Основи обліку в бюджетних організаціях

Основи обліку в бюджетних організаціях

Роботи з реконструкції та модернізації основних засобів виконуються, як правіше, спеціалізованими підрядними організаціями. Оформляються вони аналогічно капітальному ремонту основних засобів, але роботи ч модернізації, добудови, дообладнання, реконструкції об'єктів основних засобів суттєво змінюють їх технічні та експлуатаційні характеристики, а відтак їхтпо вартість. Тому витрати на ці роботи зараховують на збільшення первісної вартості основних засобів.

Результати реконструкції, модернізації, дообладнання, добудови основних засобів обов'язково заносяться до інвентарної картки відповідного об'єкга. Якщо ж вказані роботи суттєво -змінюють характеристику і призначення об'єкта, то на нього оформляють нову інвентарну картку, а попередня вилучається і зберігається для довідки.

5.7. Облік вибуття і списання основних засобів

Вибуття основних засобів та інших необоротних матеріальних активів бюджетних установ може бути наслідком; їх повного фізичного зносу і непридатності для подальшого використання; реалізації (відчуження) надлишкового, непотрібного, невикористовуваного обладнання, транспортних засобів та інших об'єктів; поломки, знищення, псування з вини осіб, відповідальних за збереження та використання засобів; знищення або псування засобів унаслідок пожежі, стихійного лиха; недостачі, виявленої при проведенні інвентаризації; безоплатної передачі іншим бюджетним установам за розпорядженням вищих керівних органів; переведення до складу оборотних активів (малоцінних та швидкозношуваних предметів, тварин на відгодівлі).

Основні засоби, які стали непридатними для використання, підлягають списанню відповідно до «Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ», затвердженої ДКУ та МЕУ 10.08.2001 р. № 142/181. Для оформлення списання основних засобів, які стали непридатними, використовують: «Акт про списання основних засобів» (т. ф. № 03-3 (бюджет), «Акт про списання автотранспортних засобів» (т, ф. № 03-4 (бюджет), «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури» (т, ф. № 03-5 (бюджет). Зазначені акти складаються постійно діючою комісією, яка призначається наказом по установі.

Постійно діюча комісія для визначення непридатності основних засобів і встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання цих засобів створюється наказом керівника установи щорічно у такому складі:

керівник або його заступник (голова комісії;

головний бухгалтер або його заступник (в установах і організаціях, в яких штатним розкладом посаду головного бухгалтера не передбачено - - особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);

керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності;

особа, на яку покладено відповідальність за збереження основних засобів;

інші посадові особи (на розсуд керівника установи).

Для участі в роботі комісії зі встановлення непридатності автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників та інших основних .засобів, які перебувають під наглядом державних інспекцій, запрошується представник відповідної інспекції, який підписує акт про списання об'єкта або передає комісії свій письмовий висновок, що додається до акта.

Постійно діюча комісія виконує такі процедури:

проводить огляд основних засобів для складання акта на їх списання, використовуючи при цьому необхідну технічну документацію (технічні паспорти, проектне-кошторисну документацію, відомості дефектів тощо), а також дані бухгалтерського обліку;

встановлює неможливість відновлення і подальшого використання об'єкта в даній установі та вносить пропозиції про його Продаж, передачу або списання;

встановлює конкретні причини списання об'єкта: фізичний
або моральний знос, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварія та інше;

встановлює осіб, з вини яких сталося передчасне вибуття основних засобів з експлуатації;

встановлює можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об'єкта і проводить їх оцінку;

здійснює контроль за вилученням із списаних основних засобів придатних вузлів, деталей та матеріалів з кольорових і дорогоцінних, металів, визначає їхню кількість, вагу, вартість, контролює здавання їх на відповідний склад.

За результатами обстеження комісією складаються акти на списання основних засобів за встановленими формами, які затверджуються керівником установи. Розбирання та демонтаж основних засобів до затвердження актів на їх списання не допускається.

Списання з балансів бюджетних установ основних засобів проводиться в такому порядку:

а) з балансів установ, які утримуються за рахунок коштів державного бюджету:

- вартістю до 5000 грн. за одиницю -- з дозволу керівника установи;

- вартістю від 5000 до 10000 грн. за одиницю --* з дозволу вищої організації;

--вартістю понад 10000 грн. за одиницю - з дозволу міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади за підпорядкуванням;

б) з балансів установ, які утримуються за рахунок місцевих бюджетів:

вартістю до 2500 гри за одиницю -- керівниками установи, які є розпорядниками коштів;

вартістю від 2500 до 5000 грн за одиницю -- з дозволу вищої установи;

вартістю понад 5000 грн за одиницю -- з дозволу місцевої державної адміністрації.

Списання основних засобів з балансів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій незалежно від їхньої вартості проводиться з дозволу керівника установи.

Усі деталі, вузли і агрегати розібраного та демонтованого обладнання, які придатні дія ремонту іншого обладнання, а також матеріали, отримані від ліквідації основних засобів, оприбутковуються як вторинна сировина і обов'язково здаються установі, на яку покладено збір такої сиропний. Вилучені після демонтажу основних засобів деталі і вузли, що містять дорогоцінні. метали і дорогоцінне каміння, підлягають здаванню на спеціалізовані підприємства України, що здійснюють приймання та переробку відходів і брухту дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння.

Посадові особи, винні у порушенні порядку збереження основних засобів та в безгосподарному ставленні до них (знищення, підпалювання та ін.), притягаються до відповідальності у встановленому законодавством порядку. При цьому визначення сум збитків здійснюється відповідно до «Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей», затвердженого КМУ 22.01,1996 р.№ 116, та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» від 06.06.1995 р. № 217/95-ВР.

Предмети, які втратили своє значення, але придатні дія використання, можуть бути списані тільки за умови, що їх неможливо продати чи передати іншій установі.

Безоплатна передача основних засобів дозволяється лише в такому порядку:

а) у межах одного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади -- установам, що утримуються за рахунок державного бюджету;

б) у межах одного бюджету -- установам, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів.

Продаж основних засобів (утому числі зношених) здійснюється тільки через аукціони чи біржі. При цьому продаж основних засобів, вартість яких перевищує 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, проводиться за умови обов'язкового погодження з органами, уповноваженими розпоряджатися цим майном.

Суми, отримані установами від продажу чи демонтажу основних засобів (крім будівель і споруд), залишаються у розпорядженні установи з правом їх подальшого використання на ремонт, модернізацію або придбання нових засобів того ж призначення. При цьому кошти, отримані від реалізації та розбирання основних засобів, придбаних за рахунок позабюджетних коштів, використовуються тільки після сплати податків, встановлених законодавством. Суми, отримані установами від продажу чи демонтажу будівель і споруд, вносяться в доход того бюджету, за рахунок якого ці установи утримуються (табл. 5.3).

