в журнале-ордере № 1-АПК. Полученное сальдо сверяют с остатком кассы, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов (во второй части журнала-ордера) как сальдо на конец месяца. Если в хозяйстве имеется торговая сеть: ларьки, магазины и др., то учет поступающей торговой выручки ведут в специальной ведомости № 27-АПК.

В ведомости поступление торговой выручки записывают в течение месяца по каждому магазину, ларьку на основании кассовых отчетов продавцов магазинов, палаток, ларьков и т.п., а также отчетов материально ответственных лиц, продающих продукцию на рынке, ярмарках и других местах, и поступивших квитанций отделений связи (в случае если выручка от реализа-ции продавцами была отправлена через указанные учреждения). Итоговую сумму фактически поступившей выручки наличными деньгами от всех материально ответственных лиц переносят из ведомости № 27-АПК в ведомость дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК по дебету счета 50 "Касса" и кредиту соответствующих корреспондирующих счетов. В необходимых случаях для расшифровки сумм по субсчетам или статьям аналитического учета корреспондирующего счета (например, счетов 23, 26, 29, 98 и др.) к журналу-ордеру № 1-АПК ведут листки-расшифровки. В них суммы могут быть сгруппированы как по дебету, так и по кредиту счетов. В последующем листки-расшифровки используют для записей по статьям аналитического учета в соответствующих регистрах.

Журнал-ордер № 1-АПК является, как правило, регистром месячного обращения. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 с подразделением их на корреспондирующие счета переносят ежемесячно из журнала-ордера № 1-АПК в Главную книгу следующим образом: общий кредитовый оборот из журнала-ордера записывают в Главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.[18]

Сверка регистров

Необходимо отметить, что при журнально-ордерной форме учета важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах. Поэтому прежде чем перенести итоги журнала-ордера №1-АПК по кредитовым оборотам в Главную книгу надо их по каждому корреспондирующему счету сверить с данными других регистров. Так, кредитовые обороты по журналу-ордеру № 1-АПК сверяют: по счету 51 -- с соответствующими данными в разделе дебетовых оборотов журнала-ордера № 2-АПК , по счету 55 -- с данными ведомости № 25-АПК, по счету 70 -- с данными ведомости № 59-АПК, по счету 71 -- с данными журнала-ордера № 7-АПК и т.д.

Данные раздела журнала-ордера № 1-АПК по дебетовым оборотам также сверяют с другими регистрами. Например, де-бетовые обороты сверяют: по счету 51 -- с данными журнала-ор-дера № 2-АПК, по счету 55 -- журнала-ордера № 3-АПК, по сче-ту 90 -- журнала-ордера № 11-АПК, по счету 76 -- журнала-орде-ра № 8-АПК, по счету 66 -- журнала-ордера № 4-АПК и т. д.[18]

Разноска в Главную книгу

После сверки и разноски итогов журнала-ордера № 1-АПК в Главную книгу об этом делают соответствующую отметку; журнал-ордер подписывают исполнители, т. е. лица, заполнявшие регистр, производившие сверку и разноску в Главную книгу, а также главный бухгалтер хозяйства. При этом указывают дату составления журнала-ордера и отражения оборотов в Главной книге.[30]

Учет операций на счетах в банке. Движение средств по счету. Первичные документы

На расчетный счет поступают денежные средства за проданную продукцию, за выполненные работы и услуги на сторону, кредиты банка, свободные денежные средства из кассы, прочие поступления по основной деятельности. Деньги на расчетный счет зачисляют согласно банковским правилам на основании типовых денежных и расчетных документов.

Средства, поступающие от заготовительных организаций за проданную продукцию и от различных организаций за выполненные работы и услуги, банк зачисляет на расчетный счет на основании документов этих организаций о перечислении долга.

С расчетного счета производятся следующие платежи: за полученные от других организаций и предприятий товарно-материальные ценности и оказанные услуги, выдача наличных денег в кассу для оплаты труда и на различные хозяйственные нужды, по обязательствам перед государственным бюджетом, на погашение задолженности по банковским кредитам, прочие, связанные с хозяйственной деятельностью. Все платежи с расчетного счета банк производит по мере поступления документов для оплаты. Но если на счете недостаточно средств для оплаты всех документов, то соблюдается очередность в соответствии с хронологической последовательностью поступления документов к оплате (с учетом установленных групп очередности).

