Организация первичного учёта областного управления инкассации и пути его совершенствования

В результате рассмотрения теоретических основ первичного учёта можно сделать следующие выводы:

1. Первичный учёт представляет собой полноценную составляющую бухгалтерского управленческого учёта его необходимо выделять в самостоятельную, требующую исследования систему со своей структурой, целями, задачами, а также внутренними и внешними связями.

2. Основная цель системы первичного учёта - обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на соответствующе участке функционирования системы пользователи имели бы возможность оперативного получения достоверной первичной информации о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

3. Структура СОПУ представлена совокупностью таких взаимосвязанных и взаимозависимых элементов (подсистем), как:

§ сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту;

§ среда функционирования СОПУ;

§ массив первичной учётной документации.

4. Задача подсистемы сбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичному учёту, - постоянный, оперативный, точный сбор учётной информации и незамедлительная её регистрация. Задача среды функционирования СОПУ - оптимальное влияние на первичный учёт с целью повышения эффективности его организации. Задача подсистемы первичной учётной документации - фиксация на материальном (или ином) носителе правильно идентифицированного оперативного факта с помощью установленных реквизитов, придающих носителю юридическую силу.

5. Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

Глава 2 «Организация первичного учёта в управлении инкассации»

§2.1 Первичные документы управления инкассации и их значение.

1. «Акт приёмки передачи основных средств» (ф. № ОС-1) применяется для оформления и учёта операций приёма, приёма-передачи объектов основных средств в Управлении для:

а) включения объектов в состав объектов основных средств и учёта их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приёма их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

- по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды и др.

- путём приобретения за плату денежными средствами

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже) другой организации.

Данные приёма и выбытия объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку учёта основных средств.

2. «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» (ф.№ ОС-2). Применяется для оформления и учёта перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения в другой.

Выписывается передающей стороной в трёх экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передаётся получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку учёта объектов основных средств.

3. «Акт приёмки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов» (ф. № ОС-3). Применяется для оформления приёмки-сдачи основных средств из ремонта, после реконструкции, модернизации. Акт подписывается представителем принимающего подразделения и представителем подразделения, выполнившего работы по ремонту (реконструкции, модернизации). Оформленные акты сдаются в бухгалтерию, а в технический паспорт объекта вносятся необходимые изменения в части характеристики объекта. Акт, подписанный главным бухгалтером, утверждается руководителем организации.

4. «Акт на списание основных средств» (ф. № ОС-4) применяется для оформления списания основных средств (кроме автотранспортных). Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации. Первый экземпляр акта передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у материально-ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материалов, запасных частей после разборки (демонтажа) объекта. Затраты по списанию и стоимость оставшихся материальных ценностей отражается в разделе акта «Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания».

5. Акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС- 4а) составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр передаётся в бухгалтерию; второй - остаётся у материально-ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей, оставшихся после списания. Вместе с актом в бухгалтерию передаётся документ, подтверждающий снятие автотранспортного средства с учёта в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).

6. «Инвентарная карточка учёта основных средств» (ф. № ОС-6) применяется для пообъектного учёта всех видов основных средств. Заполняется в одном экземпляре на основании первичных документов на поступление, выбытие, ремонт основных средств. При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта может быть открыта новая карточка, а старая сохраняется как справочный документ.

7. «Акт о приёмке-передаче оборудования в монтаж» (ф. № ОС-15) выписывается в двух экземплярах для принимающей и передающей стороны.

II. По учёту материалов

8. «Доверенность» (ф. № М-2) предназначена для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации для получения материальных ценностей. Доверенности регистрируются бухгалтерией. Срок действия устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза ценностей, но не более, чем на 15 дней. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию Управления инкассации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей. Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, новые не выдаются.

9. «Лимитно-заборная ведомость на заправку автотранспорта» (ф. № М-8) - для учёта отпуска с автозаправочных станций ГСМ в пределах утверждённого лимита. Лимит отпуска определяется на основании существующих нормативов расчётным путём.

11. «Требование-накладная» (ф. № М-11) - для учёта движения материально-производственных запасов в самой организации между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами. Заполняется в двух экземплярах материально ответственным лицом склада, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей, второй - для оприходования ценностей принимающей стороной.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на слад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учёта движения материалов.