Таблиця 5.3

Основні господарські операції з обліку вибуття основних засобів

Списання основних засобів у зв'язку ч їх переведенням до складу малоцінних та швидко зношуваних предметів оформляється звичайними бухгалтерськими записами на дебеті рахунків 40 (на залишкову вартість) і 13 (на суму зносу) та кредиті рахунків 10 або 11 (па їх первісну вартість). Одночасно на суму первісної вартості таких об'єктів дебетують субрахунок 221 «Малоцінні та швидко зношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації» та кредитують субрахунок 411 «Фонду малоцінних та швидкозношуваних предметах за їх видами».

Усі господарські операції, якими оформляють вибуття і списання основних засобів, протягом поточного місяця реєструють у меморіальному ордері № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів» т. ф. № 438 (бюджет). У кінці місяця підсумки ціп відомості переносять у книгу Журнал-головна.

5.8. Облік нематеріальних активів

В умовах ринкових відносин у бюджетних установах, як і у підприємствах виробничого (матеріального) сектора економіки України, виникає специфічний об'єкт бухгалтерського обліку -нематеріальні активи.

У загальному вигляді під нематеріальними активами розуміють умовну вартість об'єктів промислової та інтелектуальної власності, а також інших аналогічних майнових прав, визнаних об'єктом власності даної установи (підприємства).

Основні характерні особливості нематеріальних активів:

--відсутність матеріальної (фізичної, речової) структури;

--використання протягом тривалого часу (більше одного року);

--здатність приносити користь підприємству;

високий ступінь невизначеності щодо можливого у майбутньому прибутку бід їх застосування й терміну ефективного використання.

Тобто нематеріальні активи --- це затрати установи у заходи, що не створюють матеріальних об'єкті», але тривалий час повинні приносити певну користь від їх використання. До того часу, доки вони виконують що свою функцію -- приносити користь установі, необхідно відображати їх у бухгалтерському обліку в складі коштів (активів) підприємства (установи).

До нематеріальних активів належать: права на об'єкти промислової власності, авторські права, права користування землею та іншими природними ресурсами, організаційні витрати, програмне забезпечення ЕОМ, гудвіли тощо. Розглянемо деякі з цих понять детальніше.

Об'єкти промислової власності -- неправа на винаходи, захищені патентами, промислові зразки, товарні знаки, знаки обслуговування, сорти рослин, породи тварин, ноу-хау, захист від недобросовісної конкуренції тощо. Патент на винахід може бути придбаний установок» у його автора з метою використання цього винаходу в господарській діяльності установи протягом тривалого часу. Промислові зразки -- це створені на даному підприємстві зразки готової продукції (виробів) і зареєстровані у встановленому законодавством порядку, що забезпечує ексклюзивне право даного підприємства випускати таку продукцію. При цьому інші підприємства не мають права випускати ідентичну продукцію без зголи (дозволу) підприємства --розробника цього виробу. Аналогічні властивості мають зареєстровані товарні знаки і таки обслуговування. Наприклад, українські підприємства не мають легального права випускати продукцію під знаком зарубіжних компаній «Соса-Соlа», «Аdidas», «Renault» тощо без відповідної згоди цих компаній. За порушення цього правила винні притягуються до судової відповідальності у вигляді штрафів, інших економічних санкцій, заборони діяльності тощо.

До ноу-хау зараховують технічний досвід, нові технології, технічні та інші рішення, інші конфіденційні відомості і привілеї (секрети виробництва), які приносять користь у процесі їх господарського використання. Ноу-хау, як правило, не купляються (як патенти), а вносяться засновниками (учасниками) у рахунок свого внеску до статутного капіталу підприємства. Останні не підтверджуються якимись документами на зразок опису технологічного процесу, що мали 6 юридичну силу і могли бути засвідчені експертами в установленому порядку. Ноу-хау часто є предметом комерційної таємниці і підлягають особливій охороні, їх вартість визначають за домовленістю сторін і оформляють окремою угодою. За цією вартістю їх приймають на облік.

Авторські права -- Іде права па видання, публічне виконання або інше використання творів науки, літератури, мистецтва. Установа може придбати таке право в автора твору або ж одержати його безоплатно (як подарунок). Використання творів, захищених авторським правом, без дозволу їх власника може призвести до тих же наслідків, що й несанкціоноване використання об'єктів промислової власності.

Організаційні витрати -- це сукупність витрат, здійснених засновниками під час створення і організації роботи підприємства; розробка засновницьких документів, статуту, плата за консультаційні послуги юридичних та інших спеціальних установ, реєстраційний збір, рекламні видатки і т. ін., якщо засновницькими документами передбачено вважати їх довгостроковими активами і погашати поступово протягом певного (вказаного в засновницьких документах) періоду шлях ом нарахування амортизації.

Гудвіл (ціна фірми) - - це різниця між вартістю придбання підприємства та чистою вартістю його активів за даними обліку. Наприклад, вартість активів підприємства 50 тис. грн., сума його зобов'язань -- 20 тис. гри. Підприємство продано за 35 тис. грн. Звідси чиста вартість активів становить 50 - 20 = ЗО тис. грн. Це та сума, яка буде оприбуткована покупцем у вигляді основних і оборотних засобів. А річниця між фактично сплаченою сумою і обліковою вартістю активів становить гудвіл (35 - 30 = 5 тис. грн.), який і буде відображено у складі нематеріальних активів. Гудвіл виникає, як правило, при купівлі прибуткового підприємства, коли власник (продавець) хоче компенсувати частково втрачений прибуток внаслідок продажу підприємства. У практиці зарубіжних країн гудвіл інколи називають «репутація фірми», «добре ім'я фірми» і т. ін., за що покупець і переплачує при її придбанні.

Права користування природними ресурсами (надрами, іншими ресурсами природного середовища, геологічною та іншою інформацією про природне середовище тощо) можуть бути оформлені у вигляді ліцензії або рішення відповідного державного органу на довгострокове використання природних ресурсів. Такі права не слід ототожнювати з платою за використання ресурсів, яка вноситься періодично (пропорційно часові або обсягові використаного ресурсу).

Права користування майном -- це може бути право користуватися земельною ділянкою, будівлею, право на оренду приміщення тощо. Наприклад, право на використання ділянки державного лісу в зоні санаторно-курортного комплексу (без права його вирубування і використання деревини) та ін.

Програмне забезпечення ЕОМ -- це вартість придбаного програмного забезпечення для електронно-обчислювальних машин, яке використовується протягом тривалого часу і зафіксоване на магнітних носіях інформації (дискетах). Передача такого програмного забезпечення іншим користувачам без дозволу його автора, як правило, не дозволяється.