Платежи с расчетных счетов производятся на основании распорядительных документов хозяйств и по платежным документам организаций-получателей. К распорядительным документам относятся: денежные чеки, платежные поручения и некоторые другие документы. По денежному чеку банк выдает с расчетного счета наличные деньги. По платежному поручению банк производит безналичное перечисление средств на счет другой организации. В платежном поручении указывают: наименование получателя и адрес его банка, сумму перечисленных средств и вид платежа. Все распорядительные документы выписывает хозяйство и предъявляет их в учреждение банка. На основании этих документов банк перечисляет средства со счета.

Самостоятельно банк снимает со счетов сельскохозяйственных предприятий денежные средства и перечисляет их организациям-получателям на основании платежных требований, выставленных организацией-получателем на данное хозяйство. В этих случаях от сельскохозяйственного предприятия особых распорядительных документов не требуется. Следует лишь подтвердить банку необходимость оплаты данного документа (распорядительная подпись на документе). По некоторым документам банк списывает средства с расчетных счетов в бесспорном порядке (вне зависимости от согласия плательщика). К таким документам относятся, например, исполнительные листы народных судов, приказы органов Государственного арбитража. На основании этих документов получатель выписывает инкассовые поручения или платежное требование, по которым банк переводит ему средства.

Для контроля за движением денежных средств на счетах в банке и для отражения этих операций в учете сельскохозяйственные предприятия периодически получают из банка выписки из расчетных счетов. В выписках указывают все суммы поступлений и платежей. К выписке прилагаются соответствующие документы, на основании которых были произведены записи. Практически выписки представляют собой вторые экземпляры соответствующего лицевого счета хозяйства, ведущегося в банке.[16]

Учет по счету 51. Корреспонденция счетов

Учет движения средств в бухгалтерии сельскохозяйственных предприятий ведется на активном счете 51 "Расчетные счета". По дебету отражается поступление денежных средств на расчетный счет в банке. В зависимости от источника поступления денег корреспондирующими могут быть счет 50 "Касса", счета учета расчетов, счета учета кредитов банка и т. д.

На предприятии ФГУП УЧХОЗА ГОУ ПГСХА анализ счета 51 «Расчетные счета» представляется в табличной форме и ведется автоматизированным способом. Рассмотрим эту талицу.

Таблица 3.2 Анализ счета 51 за июнь месяц 2005года ФГУП УЧХОЗА ГОУ ПГСХА

Далее ,в отчете кассира подшиваются первичные документы по учету денежных средств, доверенности и платежные ведомости.

1. Поступили деньги от заготовительных организаций:

дебет счета 51 "Расчетные счета"

кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

.2. Поступила задолженность от прочих дебиторов:

дебет счета 51 "Расчетные счета"

кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кре-диторами", субсчет 9 "Расчеты по прочим операциям".

3. Поступил на расчетный счет краткосрочный кредит банка:

дебет счета 51 "Расчетные счета"

кредит счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам".

По кредиту счета 51 отражаются суммы, полученные из банка или перечисленные на другие счета или другим организациям. В зависимости от того, куда перечислены деньги, корреспондирующими счетами могут быть: счета учета расчетов по кредитам банка, счета учета прочих денежных средств в банке, счета учета расчетов с разными организациями, счет 50 "Касса" и др.

1. Перечислена задолженность поставщикам:

дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

кредит счета 51 "Расчетные счета".

2. Перечислена задолженность финансовым органам по платежам в бюджет:

дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам"

кредит счета 51 "Расчетные счета".

3. Перечислена задолженность органам социального страхования и социального обеспечения:

дебет счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"

кредит счета 51 "Расчетные счета".

4. Погашен краткосрочный кредит банка:

дебет счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам"

кредит счета 51 "Расчетные счета".

4. Уплачена задолженность кредиторам:

дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и креди-торами"

кредит счета 51 "Расчетные счета".[14]

На предприятии ФГУП УЧХОЗА ГОУ ПГСХА анализ счета 51 «Расчетные счета» разбивается по субконто и ведется автоматизированным способом.

Рассмотрим эту таблицу.

Таблица 3.3 Анализ счета 51 за июнь месяц 2005года ФГУП УЧХОЗА ГОУ ПГСХА

Далее в табличной форме отображают анализ счета 51 по датам за июнь 2006.