12. «Накладная на отпуск материалов на сторону» (ф. № М-15) - для учёта отпуска материальных ценностей сторонним организациям. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

13. «Карточка учёта материалов» (ф. № М-17) используются для учёта движения запасов на складе по каждому номенклатурному номеру, виду, сорту, размеру. Карточки являются документами строгой отчётности и выдаются кладовщику под расписку. Материально-ответственное лицо производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операций в натуральном выражении.

14. «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов» применяется для списания изношенной и непригодной для дальнейшего использования спецодежды.

15. «Акт на списание материальных ценностей». Имеет произвольную форму. Предназначен для списания со склада материалов, пришедших в негодность в силу каких-либо причин, а также запчастей, предназначенных для ремонта автомашин.

Составляется в одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов в кладовую для утиля акт с распиской кладовщика сдаётся в бухгалтерию.

Поскольку сырьё и материалы являются основой производства различного рода услуг, составляя важнейшую часть материальных затрат производства, то и первичные документы содержат все необходимые реквизиты, подтверждающие направленность производственных затрат, а также обоснованность произведённого расхода материалов, в частности: указания на назначение расхода, наименования структурного подразделения, куда отпущены материалы. Правильно заполненные первичные документы являются основанием для подтверждения расходов материалов в производстве и составления достоверных регистров аналитического и синтетического учёта по учёту себестоимости продукции. Первичные документы по расходу материалов по окончании учётного периода подвергаются обработке, в результате которой составляется ведомость распределения расхода сырья и материалов по синтетическим счетам, внутри синтетических счетов по объектам учёта и аналитическим позициям. Ведомость распределения расхода сырья и материалов содержит информацию о стоимости израсходованных материалов по учётным ценам и является основанием для отражения израсходованных материалов по счетам синтетического учёта.

III. По учёту труда и его оплаты.

16. «Приказ о приёме работника на работу» (ф. № Т-1) издаётся в двух экземплярах. Один экземпляр передаётся в бухгалтерию, а второй остаётся в отделе кадров. В приказе указывается должность, на которую принимается работник, категория или класс (если она имеется у должности), оклад и испытательный срок. Приказ визируется специалистом по кадрам, главным бухгалтером и начальником участка, на котором будет работать новый сотрудник. Далее приказ подписывается руководителем, а работника знакомят с приказом под расписку.

17. «Личная карточка работника» (ф. № Т-2) заполняется и ведётся в отделе кадров. Карточки ведутся на всех работников организации.

18. «Приказ о переводе работника на другую работу» (ф. № Т-5) оформляется при его переводе из одного подразделения организации в другое. Приказ издаётся в двух экземплярах в отделе кадров, один из которых передаётся в бухгалтерию. В приказе указывается основание перевода, должность и новый оклад.

19. «Приказ о предоставлении отпуска» (ф. № Т-6) применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениями и графиком отпусков. Приказ печатается в двух экземплярах (один для отдела кадров, другой передаётся в бухгалтерию), подписывается начальником структурного подразделения, руководителем организации и самим работником. В приказе указывается срок отпуска и период, за который он был получен.

20. «Приказ о прекращении действия трудового договора» (ф. № Т-8) оформляется при увольнении работника в двух экземплярах: один - остаётся в отделе кадров, другой - передаётся в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником отдела и руководителем организации.

21. «Табель учёта использования рабочего времени» (ф. № Т-13) применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени с персоналом организации. В нем ведётся учёт явок и неявок, отработанного времени и приводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат. Все остальные необходимые сведения для статистической отчётности и бухгалтерского учёта получают с помощью вычислительных машин.

22. «Лицевой счёт» (ф. № Т-54) представляет собой регистр аналитического учёта, ведётся на каждого работника организации. В нём отражаются расчёты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счёт открывается на основе приказа о приёме на работу. В лицевом счёте указываются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, куда он принят, табельный номер и другие сведения. По окончании каждого месяца в лицевом счёте приводятся данные о начисленных суммах по видам оплат, об удержания и вычетах, о сумме к выплате или задолженности работника перед организацией. Лицевой счёт открывается на год. По окончании года лицевой счёт закрывается, и на следующий год открывается новый.

При заполнении лицевых счетов используются следующие первичные документы:

- табель учёта использования рабочего времени;

- листки нетрудоспособности;

- платёжные поручения на выданный аванс за первую половину месяца, расходные кассовые ордера на внеплановые выплаты;

На основании данных лицевых счетов заполняется расчётная или асчётно-платёжная ведомость, исчисляется средний заработок; они также используются для начисления пенсий. Срок хранения лицевых счетов - 75 лет.