До нематеріальних активів можуть належати інші засоби, що відповідають наведеним вище вимогам: права на провадження діяльності, використання економічних та інших привілеїв, баз даних тощо.

У бухгалтерському обліку нематеріальні активи оцінюють сумою витрат на їх придбання і доведення до стану готовності для використання. При цьому сума ПДВ за придбані нематеріальні активи в їхню вартість не включається, а відноситься прямо на витрати діяльності установи. Вартість нематеріальних активів погашається шляхом нарахування зносу за нормами, розрахованими безпосередньо в установі, виходячи з їхньої первісної вартості та очікуваного періоду корисного використання (але не більше строку дії підприємства або не більше 20 років, якщо термін діяльності підприємства не обмежений у часі).

Для обліку нематеріальних активів у плані рахунків бюджетних установ передбачено активний синтетичний рахунок 12 «Нематеріальні активи», до якого відкривають два субрахунки першого порядку.

На субрахунку 121 «Авторські та суміжні з ними права» обліковуються права установи на літературні та музичні твори, програми для ЕОМ, бази даних тощо.

На субрахунку 122 «Інші нематеріальні активи» обліковують всі інші нематеріальні активи, що належать установі, І а такими група ми:

права користування природними ресурсами;

права користування майном;

права на знаки для товарів і послуг (товарні знаки, торгові марки, фірмові назви тощо);

права на об'єкти промислової власності;

гудвіл;

інші нематеріальні активи.

Оприбуткування придбаних нематеріальних активів оформляється відповідними супровідними документами: актами, угодами, рахунками-фактурами тощо. На їх підставі в бухгалтерії оформляються відповідні бухгалтерські проведення за дебетом субрахунків рахунка 12 і кредитом відповідних субрахунків класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи» або 6 «Поточні зобов'язання». Одночасно робиться запис у дебет відповідного субрахунки класу Й «Витрата» і кредит субрахунка 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами».

Оприбуткування безоплатно одержаних нематеріальних активів відображається за дебетом субрахунків рахунка 12 «Нематеріальні активи» і кредитом субрахунка 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами».

Знос нематеріальних активів у бюджетних установах нараховується один раз на рік, перед складанням річного звіту, тобто в останній день грудня, і відображається за дебетом субрахунка 401 «Фонду необоротних активах за їх видами» і кредитом субрахунка 133 «Знос нематеріальних активів».

Вибуття нематеріальних активів відображається за кредитом субрахунків рахунка 12 та дебетом субрахунка 401 (на залишкову вартість вибуваючих нематеріальних активів) і субрахунка 133 (на суму їх зносу).

Розглянемо кореспонденцію рахунків при відображенні деяких господарських операцій І нематеріальними активами (табл. 5.4).

Операції па вибуття і переміщення нематеріальних активів відображають в окремому меморіальному ордері № 9 -- накопичувальній відомості т. ф. № 43Н (бюджет), підсумки якої переносять до книги Журнал-головна.

Таблиця 5.4

Основні господарські операції з обліку нематеріальних активів

В установах, що запровадили автоматизацію обліку, ці операції відображають у відповідних машинограмах згідно з програмним забезпеченням.

Для аналітичного обліку нематеріальних активів доцільно використовувати типові форми інвентарних карток з обліку основних засобів, пристосувавши їх до потреб обліку нематеріальних активів (т. ф. № 03-6 (бюджет) та № 03-9 (бюджет) або «Інвентарний список основних засобів» (т. ф. № 03-11 (бюджет).

5.9. Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів

Порядок проведення інвентаризації необоротних активів бюджетних установ регламентується «Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», затвердженою наказом ГУДКУ від ЗО жовтня 1998 р. №90.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Інвентаризація с обов'язковим доповненням документування господарських операцій. Тільки спільне використання цих двох елементів методу бухгалтерського обліку забезпечує повне і об'єктивне відображення наявності господарських .засобів у балансі. У той же час інвентаризація г одним І методів контролю і важливим засобом боротьби за збереження та раціональне використання майна.

Інвентарізації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами.

Основні завдання інвентаризації необоротних активів:

-- виявлення фактичної наявності основних засобів та інших необоротних активів у відповідальних за їх збереження осіб;

-- виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей з причини їх непридатності для використання або непотрібності в діяльності установи;

-- перевірка дотримання умов зберігання матеріальних цінностей, правил їх утримання, експлуатації та доцільності використання за призначенням;

-- виявлення недоліків організації первинного та бухгалтерського обліку, стану внутрішньогосподарського контролю за збереженням і використанням цінностей;

-- виявлення помилок, зловживань, які мали місце в оформленні первиниx документів та облікових регістрів;

-- перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей і нематеріальних активів;

-- виявлення недостач або лишків матеріальних засобів в окремих відповідальних за їх збереження осіб та причин цих явиш.

усунення розбіжностей даних обліку з фактичною наявністю засобів.

У практиці облікове-економічної та контрольно-ревізійної роботи інвентаризації поділяють на види за різними ознаками (часом і способом проведення, повнотою охоплення засобів, порядком проведення і оформлення результатів тощо): повна і часткова, суцільна і вибіркова, планова і раптова, необхідна (обов'язкова), повторна, контрольна) безперервна (перманентна), з оформленням і без оформлення інвентаризаційних описів, з ручною і механізованою (автоматизованою) обробкою результатів та ін. Але за будь-якого способу проведення інвентаризації та оформлення її результатів найважливішим правилом є вимога обов'язкової перевірки фактичної наявності засобів безпосередньо у місцях зберігання, порівняння цих даних з показниками бухгалтерського обліку, виявлення відхилень та їх причин, усунення розбіжностей фактичної наявності засобів з даними обліку.

Установи зобов'язані проводити інвентаризацію необоротних активів, як правило, перед складанням річного звіту, але не раніше першого жовтня:

будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів -- не менше одного разу на три роки;

музейних цінностей --відповідно до строків, установлених Міністерством культури України;

бібліотечних фондів -- один раз на п'ять років;

дорослих тварин основного стада -- не менше одного разу на квартал;

інших основних засобів та необоротних активів: у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад -- не менше одного разу на два роки, в інших установах -- не менше одного разу на рік;

інвентаризація дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і виробів з них, а також дорогоцінних металів І дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті, здійснюється два рази на рік: станом на перше січня і на перше липня;

капітальних робіт інвентаризаційного характеру і капітальних ремонтів --не менше одного разу на рік, але не раніше першого грудня.