Выписки банка

Основанием для бухгалтерских записей по счету 51 "Расчетные счета" являются выписки банка с приложенными документами. В выписках текст закодирован, поскольку в банке лицевые счета клиентов обрабатываются на вычислительных машинах.

Расчетный счет для банка является пассивным, поэтому поступление средств и остаток отражаются в банке на кредите счета, а списание -- на дебете. Это следует учесть при обработке выписок банка в хозяйстве (дебет и кредит здесь меняются местами).

Полученные выписки бухгалтерия хозяйства тщательно проверяет по соответствующим документам, являющимся основанием для платежей. Если при проверке обнаружатся допущенные банком ошибки, то суммы ошибочных записей бухгалтерия хозяйства должна отнести на субсчет 2 "Расчеты по претензиям" счета 76 "Расчеты с разными дебиторами кредиторами" и немедленно сообщить об этом учреждению банка, в котором открыт расчетный счет. Против каждой суммы в выписке ставится номер корреспондирующего счета.[16]

Регистры бухгалтерского учета

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражаются операции по расчетному счету при журнально-ордерной форме учета, является журнал-ордер № 2-АПК. Журнал-ордер № 2-АПК служит для отражения кредитовых оборотов по счету 51 "Расчетный счет" в разрезе корреспондирующих счетов. В конце журнала-ордера в специальном разделе отражаются дебетовые обороты счета 51.

Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются выписки банка с приложенными документами. Записи в журнале -- ордере № 2-АПК делают по корреспондирующим счетам на основании выписок банка за каждый день или итогами по нескольким выпискам. Если записи производят итогами по выпискам, то в графе "Дата" указывают начальную и конечную дату выписок. Предварительно однородные операции (с одинаковой корреспонденцией) суммируют в соответствии со сделанной разметкой в выписках банка и приложенных к ним документах.

Записи в журнале-ордере сумм итогами за несколько дней, а не по каждой операции значительно сокращают учетную работу.

Суммы оборотов по дебету счета 51 на последних страницах журнала-ордера служат для контрольных целей. Одновременно эти суммы отражаются в соответствующих журналах-ордерах по кредитовому признаку (журналы-ордера № 6, 8, 11 и др.).

Дебетовые обороты записывают аналогично на основании выписок банка с предварительным суммированием операций по корреспондирующим счетам. Остаток средств на расчетном счете показывают только на начало и конец каждого месяца. На протяжении месяца для оперативных целей используют данные об остатках средств, показанные в выписках банка.

В случаях, когда корреспондирующими счетами являются счета учета капитала и финансовых результатов деятельности, для конкретизации сумм по статьям аналитического учета к журналу-ордеру № 2-АПК ведут листки-расшифровки. Жур-нал-ордер № 2-АПК является регистром месячного обращения. По истечении каждого месяца в журнале-ордере в этом случае выводят суммы оборотов за месяц, которые необходимо перенести в Главную книгу.[18]

Разноска в Главную книгу

Оборот по кредиту счета из журнала-ордера заносят в Главную книгу по счету 51 общей суммой в графу "Оборот по кредиту". Одновременно все суммы, составившие этот оборот, записывают в дебет соответствующих корреспондирующих счетов в Главной книге в раздел "Обороты по дебету" в графу "С кредита счета 51 по журналу-ордеру № 2-АПК". На последней странице журнала-ордера № 2-АПК указывают ежемесячно дату завершения записей в журнале-ордере и дату переноса оборотов в Главную книгу. Все это заверяют подписями исполнитель и главный бухгалтер.[30]

Сверка оборотов

До переноса в Главную книгу кредитовые обороты по журналу-ордеру N° 2-АПК сверяют: по счету 50 -- с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК, по счету 55 -- ве-домости № 25-АПК, по счету 60 -- журнала-ордера № 6-АПК, по счету 68 -- ведомостей № 32-АПК и 37-АПК и т. д. Данные из раздела дебетовых оборотов сверяют по счету 50 -- с данными журнала-ордера № 1-АПК, по счетам 55, 57 - журнала-ордера № 3-АПК, по счетам 62 и 90 -- журнала-ордера № 11-АПК, по счету 66 -- журнала-ордера № 4-АПК, по счету 86 -- журнала-ордера № 12-АПК и т.д.[18]

3.3 Организация синтетического и аналитического учета денежных средств

Бухгалтерский учет при любой форме строится таким образом, чтобы данные текущих бухгалтерских записей в регистрах обязательно контролировались соответствующими данными в сводных регистрах. Для этих целей и предназначены сводные регистры синтетического учета, в частности Главная книга.