23. «Расчётная ведомость» (ф. № Т-51) отражает расчёты по оплате труда с персоналом. Форма расчётной ведомости представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал, - квартал, полугодие, год. На основных листах по каждому работнику указываются фамилия, инициалы, приводятся справочные данные (категория персонала, профессия или должность, оклад), а также за первый месяц квартала, полугодия или года показывается количество дней (рабочих, выходных и праздничных) часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания физических лиц, сумма к выплате или задолженности работника перед организацией.

24. «Платёжная ведомость» (ф. № Т-53) заполняется на основе расчётной ведомости и используется для выплаты заработной платы. В ней указываются табельные номера, фамилии, инициалы работников и суммы к получению. По окончании платёжного периода в ведомости указывают суммы выданной и депонированной заработной платы.

IV. По учёту денежных средств

25. «Приходный кассовый ордер» (ф. № КО-1) оформляет поступление наличных денег в кассу организации. Ордер должен быть пронумерован по порядку с начала отчётного года. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразделения, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежных средств в кассу; корреспондирующие счета; наименование юридического или физического лица, от которого получены средства; сумма, указанная прописью и цифрами, основание; подписи главного бухгалтера и кассира.

В ПКО, кроме указанных выше реквизитов, необходимо отразить корреспондирующие счета в зависимости от основания поступлений денежных средств в кассу. Например, основанием может быть выручка от продажи продукции и услуг; взнос остатка неиспользованного аванса, полученного под отчёт работником Управления; покрытие материально ответственным лицом недостачи, выявленной по результатам инвентаризации имущества; и другие факты хозяйственной деятельности.

Приходные кассовые ордера составляются на основе документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции, которые указываются как приложение. Например, при получении в кассу от подотчётного лица неиспользованных подотчётных сумм указывается номер авансового отчёта.

26. «Квитанция к приходному кассовому ордеру» выдаётся для подтверждения приёма денег. Представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру, и используется в качестве оправдательного документа для вносящего денежные средства в кассу организации.

27. «Расходный кассовый ордер» (ф. № КО-2). Применятся для выдачи наличных денег из кассы. Обязательными реквизитами РКО являются: номер и дата составления документа; наименование организации; корреспондирующие счета; сумма цифрами и прописью; наименование юридического или физического лица, которым выданы денежные средства; основание выдачи денег; наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя, его подпись, а также подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира.

Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчётного года.

Деньги из кассы выдаются только на основании распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера. Поэтому необходима проверка наличия такого распоряжения. Так, при выдаче денег под отчёт работнику Управления должно быть распоряжение начальника произвести данную хозяйственную операцию с обязательным указанием суммы денежных средств, выдаваемых из кассы организации и срока, на который они выдаются.

В расходных кассовых ордерах необходимо указывать наименование документов и другие реквизиты, которые являются основанием для расходования денежных средств из кассы. При оформлении кассовых документов должны соблюдаться установленные требования. В частности, в кассовых документах не допускаются подчистки, помарки или исправления, все реквизиты, содержащиеся в них, должны быть заполнены чётко и ясно. Приём и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, проверяется полнота и своевременность произведённых кассиром операций.

28. Платёжное поручение - документ, оформляющий поручение инкассации своему банку перевести сумму, указанную в документе, на счёт получателя либо произвести депонирование указанной суммы для последующего перечисления средств на счёт получателя. Оно действительно в течение 10 дней со дня его выписки и оформляется в трёх экземплярах при совершении операции в рамках одного кредитного учреждения, а в остальных случаях - в четырёх экземплярах.

Платёжные поручения используются для оформления широкого спектра расчётов с поставщиками и подрядчиками, с государственными внебюджетными фондами, с работниками Управления при перечислении заработной платы на их счета в другие кредитные организации, при платежах налогов и сборов и т.д.

29. Выписка с расчётного счёта представляет собой копию записей по расчётному счёту управления инкассации. Она содержит такие обязательные реквизиты: входящие и исходящие остатки, дата, номер документа, шифры и коды совершаемых операций с указанием сумм по дебету или кредиту расчетного счёта.