У ці ж терміни проводиться інвентаризація матеріальних цінностей, які не належать установі -- як такі, то перебувають на обліку (в орендному користуванні, па відповідальному зберіганні тощо), так і не враховані з будь-яких причин. Інвентаризація всіх цінностей проводиться в установлені терміни, незалежно від того, коли і скільки разів проводилася позапланова перевірка протягом року. Кількість інвентаризацій у звітному ропі, дати їх проведення й перелік майна, що підлягає інвентаризації під чає кожної з них, визначаються керівником установи -- крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме:

перед складанням річної бухгалтерської звітності у терміни, вказані вище;

при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання--передавання справ);

при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день виявлення таких фактів);

після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусу та ін.): терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

у випадку ліквідації установи;

згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;

при передачі майна установи в оренду;

при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бухгалтер разом з керівниками відповідних підрозділів і служб зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації та оформлення й результатів.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Очолює інвентаризаційну комісію керівник установи або його заступник. Наказом установлюється також термін і строки проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку. Планова інвентаризація повинна проводитися, як правило, станом на перше число місяця. Якщо вона не може бути закінчена за один день у конкретному місці зберігання цінностей, то її можна почати до першого числа і закінчити після першого числа, але результати треба скоригувати станом на перше число.

В установах, в яких внаслідок великої кількості засобів та складної організаційної структури проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворюються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів Але при цьому забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії обов'язково включається працівник бухгалтерії. Робота місцевих інвентаризаційних комісій організовується та контролюється центральною комісією.

Проведення інвентаризації в установах, які обслуговуються централізованого бухгалтерією, оформляється накатом керівника установи, при якій створена централізована бухгалтерія. При цьому затверджується розподіл ії працівників для участі в місцевих інвентаризаційних комісіях. На підставі цього наказу керівники установ, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов'язково включають працівників централізованої бухгалтерії та фахівців-технологів, які добре знають об'єкт інвентаризації та первинний облік.

Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна та інших цінностей;

правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

Члени інвентаризаційних комісій несуть відповідальність у встановленому законом порядку за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховування їх недостач або надлишків.

Забороняється проводити інвентаризацію при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів такої інвентаризації недійсними. Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі членами комісії проводиться за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб. Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового перерахунку, зважування, обміру і т. ін., виходячи з установлених одиниці, виміру.

Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів проводиться у такій послідовності;

1) перед початком інвентаризації комісія складає план її проведення (крім випадків раптової інвентаризації); голова комісії та головний бухгалтер проводять інструктаж членів комісії; головам

місцевих комісій видають чисті пронумеровані бланки інвентаризаційних описів і розпорядження (виписку з наказу) на проведення інвентаризації, які попередньо реєструють у спеціальному журналі. Вносити до інвентаризаційних описів найменування цінностей та їх залишки за даними обліку до перевірки їх наявності у натурі суворо забороняється;

до початку інвентаризації необхідно закінчити в бухгалтерії обробку всіх документів про надходження і вибуття засобів, провести відповідні записи у регістрах аналітичного обліку, визначити залишки на день інвентаризації, звірити їх з даними обліку у матеріально відповідальних осіб; перевірити наявність і стан регістрів обліку, технічних паспортів та іншої технічної документації, документів на засоби, здані або прийняті установою в оренду, на зберігання, тимчасове користування. За відсутності таких документів необхідно забезпечити їх отримання або оформлення. При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації слід у ці документи внести відповідні виправлення і уточнення;

на складах та в інших місцях зберігання і використання засобів вони повинні бути розкладені за найменуваннями, розмірами, призначенням тощо. На матеріальні цінності бажано навісити ярлики :І докладними відомостями, що характеризують їх за найменуванням, якістю, кількістю і т. ін;

у місці проведення інвентаризації члени комісії знайомлять матеріально відповідальних осіб -і наказом (розпорядженням) на проведення інвентаризації і пропонують оформити всі документи, які на цей час вони не здали до бухгалтерії, скласти звіт (реєстр), визначити залишки. На звіті та доданих до нього первинних документах голова інвентарізаційної комісії робить помітку «До інвентаризації», проставляє дату і підпис, після чого звіт з первинними документами передають до бухгалтерії;

комісія вимагає від матеріально відповідальної особи розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи здано в бухгалтерію, всі цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковано, а ті, що вибули, - списано. Після цього члени комісії закривають та опечатують усі приміщення, де зберігаються цінності, що підлягають інвентаризації, перевіряють вагові та вимірювальні прилади і переходять до перевірки наявності цінностей у натурі;

найменування інвентаризаційних цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються в інвентаризаційних описах типової міжвідомчої форми № інв-1 за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих в обліку. Під час інвентаризації комісія в обов'язковому порядку проводить перевірку відповідності технічної документації, записує/ в описи повні найменування об'єктів та їхні інвентарні номери. У випадку відсутності технічної документації про це вказують у графі опису «Примітка». Інвентаризаційні описи складають у двох примірниках. На цінності, які не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, складають окремі описи з розподілом на: орендовані, прийняті па відповідальне зберігання і т. ін. На основні засоби, які не придатні до експлуатації і не підтягають відновленню, складається окремий опис із вказівкою часу введення в експлуатацію та причин, що довели до стану непридатності ці об'єкти. Окремі описи складають також при інвентаризації садів, виноградників, ягідників, лісопосадок, ставків. водоймищ, іригаційних та меліоративних споруд. Насадження записують за культурами, ботанічними сортами з вказівкою року закладення, площею, кількістю дерев або кущів, за категоріями та балансовою вартістю. Кожна сторінка опису нумерується. На кожній сторінці та в кінці опису прописом вказують кількість заповнених рядків (найменувань цінностей) і загальний підсумок кількості виявлених у наявності цінностей в натуральних одиницях виміру. Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії;

7) в кінці опису матеріально відповідальна особа дає розписку такого зміст)-: «Усі цінності, пойменовані у цьому інвентаризаційному описі з № ... до № ..., перевірені комісією в натурі за моєї присутності та внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, перелічені в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні». У тих випадках, коли після проведення інвентаризації виявлено помилки в описі, вони повинні бути виправлені у встановленому порядку, тобто про виправлення мають бути зроблені застереження, І підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. В описах не можна залишати незаповнені рядки, тому на останніх сторінках описів такі рядки прокреслюють;

8) після закінчення інвентаризації оформлені описи здають в бухгалтерію для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому проти відповідних даних про фактичну наявність цінностей проставляють кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку і виявляють розходження з даними інвентаризації і даними обліку. Останні заносять у спеціальну зіставну (порівняльну) відомість типової міжвідомчої форми № інв - 18;

9) інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації І свої висновки та пропозиції відображає у протоколі засідання інвентаризаційної комісії. У цьому протоколі наводяться докладні дані про причини та осіб, винних у недостачах, втратах, а також надлишках цінностей, і вказується, яких вжито заходів стосовно винних осіб. Не пізніше десяти днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи.

Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку за той же період, в якому закінчено інвентаризацію. Вартість надлишків і недостач визначають за тими ж цінами, що і в поточному обліку. У всіх випадках виявлення недостач та надлишків інвентаризаційна комісія повинна взяти письмове пояснення матеріально відповідальних осіб, на підставі якого з урахуванням наявних у й розпорядженні матеріалів та власного спостереження встановлює характер виявлених розходжень з даними обліку (порушення умов зберігання, халатність або зловживання службових осіб, крадіжка, аварія тощо) і відповідно до цього визначає порядок регулювання відхилень. При виявленні зловживань або недостач у великих розмірах керівник підприємства мусить передати справу судово-слідчим органам і не пізніше 5 днів після виявлення недостач або крадіжок пред'явити звинувачуваному цивільний позов.

Усі відхилення, виявлені у процесі інвентаризації, повинні бути відображені в бухгалтерському обліку протягом 10 днів після її закінчення. Порядок регулювання інвентаризаційних різниць такий:

-- надлишки основних засобів та іншого майна, виявлені при інвентаризації, підлягають оприбуткуванню з подальшим установленням причин їх виникнення і винних у цьому осіб. Оцінка виявлених в надлишку об'єктів повинна бути проведена за дійсною вартістю, а знос слід визначити за справжнім технічним станом об'єктів з оформленням даних оцінки та зносу відповідними актами. На оприбуткування надлишків основних засобів та інших необоротних матеріальних активів складають бухгалтерські проведення:

а) на дійсну (залишкову) вартість об'єкта

Дт рах. 10, 11 - Кт субрах. 401;

б) на суму зносу об'єкта

Дт рах. 10,11 -Кт субрах. 131, 132;

-- у випадках, коли підчас інвентаризації виявлено, що були проведені капітальні роботи з реконструкції або модернізації об'єктів (надбудова поверхів, прибудова нових приміщень та ін.), не відображені в бухгалтерському обліку, комісія повніша за відповідними документами визначити суму збільшення балансової вартості об'єкта і навести в описі дані про проведені зміни. Одночасно комісія повинна встановити винних осіб та причини, ч яких конструктивні зміни об'єктів не отримали відображення в обліку. На суму збільшення балансової вартості об'єкта складають бухгалтерське проведення:

Дт рах. 10, 11 --Кт субрах. 401;

-- втрати цінностей від псування, крадіжок, недогляду, халатного ставлення, аварій з вини окремих осіб відшкодовуються винними особами за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 р. № 116 «Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей» та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» № 217/95-ВР.

Так, розмір збитків під розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей (крім дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння) визначається : за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50% від балансової вартості на момент установлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, відповідної о розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору за формулою:

Рз=[(Бв-А)*Іінф+ПДВ+Азв]*2,

де Рз -- розмір збитків, гри;

Бв -- балансова вартість на момент установлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, грн.;

А -- амортизаційні відрахування, грн.;

І -- загальний індекс інфляції, який розраховується на підставі індексів інфляції, які щомісяця визначають органи статистики;

ПДВ - розмір податку на додану вартість, грн;

Азв - розмір акцизного збору, грн.

Збитки від втрати, розкрадання, нестачі, знищення (псування) алмазних інструментів визначаються у подвійному розмірі їхньої вартості за відпускними цінами, що діють на день виявлення завданих збитків.

Збитки від нестачі (втрати, псування, знищення тощо) музейних експонатів визначаються за оцінкою, проведеною експертами з урахуванням історик о-художньої цінності експонатів. Якщо ці експонати містять дорогоцінні метали (золото, срібло, платиш га інші метали платинової групи),-- за оцінкою експертів і подвійним розміром вартості цих металів у чистому вигляді за відпускними цінами на день виявлення завданих збитків. Музейні експонати, що містять дорогоцінне каміння, ювелірні та побутові вироби, виготовлені з використанням дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, оцінюють у потрійному розмірі їхньої вартості за відпускними цінами, що діють на день виявлення завданих, збитків.

Із загальної суми стягнення з винних відповідальних осіб здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.

Ці операції оформляють такими бухгалтерськими записами:

а) на залишкову (балансову) вартість відсутніх, зіпсованих або знищених цінностей

Дтсубрах. 401 --Ктрах. 10, 11;

б) на суму зносу вказаних цінностей за даними обліку

Дтсубрах. 131, 132--Ктрах. 10, 11;

в) на суму відшкодування, віднесену на винних осіб, яка підлягає перерахуванню до бюджету

Дт субрах, 363 -- Кт субрах. 642;

-- втрати основних засобів у тих випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, а також втрати від пожежі або стихійного лиха зараховуються на зменшення фінансування (лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів для недопущення фактів втрат у подальшому) у такому порядку:

а) за кошторисами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій, їхніх управлінь і відділів, виконавчих органів місцевих рад, незалежно від суми з кожного випадку недостач або псування матеріальних цінностей -- відповідно з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, начальників управлінь (відділів), голів виконавчих органів місцевих рад;

б) за кошторисами установ, що утримуються за рахунок бюджету:

-- на суму до 2500 грн включно за кожним випадком недостач або

псування матеріальних цінностей -- з дозволу керівника установи;

-- на суму від 2500 до 5000 грн включно -- І дозволу керівника вищої установи;

на суму понад 5000 грн -- з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, голів виконавчих органів місцевих рад (за підпорядкуванням).

При списанні основних засобів за рахунок установи складають бухгалтерські проведення:

а) на залишкову вартість

Дтсубрах. 401 --Ктрах. 10, 11;

б) на суму зносу

Дтсубрах. 131, 132--Ктрах. 10, 11.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

Дайте поняття основних засобів та охарактеризуйте способи їх оцінки в бюджетних установах.

Наведіть класифікацію основних засобів бюджетних установ.

Завдання обліку необоротних активів у бюджетних установах.

Назвіть первинні документи з обліку руху основних засобів та інших необоротним активів.

Дайте характеристику субрахунків для обліку основних засобів та наведіть приклади їх кореспонденції.

Назвіть джерела надходження основних засобів у бюджетних установах та наведіть приклади відображення в обліку операцій з надходження основних засобів.

Охарактеризуйте порядок списання основних засобі/і у бюджетних установах та його відображення в обліку.

Дайте характеристику організації інвентарного обліку основних засобів.

Порядок нарахування зносу основних засобів та його відображення в обліку.

Розкрийте особливості відображення в обліку витрат на ремонти і модернізацію основних засобів.

Що таке нематеріальні активи та який порядок їх оцінки і обліку?

Завдання, види і терміни проведення інвентаризації необоротних активів.