Главную книгу при разных формах бухгалтерского учета ведут по-разному: в виде сводной ведомости оборотов, шахматной ведомости по корреспондирующим счетам и др. На сельскохозяйственных предприятиях при журнально-ордерной форме учета применяют Главную книгу типовой формы № 18-АПК. Порядок ее ведения будет рассмотрен ниже, здесь же следует отметить, что она построена с использованием шахматного принципа, т.е. обороты в ней накапливаются по корреспондирующим счетам (по дебету). Это дает возможность вскрыть ошибочные записи, основанные на неправильной корреспонденции счетов. В то же время особенность этой формы Главной книги состоит в том, что она основана не на параллельных записях с регистрами аналитического учета, а на записях по итогам из других регистров (журналов-ордеров, которые, в свою очередь, аккумулируют итоговые записи из вспомогательных ведомос-тей, лицевых счетов и т. д.). Поэтому ошибки, допущенные в этих регистрах, автоматически повторяются в Главной книге и обнаруживаются с большим трудом.[18]

Значительные возможности для контроля за правильностью аналитических записей сосредоточены в регистрах синтетического учета при машинно-ориентированных формах.

Например, при таблично-автоматизированной форме учета значение сводного синтетического учета существенно возрастает. Это связано с тем, что возможные ошибки при обработке информации и получении итоговых данных по отдельным участкам учета обязательно должны вскрываться в синтетическом учете на основе применения соответствующей системы контроля и сверки данных. Только после получения в синтетическом учете сверенных итоговых данных фактически завершается процесс обработки информации и получения выходных данных по отдельным участкам учета. С этих позиций синтетический учет является не только завершающим этапом учетных работ, но и необходимым условием получения итоговых данных по каждому конкретному участку учета.

При обработке информации на компьютерах сводному синтетическому учету уделяется также большое внимание. Сводный синтетический учет сосредоточен на АРМе главного бухгалтера либо совмещен с АРМом по учету финансовых операций. При этом получаемые на дисплее данные и выходные машинограммы дают возможность полностью контролировать правильность записей в текущем бухгалтерском учете.[30]

Ведение Главной книги при журнально-ордерной форме учета

Рассмотрим порядок ведения Главной книги (ф. № 18-АПК) при журнально-ордерной форме учета. Как было отмечено, в журналах-ордерах обороты по счетам синтетического учета группируют по кредитовому признаку с использованием шахматной формы для отражения сумм по дебету корреспондирующих счетов. Главная книга построена также по шахматной форме, но по дебетовому признаку. Такое построение журналов-ордеров и Главной книги обеспечивает проверку правильности корреспонденции счетов, создает возможность анализа сумм дебетовых и кредитовых оборотов, отраженных на каждом счете как в Главной книге, так и в журналах-ордерах.

Главную книгу открывают на год. Для каждого синтетического счета предназначен отдельный разворот в книге. При открытии Главной книги в начале года на основании вступительного баланса записывают остатки по счетам на начало года. В дальнейшем записи в Главную книгу делают из журналов-ордеров ежемесячно итогами за месяц. Для каждого месяца выделена отдельная строка, где последовательно записывают: месяц, за который производят записи; обороты по дебету счета с подразделением по корреспондирующим счетам; общие обороты по дебету и кредиту счета; остаток на конец месяца.

Обороты за месяц по кредиту каждого счета в Главную книгу записывают общей суммой из соответствующего журнала-ордера только после взаимной сверки учетных регистров, полного оформления и подписи журналов-ордеров лицами, ответственными за их ведение, а обороты по дебету набирают из разных журналов-ордеров отдельными суммами по соответствующим графам каждого журнала-ордера.

Таким образом, при журнально-ордерной форме учета оборот по дебету того или иного счета расшифровывается согласно корреспондирующим кредитуемым счетам в Главной книге, а оборот по кредиту того же счета -- корреспондирующим дебету-емым счетам в соответствующем журнале-ордере. Тем самым исключается параллелизм в учетных записях. Каждый регистр служит для строго определенных целей.