30. «Инкассовое поручение» применяется для списания денежных средств в бесспорном порядке со счетов. Используется оно в случаях, установленным законом, в том числе при взыскании денежных средств органами, выполняющими контрольные функции; для взыскания по исполнительным документам и др. В инкассовом поручении во всех случаях должна быть дана ссылка на основание взыскания денежных средств в бесспорном порядке со счетов плательщика.

31. Одним из первичных документов на предприятии является Авансовый отчёт (ф.№ АО-1), который применяется для учёта денежных средств, выданных подотчётных лицам на административно-хозяйственные расходы. Составляется в одном экземпляре подотчётным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчётное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчёту, нумеруются подотчётным лицом в порядке их записи в отчёте.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчёта сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учёту и счета, которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчёт утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учёту. Остаток неиспользованного аванса сдаётся подотчётным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчёту выдаётся подотчётному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утверждаемого авансового отчёта бухгалтерией производится списание подотчётных денежных сумм в установленном порядке.

32. «Путевой лист», который является основным первичным учетным документом, определяющим показатели для учета работы автомобиля и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю, осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности.

Путевой лист выдается водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевой лист выдается только в случае, если выполняется междугородная перевозка в течение более суток.

Заполнение реквизитов путевых листов производится в строгом соответствии с «Инструкцией по изготовлению, учету и заполнению бланка путевого листа специального автомобиля медицинского назначения формы 10» и является обязательным как для перевозчика, так и для заказчика автомобиля. Ответственность за заполнение путевых листов несут руководители юридических лиц, а также лица, отвечающие за эксплуатацию автомобиля и непосредственно участвующие в заполнении путевых листов. Участие водителя в заполнении путевых листов не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием и сдачу автомобиля.

При анализе используемых в Управлении первичных документов можно сделать вывод о том, что в целом практически все документы содержатся в унифицированных формах, утвержденными Госкомстатом РФ 9-13. Однако, списание материальных ценностей со склада по причине негодности, а также на ремонт автотранспорта запчастей отражается в акте произвольной формы, который не удобен в применении (см. Приложение2). Поэтому рекомендуется создать акт о выполненных работах (см. Приложение 3), где указывается цель и причина использования материальных ценностей., а также «акт-заказ-наряд» (см. Приложение 4) для контроля за использованием запчастей на предприятии. Также рекомендуется при получении со склада запасных частей для автотранспорта выписывать акт поломки или деффектовочную ведомость (см. Приложение 5), где указать объект поломки, характер поломки и перечень запасных частей, необходимых для ремонта. Деффектовочная ведомость должна подписываться работниками гаража и утверждаться руководителем Управления или его заместителем для контроля за расходованием материалов. Также возможно списывать запасные части таким образом не только для автотранспортных средств, но и для различного гаражного оборудования (стенда балансировки, подъёмника, позарядного и устройства и др.). Ещё одним существенным недостатком в организации первичного учёта является наличие акта, утратившего силу, «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов», который используется для списания спецодежды. Необходимо разработать новую форму акта на списания спецодежды, поскольку старая форма не удобна в применении (см. Приложение 6).

Можно порекомендовать при вводе в эксплуатацию основного средства, стоимостью до 10 000 руб. составлять акт о вводе в эксплуатацию основного средства по форме ОС-1 и устанавливать материально-ответственное лицо для контроля использования этих средств в производстве или в управленческой деятельности организации.

§2.2. Первичные документы для налогового учёта

Множество первичных документов, так же как кирпичики, образуют фундамент здания, называемого бухгалтерский учет. На этом фундаменте строятся этажи, учетные регистры, т.е. сводные документы, в которых собираются все первичные документы и группируются определенным образом, и, наконец, это здание венчает крыша, т.е. отчетность предприятия, баланс и другие формы. Если неправильно, криво положить какой-либо кирпичик или совсем его не положить, то если вообще удастся построить это здание, то оно даст крен. Таким образом, к учету будут приниматься только правильно оформленные первичные документы. Только такие документы будут иметь юридическую силу.