Порядок проведення інвентаризації основних засобів та оформлення її результатів.

Порядок визначення відхилень за результатами інвентаризації та їх регулювання і відображення в обліку.

РОЗДІЛ 6

Облік матеріалів,

продуктів харчування,

медикаментів та малоцінних і

швидкозношуваних предметів

6.1. Поняття, класифікація та оцінка матеріальних цінностей бюджетних установ

Категорія «матеріали» у широкому розумінні цього терміна притаманна як сфері матеріального виробництва, так і бюджетним установам, основним продуктом діяльності яких є-послуги. Під матеріальними запасами бюджетних установ розуміють різноманітні речові елементи, що використовуються у процесі господарської діяльності як предмети праці. Тобто матеріальні запаси -- це частина майна, що:

а) використовується у виробництві продукції, виконанні робіт і наданні послуг;

б) призначається для продажу безпосередньо або після відповідної обробки;

в) використовується для управлінських потреб організації.

На відміну від виробничої сфери, де всі виробничі запаси у процесі використання переносять свою вартість на собівартість виготовленої готової продукції, вартість спожитих матеріалів у бюджетних установах здебільшого відноситься на їх фактичні видатки.

Склад матеріальних цінностей бюджетних установ досить широкий і різноманітний, тому для правильної організації їх обліку важливе .значення має науково обгрунтована їх класифікація, оцінка та вибір одиниці обліку. У бюджетних установах основним є групування матеріалів за функціональним призначенням, яке покладено в основу організації обліку матеріальних цінностей:

матеріали для навчальних, наукових та інших цілей;

продукти харчування;

медикаменти й перев'язувальні засоби;

господарчі матеріали і канцелярське приладдя;

пальне, паливо та мастильні (змащувальні) матеріали;

тара;

матеріали в дорозі;

.корми і фураж;

запасні частини до машин і обладнання;

будівельні матеріали;

інші матеріали;

малоцінні та швидкозношувані предмети;

вироби виробничих (навчальних) майстерень;

продукція підсобних (навчальних) сільських господарств.

Окрему облікову групу в складі виробничих запасів бюджетних установ становлять тварини на вирощуванні і відгодівлі, які за економічною класифікацією належать до предметів праці.

Систематизований перелік усіх матеріальних цінностей, що використовуються в установах, ч повним і точним найменуванням та групуванням у розрізі груп, підгруп, субпідгруп, сортів (гатунків, типорозмірів тощо) становить єдину номенклатуру цінностей установи. Кожному найменуванню матеріалів у цьому переліку надається постійний номенклатурний номер, визначається облікова одиниця вимірювання, інколи й облікова ціна. У такому вигляді цей перелік (реєстр) матеріальних цінностей набуває значення номенклатури-цінника. Він тиражується в необхідній кількості примірників з таким розрахунком, щоб ним могли користуватися усі відділи установи, служби, підрозділи та матеріально відповідальні особи.

У невеликих бюджетних установах для обмеження облікової номенклатури матеріалів та спрощення їх обліку однорідні та подібні за якісними ознаками матеріали можуть об'єднуватися під одним номенклатурним номером. Номенклатурний номер -- це скорочене постійно діюче умовне позначення відповідної групи або виду матеріалів, яке використовується для полегшення внутрішньогосподарського обліку. Номенклатурний номер проставляють на всіх первинних документах з обліку руху та витрачання матеріальних цінностей.

Важливим елементом організації обліку матеріалів є їх оцінка, тобто грошовий вираз їхньої вартості. У бюджетних установах матеріали всіх видів, продукти харчування, малоцінні та швидкозношувані предмети в обліку та звітності відображають за купівельною ціною. Транспортні витрат, суми податку па додану вартість за придбані цінності зараховуються прямо па фактичні видатки установи і не впливають на оцінку придбаних цінностей. За облікову ціну звичайно беруть фіксовані (постійні) ціни на рік (прейскурантні, планово-розрахункові або середньозважені). Відхилення фактичної вартості матеріалів від їхньої облікової ціни можна обліковувати на окремому аналітичному рахунку «Відхилення від облікових ціп» у складі відповідного субрахунка обліку матеріалів і періодично списувати на видатки установи пропорційно обліковій вартості витрачених матеріалів, а при незначних запасах матеріалів (у невеликих установах) -- прямо списувати на фактичні видатки установи при оприбуткуванні матеріалів.

Матеріально-виробничі запаси, виготовлені силами організації у власній майстерні, підсобному господарстві тощо, приймаються па облік Іа фактичною собівартістю. Вартість цінностей, одержаних безоплатно, визначають виходячи з їхньої ринкової ціни на дату оприбуткування. Цінності, придбані за іноземну валюту, оцінюють у національній валюті України (в гривнях) за курсом НБУ на дату здійснення операції придбання. Матеріально-виробничі запаси, що належать іншим юридичним або фізичним особам, але знаходяться на відповідальному зберіганні в даній установі, обліковуються на забалансових рахунках за цінами, передбаченими договором.

Періодично, як правило у періоди інфляції, бюджетні установи за рішенням Головного управління Державного казначейства України та Міністерства економіки можуть проводити дооцінку матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів. Остання така дооцінка матеріальних цінностей була проведена станом на кінець 1997 р. Для цього відповідно до затвердженої інструкції створювалися спеціальні комісії (за наказом керівника установи). Для визначення нової ціни користувалися діючими цінами на дату переоцінки. Результати дооцінки оформлялися актом довільної форми і відображалися в обліку та звітності як збільшення вартості активів і фінансування ч бюджету. В умовах стабільного економічного розвитку такі дооцінки запасів проводити недоцільно.

6.2. Завдання та організація обліку матеріальних цінностей

Для організації обліку матеріальних цінностей бюджетних установ важливе значення мас визначення облікової одиниці цінностей та їх нормування.

Одиницею обліку матеріальних цінностей є, як правило, кожен вид, сорт, марка, типорозмір матеріалів, тобто та класифікаційна одиниця, якій присвоєно окремий номенклатурний номер. Практика організації матеріального обліку віддає перевагу такій побудові номенклатурного номера, яка ув'язана з кодами рахунків обліку матеріалів. Виходячи з цього та враховуючи будову нового плану рахунків, передбачено таку структуру номенклатурного номера: перші дві цифри означають код балансового (синтетичного) рахунка, третя ---код субрахунка (рахунка II порядку), четверта -- номер групи, останні три -- порядковий номер матеріалу в групі. Таким чином, інвентарний номер матеріалів буде мати 7 знаків. Наданий матеріалам номенклатурний номер повинен обов'язково проставлятися у всіх первинних документах з обліку наявності і руху матеріалів та у відповідних облікових регістрах.