Техника записей данных в Главную книгу из журналов-ордеров зависит от построения этих регистров. По журналам-ордерам, включающим только один балансовый счет (например, журналы-ордера № 1-АПК, 2-АПК, 5-АПК, 6-АПК, 7-АПК), записи в Главную книгу производят следующим образом. Вначале общую сумму кредитового оборота из журнала-ордера переносят в Главную книгу на кредит того счета, по которому ведется журнал-ордер, затем итоговые суммы из отдельных граф журнала-ордера переносят на дебет различных счетов Главной книги. Например, из журнала-ордера № 1-АПК кредитовый оборот будет перенесен в Главную книгу по кредиту счета 50 "Касса", а суммы, его составляющие, из отдельных граф журнала-ордера будут записаны в Главную книгу на дебет различных счетов: 51, 70, 71 и др. В итоге по каждому счету дебетовые обо-роты набираются из многих журналов-ордеров. Во избежание возможности повторных записей в журнале-ордере против сумм, уже перенесенных в Главную книгу, делают отметки.

По журналам-ордерам, включающим в себя несколько балансовых счетов (журналы-ордера № 3-АПК, 4-АПК, 8-АПК, 11-АПК и др.), применяют в принципе такой же порядок записей. Только в данном случае раздел, отведенный для кредитовых оборотов каждого счета, рассматривают как самостоятельный журнал-ордер.

Несколько иной порядок переноса данных применяется в журнале-ордере № 10-АПК, поскольку в нем сосредоточены обороты по большому количеству синтетических счетов, по которым не ведутся отдельные журналы-ордера. Записи в Главную книгу из журнала-ордера № 10-АПК производятся в два приема. Вначале переносят общие суммы кредитовых оборотов счетов, по которым ведется журнал-ордер (т. е. итоги соответствующих граф журнала-ордера), затем делают записи дебетовых оборотов в счетах, которые корреспондируют со счетами данного журнала-ордера (т. е. переносят из журнала-ордера соответствующие построчные записи).

По окончании переноса оборотов из журналов-ордеров в Главную книгу по каждому счету подсчитывают суммы дебетовых оборотов и их итог записывают в графу "Итого по дебету". Поскольку суммы кредитового оборота были записаны на счете раньше, возникает возможность выведения сальдо по счету на конец месяца, что и делают обычным порядком.

Обороты и выведенные остатки в Главной книге ежемесячно сверяют с данными других регистров путем сопоставления дан-ных Главной книги с итоговыми суммами журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей, сводных лицевых счетов. Дебетовые обороты, набранные в Главной книге по счетам, включенным в журнал-ордер № 10-АПК, должны соответствовать дебетовым оборотам (в целом и по корреспондирующим счетам), отраженным в этом журнале-ордере.

Непосредственно в Главной книге правильность записей проверяют путем подсчета и сверки итогов оборотов и сальдо по всем счетам. Общая сумма дебетовых оборотов за месяц должна равняться общей сумме кредитовых оборотов, а общая сумма дебетовых остатков по всем счетам должна быть равна общей сумме кредитовых остатков. Естественно, также по каждому счету должны быть увязаны суммы остатков и суммы дебетовых и кредитовых оборотов.

Для контрольных целей в конце Главной книги на отдельном листе ежемесячно записывают итоговые суммы оборотов и сальдо по всем счетам. После сверки записей и полученных итогов в Главной книге составляют сальдовый баланс. В целом журнально-ордерная форма учета обеспечивает довольно стройную систему увязки синтетического учета с данными регистров ана-литического учета.[18]

Синтетический учет при компьютерной форме учета

Организация синтетического учета при автоматизации учета на базе ПЭВМ может строиться по-разному. Однако независимо от конкретных форм этой организации во всех случаях создается информационный массив сводного синтетического учета, включающий обороты по всем синтетическим счетам (с подразделением по субсчетам) в разрезе корреспондирующих счетов. База данных сводного синтетического учета, как правило, формируется по табличной модели: в запись строк включены основные счета и субсчета, в запись столбцов -- корреспондирующие счета и субсчета с указанием сумм.