То же самое можно сказать и о налоговом учете. В 25 Главе, которая говорит о налоговом учете, сказано, что налоговый учет основывается на первичных документах, сгруппированных в соответствии с требованиями, предъявляемыми Налоговым кодексом.
Можно проиллюстрировать это на примере. Управление приобретает основное средство. В соответствии с ПБУ 6 амортизацию на это основное средство можно начислять только с первого числа месяца, следующего за месяцем, когда основное средство принято к учету. В соответствии с 259 статьей 25 Главы НК в налоговом учете амортизация начисляется только со следующего месяца после принятия основного средства в эксплуатацию. Когда приобретается основное средство, бухгалтерская проводка: Дебет 08 «Вложение во внеоборотные активы» субсч. «Приобретение основных средств». Кредит 60 «Расчеты с поставщиками». Эта проводка базируется на первичном документе «Накладная поставщика», а вот проводка принятия к учету, т.е.: Д01 К08 должна обосновываться первичным документом «Акт (накладная) приемки-передачи основного средства» (форма ОС-1). Значит, если на предприятии отсутствует такой документ, то необоснованно начисляется амортизация как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В соответствии со 172 статьей 21 Главы НК можно принять к вычету НДС, уплаченный поставщику основного средства, только после принятия на учет этого основного средства, а принятие на учет оформляется только актом ОС-1.

Другой пример - это счета-фактуры. 169 статья 21 Главы НК приводит обязательные реквизиты счета-фактуры, и в этой же статье говорится о том, что неправильное заполнение или не заполнение одного из обязательных реквизитов счета-фактуры является основанием для непринятия к вычету НДС, указанного в этом счете-фактуре.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов. В статье 252 Налогового кодекса написано, что расходами предприятия признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. В 120 статье НК говорится, что под грубым нарушением ведения бухгалтерского учета понимается отсутствие первичных документов. Штрафные санкции на предприятие предусмотрены следующие.

Если ошибка повторяется в течение одного отчетного периода, то 5 тыс., если более одного отчетного периода - 15 тыс. Если такая ошибка повлекла занижение налоговой базы, то штрафные санкции будут в размере 10% от суммы налога, но не менее 15 тыс. К примеру, Управление неправильно оформило акт приемки-сдачи работ. Эта сумма вынимается из себестоимости. Т.е. на нее будет корректировка. Штрафные санкции обеспечены. Еще существует 126 статья НК. В ней говорится, что за непредставление в указанный срок налогоплательщиком в налоговый орган документа предусматривает штрафные санкции за каждый не предоставленный документ. Т.е. если на момент налоговой проверки отсутствуют документы, которые потребовались - 50 руб. за каждый документ. Это штрафные санкции к предприятию. Помимо этого могут быть применены штрафные санкции и к должностным лицам. Если взять Закон «О бухгалтерском учете», то главный бухгалтер отвечает за ведение бухгалтерского учета согласно статье 7 этого Закона. В статье 15/11 КоАП говорится, что грубое нарушение правил бухгалтерского учета, составления бухгалтерской отчетности, а равно порядка срока хранения учетных документов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ (от 2 до 3 тыс. руб.). В административном кодексе под грубым нарушением правил бухгалтерского учета понимается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% или искажение любой статьи бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%. Также статья 15/6 КоАП говорит о том, что за непредставление документов или сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, на должностных лиц налагается штраф в размере от 3 до 5 МРОТ (от 300 до 500 руб.).

§2.3 Организация работы с документацией.

· документооборота предприятия;

· хранения документов;

· использования документации в текущей деятельности Управления инкассации.

Организация работы с документацией обеспечивает выполнение ряда функций, таких, как:

- функция учёта документа, которая обеспечивается регистрацией первичных документов, т.е. записью учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправки или получения;

- функция контроля исполнения документа;

- функция поиска документации по запросам внутренних и внешних пользователей.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. 14, с.81.

Анализ документооборота первичной учётной документации позволяет уточнить формулировку и выделить отдельные стадии оборота первичной учётной документации. Таким образом, документооборот первичной учётной документации представляет собой взаимосвязанные процессы:

- создания первичных документов;

- поступления первичных документов;

- принятия к учёту первичных документов и обработки (накопления и систематизирования в учётных регистрах);

- передачи в архив.