Норми запасів матеріальних цінностей бюджетних установ визначаються у мінімальних розмірах, які забезпечують безперервну роботу установи, і встановлюються у днях або процентах до їх річного споживання. Так, норми запасів можуть встановлюватися для таких груп матеріальних цінностей, як: матеріали для навчальних, наукових та інших спеціальних цілей; продукти харчування; медикаменти; перев'язувальні засоби і аптечні запаси; паливо, пальне і мастильні матеріали; канцелярські і письмові приладдя; корми і фураж. Величина норми запасів матеріалів залежить від норм та обсягів їх споживання, організації матеріально-технічного забезпечення та умов зберігання.

Контроль за правильністю розрахунку норм запасів матеріалів та їх фактичними залишками здійснюють фінансові та контролюючі органи, а також виші організації. Наявність понаднормативних запасів одних видів матеріалів не може бути виправданням при незаповнених нормативах запасів за іншими їх видами. Перевищення встановлених норм є порушенням бюджетної дисципліни, і вища організація мас право зменшити фінансування установи за відповідною статтею кошторису на суму такого перевищення.

Важливого значення в організми обліку і контролю за витрачанням матеріальних цінностей у бюджетних установах набуває питання дотримання норм витрачання окремих видів матеріальних цінностей під час статутної діяльності установи. Такі норми витрат встановлюють ся у натуральному або грошовому вимірнику на розрахункову одиницю: кількість учнів професійно-технічних училищ, студентів, аспірантів, класів, груп у закладах освіти, кількість ліжок, ліжко-днів, відвідувань у закладах охорони здоров'я тощо.

Для правильної організації обліку матеріальних цінностей і контролю за їх витрачанням важливе значення має раціональна організація складського господарства і ведення складського обліку. Правильне Оформлення і своєчасне надходження до бухгалтерії (відповідно до графіка документообігу) первинних документів про рух матеріалів, відповідна організація аналітичного й синтетичного обліку матеріалів у бухгалтерії, контроль з боку працівників бухгалтерії за організацією складського господарства і веденням складського обліку, періодичні інвентаризації матеріальних цінностей і т. ін.

Економне і раціональне використання матеріальних цінностей у бюджетних установах базується на правильній організації обліку, основні завдання якого такі:

правильне і своєчасне документальне оформлення операцій з надходження, руху та вибуття матеріальних цінностей;

контроль за зберіганням і рухом матеріалів на складах, у коморах та інших місцях зберігання і б е? по середнього витрачання;

контроль за дотриманням встановлених норм запасів, виявлення надлишкових та невикористовуваних матеріалів з метою мобілізації внутрішніх фінансових ресурсів;

контроль за раціональним витрачанням матеріальних цінностей та дотриманням норм їх використання;

підготовка і подання своєчасної, повної та об'єктивної інформації керівництву установи! звітності вищим організаціям про наявність і використання матеріальних цінностей дня прийняття обгрунтованих управлінських рішень.

У кожній бюджетній установі повинен бути встановлений Чіткий порядок, який забезпечив би своєчасний і повний контроль за всіма операціями надходження, зберігання, руху та використання матеріальних цінностей.

6.3. Документальне оформлення надходження та вибуття матеріалів

Важливим елементом раціональної організації бухгалтерського обліку матеріальних запасів у бюджетних установах є своєчасне і правильне Оформлення відповідними первинними документами усіх операцій ч надходження, переміщення в межах установи та витрачання або реалізації матеріальних цінностей. Первинні документи є основою матеріального обліку. Безпосередньо на підставі Первинних документів здійснюють попередній, поточний і подальшій контроль за рухом, збереженням і раціональним використанням матеріальних ресурсів.

Попередиш контроль виконується до здійснення господарської операції - це контроль її законності та відповідності кошторису, господарським угодам, розпорядчим документам, нормам витрачання цінностей, встановленим правилам їх приймання і відпуску, виконання розрахунків, визначення ціни тощо. Здійснюється такий контроль під час оформлення та підписання документів бухгалтером і керівником установи.

Поточний контроль виконують у процесі здійснення операцій шляхом порівняння фактичних витрат ч нормативами, виявлення відхилень від норм витрачання матеріалів та їх причин, усунення впливу негативних явищ. Для цього застосовують спеціальні бланки документів, у яких передбачено дані про норми витрачання і фактичний відпуск цінностей.

Подальший контроль здійснюють за даними обліку про вже виконані господарські операції на підставі оформлених первинних документів: при прийманні документів у бухгалтерії, їх затвердженні керівником, при проведенні інвентаризації, ревізії тощо.

Своєчасно і правильно оформлені документи маніть юридичну силу, тобто вогні можуть використовуватися контролюючими та судово-слідчими органами як доказ порушення встановленого порядку, нормативи!, законодавства або навіть зловживання (злочину). У той же час первинні документи можуть бути використані як доказ непричетності відповідальних посадових осіб до таких явищ, їх виправдання, юридичного захисту. Тому до своєчасного і правильною оформлення документів про рух матеріальних цінностей треба ставитися дуже уважно і вимогливо. Особливого значення набувають ці вимоги у зв'язку з прийняттям Закону України «Про закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти» від 22.02.2000 р. № 1490-ІII. Цим законом передбачено, що будь-яке підприємство, котре здійснює закупівлі повністю або частково за державні кошти, при визначенні продавця (постачальника) та при укладанні договору з ним повинно виходити з положень цього закону про проведення тендерів на закупівлю та визначення їх переможців, ч якими потім і укладаються угоди поставки. Іншою важливою особливістю організації закупівель матеріальних цінностей для бюджетних установ є широке використання централізованого постачання, яке здійснюється установою вищого рівня через спеціалізовані установи-закупники.

Матеріальні цінності надходять до бюджетних установ від постачальників, установ-закупників, підзвітних осіб, що закупили матеріали за готівку, віл списання непридатних основних засобів та малоцінних і швидкозношуваних предметів, з власного виробництва, від благодійних установ, безоплатно від інших бюджетних установ, спонсорів, на спеціальні заходи :т дорученням, як надлишки, виявлені при інвентаризації, як лишки матеріалів, що залишилися у розпорядженні установи після закінчення договірних науково-дослідних робіт тощо. Усі ці операції оформляють відповідними первинними документами: рахунками-фактурами, товарно-транспортними накладними і т. ін. У всіх цих документах обов'язково вказують: від кого надійшли матеріали або продукти харчування, і'х найменування, сорт, масу (кількість), ціпу, суму, дату надходження на склад; має бути підпис матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності на відповідальне зберігання.

Надходження до установи матеріальних цінностей від постачальників оформляється таким чином. На необхідну кількість матеріальних цінностей бюджетна установа або установ а-закупник укладає договір з постачальником-переможцем тендеру, яким визначається термін поставки матеріалів, їх найменування та якісні ознаки, кількість, порядок оформлення документів та розрахунку, порядок вивезення (доставки), права, обов'язки і відповідальність сторін.