Основным выходным регистром сводного синтетического учета является машинограмма "Главная книга", в которой по каждому синтетическому счету (при необходимости с разбивкой по субсчетам) набираются входящее сальдо, обороты по дебету и кредиту с разбивкой по корреспондирующим счетам и исходящее сальдо. К этой машинограмме в качестве приложения дается машинограмма "Оборотный баланс", которая имеет контрольное значение и используется для сверки оборотов по ба-лансовым счетам. Для формирования отчетности выдается машинограмма "Сальдовый баланс" (в двух вариантах -- по форме годовой и квартальной отчетности). При необходимости данные машинограмм воспроизводятся на дисплее.[28]

3.4 Пути совершенствования учета денежных средств

Для совершенствования учета денежных средств на предприятии ФГУП Учхоз ГОУ ПГСХА внедрили программу 1С бухгалтерия «Зарплата и Кадры». В электронном варианте ведется учет денежных средств. Но, изучая отчеты кассира, мы увидели, что большое количество приходных и расходных кассовых ордеров выписывают в ручную, что препятствует более быстрому формированию кассовых отчетов и приходится дважды обрабатывать одну и ту же информацию.

Для совершенной работы бухгалтерии нужно переходить на на полный автоматизированный учет.

4. Организация внутреннего аудита денежных средств

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку, так как «сплошная» проверка не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут просматриваться неоднократно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно определенную процедуру, направленную на выявление одного из возможных нарушений. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы (рабочего документа аудитора).[17]

Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.

Аудитор с помощью специально составленного вопросника определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета кассовых операций на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия для аудитора служат:

отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;

отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;

наличие признаков формального проведения ревизий кассы: назначение в комиссии по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизи-онной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;

предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;

формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров;

отсутствие в штате кассира и возложение этих функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

отсутствие договоров с кассиром о полной материальной ответственности;

отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому аудитор должен опросить каждого из перечисленных ответственных лиц.

Вопросник аудитора составляется таким образом, что в большинстве случаев ответ не надо вписывать, так как аудитор отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе «Номер следующего вопроса».

Вопросник аудитора (табл. 5.1) составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа.

Результаты опроса ответственных лиц могут не совпадать: кассир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель предприятия -- о необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах на поставленные аудитором вопросы также свидетельствуют о слабых сторонах внутреннего контроля.

Ответы на вопросы могут быть типа «должен (должны) быть», т.е. отвечающий не уверен в своем ответе. В таком случае ответ на поставленный вопрос аудитору приходится находить самому или опрашивать других сотрудников предприятия.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать ряд промежуточных выводов, совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается.

Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки существенности статьи «Касса» в отчетности предприятия.

Когда удельный вес кассовых операций велик, например, реализация продукции предприятия ведется через кассу, то это может послужить основанием аудитору для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия.

В общем случае по результатам опроса, а также непосредственного наблюдения за совершением операций по приему и выдаче денег из кассы у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.[Гиляровская]

Таблица 5.1 Вопросник для обследования учета кассовых операций и составления плана и программы проверки

Выводы и предложения

ФГУП Учхоз ГОУ ПГСХА имеет молочно-соевое направление. В следствии роста объема продаж и цен реализации в 2005 году стоимость товарной продукции увеличивается. В структуре земельных угодий хозяйства наибольший удельный вес занимают сельскохозяйственные угодья. В структуре основных фондов наибольший удельный вес в структуре основных фондов занимают машины и оборудования. Фондообеспеченность, фондовооруженность и фондоотдача возросла, а фондоемкость соответственно снизилась, что говорит об улучшении использования основных производственных фондов.

Финансовые результаты экономической деятельности предприятия показывают, что в анализируемый период прибыль от продаж по хозяйству в целом снизилась, это связанно с тем, что выручка от реализации продукции повысилась на 72% и затраты на производство и реализацию повысились на 84%. Прибыль хозяйство получает от отрасли растениеводства. Балансовая прибыль повысилась в следствии роста дотации государства. В целом хозяйство является прибыльным и рентабельным.

Анализ финансовой устойчивости предприятия показал, что собственные оборотные средства увеличились, за счет увеличения собственного капитала и сокращения стоимости внеоборотных активов. Несмотря на это, предприятие испытывает недостаток собственных оборотных средств. Коэффициент ликвидности показывает, что предприятие платежеспособно.