Порядок движения документов и их состав вторичны в областном управлении инкассации по отношению к её целям, задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников. Но это не означает, что организация документооборота не должна поддаваться самостоятельному регулированию и нормированию. Действующие нормативные акты и пособия, в том числе «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), рекомендуют закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, где должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

1. Создание документа. Это регламентированный процесс записи (фиксации) информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Создание документов в Управлении осуществляется по определённым правилам установленными нормативными актами и выработанными традицией. Документы создаются с помощью компьютерной техники, но некоторые бланки типовой формы заполняются вручную. Так, к примеру, акт на списание материальных ценностей со склада в случае их повреждения создаётся в ручную или на компьютере. Акт о приёме-передаче основных средств (ф. № ОС-1), как и многие другие документы создаётся и частично заполняется на компьютере, а некоторые реквизиты заполняются от руки.

Документы могут поступать от других предприятий. В этом случае они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, имеют отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе - дату записи в учётный регистр, а в условиях автоматизированного учёта - оттиск штампа лица, ответственного за их обработку. Примером таких документов могут служить различные накладные, товарные накладные от предприятий при приобретении у них материальных ценностей.

2. Принятие документов к учёту и обработка первичных документов.

Данный элемент документооборота обеспечивает выполнение одной из важнейших функций все системы организации первичного учёта - функцию учёта документа. Фиксирование первичного учётного документа представляет запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания или получения документа. Например, авансовые отчёты сдаются бухгалтеру, который проверяет наличие необходимых реквизитов и заносит все данные в компьютер. Документы в Управлении обрабатываются ежедневно и по мере их создания.

Это один из самых важных сегментов в системе документооборота, так как именно на данной стадии происходят проверка первичной документации, сортировка и определения места, которое документ должен занять в системе учёта. Именно на этом этапе документы разделяются на «первичную учётную документацию» и «первичную оперативную документацию» в зависимости от информации, которую документ в себе несёт. Кроме того, на этом этапе отсеиваются документы, оформленные с нарушением установленных правил и требующие замены или дооформления. Немаловажно отметить, что именно эта составляющая системы первичного учёта очень тесно переплетается с системами бухгалтерского, финансового и управленческого учёта, можно даже сказать, что в какой-то степени она плавно перетекает из одной системы в другую.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в Управлении, так и поступающие от других организаций.

В управлении инкассации соблюдены следующие принципы:

1. Принцип достаточности оснований для регистрации первичных документов. То есть, каждый зарегистрированный носитель информации отражает реально совершённые и, что самое важное, разрешённые экономические действия.

2. Принцип полноты регистрации первичных документов. На предприятии обеспечена такая организация регистрации носителей информации, при которой все первичные документы, отвечающие требованию достаточности оснований, вводятся и обрабатываются.

3. Принцип точности регистрации и обработки первичных документов. Соблюдение этого принципа обеспечивает:

- правильную интерпретацию сущности хозяйственной операции, отражённой в первичном документе;

- точный количественный и качественный перенос данного документа в систему учёта. Например, в управлении инкассации при обработке требований со склада происходит точный перенос количества списанных материальных ценностей и правильное составление бухгалтерских проводок.

4. Принцип своевременности регистрации и обработки первичных документов. Это требование установлено на законодательном уровне. Законом «О бухгалтерском учёте» в качестве основного правила бухгалтерского учёта определена необходимость своевременной регистрации всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учёта без каких-либо пропусков или изъятий. Так, например, в Управлении, документы поступления и списания материальных ценностей со склада регистрируются и обрабатываются ежедневно, а документы списания спецодежды ежемесячно.

5. Принцип определенности регистрации и накопления первичных документов. Каждому первичному документу соответствует строго определённое место в конкретном учётном регистре. Соблюдение этого принципа позволяет:

- быстро установить отсутствующие документы;

- выявить нетипичную или разовую хозяйственную операцию.

6. Принцип однократного ввода. При соблюдении выше перечисленных принципов, это принцип соблюдается автоматически. В частности, следование принципу определённости регистрации документов в значительной степени облегчает поиск так называемой «ошибки двойного ввода», ибо все первичные документы, отражающие одинаковые хозяйственные операции, зарегистрированы в одном учетном регистре. Обеспечение принципов полноты регистрации и своевременности регистрации первичных документов практически не допускает ситуации, когда первичный документ не находит отражения в учетном регистре.

3. Передача документов в архив. Это завершающая стадия документооборота. В соответствии со ст. 17 Закона «О бухгалтерском учёте» Управление обязано хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта в течение сроков, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения учётных документов, регистров бухгалтерского учёта несёт руководитель организации.

Документооборот первичной учётной документации регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя предприятия. Работу по его исполнению регламентирует главный бухгалтер.

В Тверском областном управлении инкассации наблюдается отсутствие графика документооборота. Но я считаю, что необходим график, который предусматривал бы оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учётной работы на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учёта, повышению уровня автоматизации и механизации учётных работ. Примерно график документооборота может выглядеть следующим образом: см. Приложение 7.

Точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

Хранение документов - совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Для этого элемента первичного учёта наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело» 29, с. 36.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, расположенных в определённой последовательности, с указанием сроков их хранения.

Дело - совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

1. Экспертиза ценности документов - важный этап при организации хранения документов. Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Большая часть документов несёт информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой документы теряют своё назначение. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, т.к. для этого потребовались бы большие помещения, оборудование, штаты специальных работников, да и найти нужный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов «с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков хранения» ( ГОСТ 16.487 - 83. - С.7).

2. Систематизация документов. Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от методов их классификации. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел, которая является классификационным справочником. Номенклатура дел закрепляет классификацию исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел, служит основным учётным документом в делопроизводстве.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая - устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве, единую индексацию этих дел и является нормативным документом; примерная - устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер; конкретная - устанавливает состав дел организации.

Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях. Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов. В номенклатуру дел включаются все документы предприятия, составляемые в Управлении и поступившие в него из других организаций.

3. Хранение документов в оперативной деятельности. Оперативное хранение - хранение документации в структурных подразделениях организации. Оперативное хранение подразделяется на хранение в процессе исполнения и хранения исполненных документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнении» и т.д.

Оформление дел начинают после уточнения сроков хранения документов. На дела с истёкшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в основных правилах работы ведомственных архивов. (Основные правила работы ведомственных архивов. - М.: Главархив СССР, 1988. - С.173).

Кассовые документы, авансовые отчёты, выписки банка с относящимися к ним документам подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов хранятся не переплетёнными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Использование документации в текущей деятельности организации - одна из конечных задач, ради которых у Управления инкассации создаётся система первичного учёта. Цель данного элемента организации работы с документами - повышение эффективности и качества принимаемых управленческих решений с помощью качественной и правильно организованной системы документации и её оборота.

Использование документации в текущей деятельности можно условно разделить на следующие компоненты:

· организация информационно-поисковых систем;

· контроль исполнения документов;

· работа исполнителей с документами.

Основа построения поисковых систем - регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в документе.

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения направления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учёта и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчётные, финансовые, бухгалтерские и другие.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - ключевая функция управления. Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль исполнения включает несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в системе управления, устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и индивидуальными. Для первичной учётной документации определяются типовые сроки исполнения, т.к. эти документы ограничены рамками отчётного периода. Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий. На самом документе в правом нижнем углу проставляется отметка, подтверждающая исполнение и подписанная ответственным лицом.

Наиболее рациональным в настоящее время является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведётся на персональных компьютерах. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определённый срок.

Работа исполнителей с документами. Руководители структурных подразделений Управления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. В отношении первичных учётных документов работа исполнителей обеспечивает:

- своевременную регистрацию (принятие к учёту) документа;

- проверку документов по форме и существу;

- передачу документов на дооформления (при необходимости);

- тиражирование (при необходимости) документов;

- оперативную обработку документов (качественное исполнение документа);

- сохранность документа и предотвращения несанкционированного доступа к ним;

- предоставление вышестоящему руководству информации об исполнении документа, а также всей необходимой информации, касающейся обработанных и принятых на исполнение документов.

В результате рассмотрения практических основ первичного учёта можно сделать следующие выводы:

1. В управлении инкассации содержится большое количество различных первичных документов: по учёту основных средств, по учёту материалов, по учёту труда и его оплаты, а также по учёту денежных средств, которые составляют систему первичного учёта на предприятии.

2. Большинство документов содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом РФ. Следует отметить, что на предприятии есть документы, составленные в произвольной форме, которые не соответствуют требованиям законодательства.

3. В 25 Главе говорится, что налоговый учет основывается на первичных документах, сгруппированных в соответствии с требованиями, предъявляемыми Налоговым кодексом. Законодательством также предусмотрены штрафные санкции за отсутствие или неправильное оформление первичных документов.

4. Организация работы с документами в Управлении - самая важная составляющая системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение документооборота, использование документации в текущей деятельности Управления инкассации и хранение документов. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

Страницы: 1, 2, 3