Работа бухгалтерии на предприятии налажена, коллектив постоянный. Денежные документы находятся в порядке, соблюдаются правила документального оформления операций по приходу и выдачи денег из кассы, соблюдаются условия хранения и обеспечения сохранности наличных денег в кассе и при доставке их из банка., чековые книжки хранятся согласно установленных правил хранения, соблюдаются все правила получения по ним денег, использования по назначению полученных по чекам из банков наличных денег; соблюдается лимит хранения наличных денег в кассе и выдачи денег под отчет на командировочные, хозяйственные и другие нужды; соблюдается своевременность и полнота оприходования наличных денег в кассу, полученных из банка, а также от юридических и физических лиц в виде выручки и по другим основаниям; соблюдается порядок учета кассовых операций на бухгалтерских счетах, ведения кассовой книги, а также аналитического учета документов, хранящихся в кассе; записи в кассовой книге ведутся согласно действующего порядка. Кассир предприятия несет полную материальную ответственность за ведение кассы, согласно заключенного договора о материальной ответственности.

Для более эффективного бухгалтерского учета необходимо механизировать всю работу бухгалтерии, т.к это значительно сократит время обработки первичной документации.

Список литературы

1 Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ. (Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ)

2 Порядок ведения кассовых операций в РФ (письмо Центрального банка России № 40 от 22 сентября 1993 г.).

3 Закон РФ № 5215-1 от 18 июня 1993 г. «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (ред. от 30 декабря 2001 г.).

4 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность» (утв. Приказом МФ РФ № 43н от 6 июля 1999 г.).

5 Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995 г.).

6 Порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах (Приложение к Приказу ГНС РФ № ВГ-3-14/36 от 22 июня 1995 г.).

7 Методические рекомендации по вопросам применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (Приложение к письму ГНС РФ № НИ-6-07/152от 5 мая 1994 г.).

8 Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (Постановление МФ РФ № 104 от 30 августа 1993 г.).

9 Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке (Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-у).

10 Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету налоговых операций (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18 августа 1998 г.) (ред. от 3 мая 2000 г.).

11. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25 декабря 1998 г.).

12. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000г.)

13. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998г. № 34н.

14 План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению, утвержденных Приказом Минфина России от 31.10.2000г. № 94н.

15. Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденном Приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. N 43н

16 Положение Центрального Банка РФ от 12.04.2001г. № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» Письмо Минюста России от 20.04.2001г. № 07/3913 (признано не нуждающимся в гос. регистрации).

17 Пупко Г.М. Аудит и ревизия: Учебное пособие. - мн.: Интерпрессервис; Мисанта, 2003. - 429 с.

18 Пизенгольц М.З. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве. Т.1 ч.1. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 480 с.: ил.

19 Пизенгольц М.З. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве. Т.2 ч.2. Бухгалтерский управленческий учет. ч.3. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учебник. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 400 с.

20 Шадрина Г.В. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности. - М.: ООО фирма «Благовест - В» 2004. - 184 с.

21 Сорокина Е.М. Бухгалтерская (финансовая) отчетность организации: Учебное пособие - М.: Финансы и статистика, 2004. - 152 с.: ил.

22 Аудит: Учебник для ВУЗов/ В.И.Подольский и др; под ред.проф. В.И.Подольского. - М.: Аудит, ЮНИТИ,1997.-432с.

23 Анализ финансовой отчетности: Учебное пособие / Под. ред. О.В. Ефимовой, М.В. Мельник. - М.: Омега - Л, 2004. - 408 с.

24 Бухгалтерский учет./Коллектив авторов под ред. Безруких П.С. Изд. 3-е - М.: Бухгалтерский учет, 1999 и 2001

25 Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник. - 3-е изд., доп. и перераб. - М. : ИНФРА - М, 2002. - 360 с.- (серия «Высшее образование»)

26 Крупченко Е.А., Замыцкова О.И. АУДИТ. Учебное пособие для учащихся в экономических колледжей. - Ростов - на - Дону: из - во «Феникс», 2000. - 320 с.

27 Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин Самоучитель по бухгалтерскому учету (8-е изд.) - СПб.: «Издательский дом Герда»,2003, - 656 с.

28 Бухгалтерский учет: Учебник / П.С. Безруких, В.Б. Ивашкевич, М.П. Кондраков и др.; Под ред. П.С. Безруких. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Бухгалтерский учет, 1999. - 624 с.

Страницы: 1, 2, 3