Контроль за виконанням умов договору поставки здійснює відділ матеріально-технічного постачання, а де його немає -- заступник керівника з адміністративне-господарської роботи. З цією метою ведуть відомості оперативного обліку виконання договорів поставки, в яких реєструють у х]> он о логічному порядку виконання договірних умов кожним постачальником і з кожного договору зокрема (дата одержання матеріалів, їх асортимент, кількість, ціна за договором і фактично). Бухгалтерія повинна здійснювати контроль за організацією такого обліку і повнотою оприбуткування цінностей, а відділ постачання -- за своєчасною і повною оплатою рахунків постачальників.

Одночасно з відвантаженням продукції за договором постачальник виписує і передає покупцю розрахункові та інші супровідні документи -- рахунок-фактуру, товарно-транспортну накладну, квитанцію до залізничної накладної, податкову накладну, платіжну вимогу-доручення тощо. Усі ці документи надходять до бухгалтерії покупця, де перевіряють правильність їх. оформлення, після чого передають відповідальному працівникові відділу постачання. У відділі постачання ці документи перевіряють на відповідність умовам договоре постачання і роблять помітку про повну або часткову згоду на їх оплату. Одержані документи реєструють у «Журналі обліку надходження вантажів» (типова міжвідомча форма № М-1), де вказують: реєстраційний номер, дат) запису, найменування постачальника, дату і номер супровідного транспортного документа, дату і номер рахунка-фактури, вид вантажу, номер і дату прибуткового ордера (приймальної накладної) або акта про приймання матеріалів. У примітках вказують дату оплати рахунка або про причину відмови від оплати. Перевірені платіжні документи з відділу постачання передають до бухгалтерії для оплати, а квитанції транспортних організацій -- експедитору для отримання і доставки матеріалів на підприємство. Одночасно експедитору видається доручення на право одержання матеріалів (т. ф. № М -2).

Експедитор приймає на залізничній станції матеріали за кількістю (масою) відповідно до супровідних документів. При виявленні ознак, що викликають сумніви у схоронності вантажу (пошкодження пломб, тари тощо), він може вимагати від транспортної організації перевірки вантажу. Якщо при цьому виявлено нестачу вантажу або його пошкодження, псування під час перевезення, складають у двох примірниках «Акт про приймання матеріалів» (т. ф. № 3-І), який є підставою для висування претензії транспортній організації або постачальнику. Для того, щоб цей акт мав юридичну силу, при його оформленні повинні бути присутніми представники транспортної організації та постачальника (або незацікавленої сторони -- місцевого органу державної влади). Останні повинні підписати акт. Такий же акт складають при надходженні до організації матеріалів без супровідних документів постачальника (невідфактуровані поставки).

Для одержання матеріалів зі складу постачальника в іншому місті та вивезення їх власним транспортом експедитору видають наряд (розпорядження вищої організації) та доручення.

Прийняті вантажі експедитор доставляє па склад установи і передає завідуючому складом за кількістю і якістю відповідно до супровідних документів постачальника. Прийняті на склад матеріали оформляють «Прибутковим ордером» (т. ф. № М-4), який підписують завідуючий складом і експедитор. Один примірник прибуткового ордера експедитор додає до супровідних документів постачальника і передає до бухгалтерії.

Якщо при прийманні матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю за даними постачальника (і всі матеріали надійшли на один склад), вони можуть бути оприбутковані без виписування додаткових документів. Для цього завідуючий складом робить відповідний напис у документах постачальника про те, що зазначені в них цінності прийнято ним на відповідальне зберігання у повному обсязі.

При перевезенні матеріалів залученим автотранспортом постачальник виписує «То в ар по-транс порту накладну» (г, м. ф. № Т І) у чотирьох примірниках, перший з яких є підставою для списання матеріалів у відправника вантажу; другий для оприбуткування матеріалів одержувачем; третій -- для розрахунків з автотранспортною організацією; четвертий -- для обліку виконаних транспортних робіт (додається до дорожнього листа вантажного автомобіля). При відсутності розбіжностей товарно-транспортна накладна використовується одержувачем матеріалів як прибутковий документ.

Безкоштовна передача матеріальних цінностей, закуплених шляхом централізованого постачання, з балансу у станови-закупника на баланс у станови-замовника здійснюється з виставленням авізо та первинних документів, що підтверджують факт передавання матеріальних цінностей (товарно-транспортних накладних, видаткових накладних, актів приймання-передавання тощо).

Надходження на склад матеріалів власного виготовлення, відходів виробництва, від ліквідації основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів і т. ін, оформляють «Накладною (вимогою)» (т. ф. № 3-3), яку виписують у двох примірниках: один для сторони, що передає, а другий -- для сторони (складу), що отримує.

Підзвітні особи купляють матеріали в організаціях торгівлі, на інших підприємствах, па ринку, у населення за готівку. Документом при цьому може бути товарний чек, накладна, акт. які додаються до авансового звіту підзвітної особи. Придбані матеріальні цінності необхідно обов'язково передати на склад, а до авансового звіту додати другий примірник прибуткового ордера або накладної, виписаних завідуючим складом на підтвердження прийняття матеріалів на відповідальне зберігання.

Матеріальні цінності оприбутковуються у відповідних одиницях вимірювання (ваги, об'єму, довжини, підрахунку). Якщо матеріали надходять в одній одиниці вимірювання, а витрачаються в іншій, то їх обліковують одночасно у двох одиницях вимірювання (наприклад, у кілограмах і літрах).

Видача матеріалів зі складу здійснюється за документами, затвердженими керівником установи. З цією метою в бюджетних установах використовують такі документи:

-- накладна (вимога) (т. ф. № 3-3), застосовується для оформлення внутрішнього переміщення матеріалів в установі, її можна використовувати також для оприбутковування матеріалів власного виробництва і т. ін. Виписується т. ф.№ 3-3, як правило, в одному примірнику;

-- меню-вимога на видачу продуктів харчування (т. ф. № 3-4), складається щодня на підставі даних про кількість людей, які харчуються в їдальні, та норм розкладки продуктів харчування. Меню-вимога з підписами осіб про видачу і одержання продуктів харчування передасться до бухгалтерії згідно з графіком документообороту, але не рідше як три рази на місяць (тобто щодекадно);

-- забірна картка (т. ф. № 3-5) застосовується як при систематичному щоденному відпуску матеріалів та палива, так і при періодичному через відповідні проміжки часу протягом місяця. Ця картка виписується на кожного одержувача на одне або декілька найменувань матеріалів для потреб за конкретним прямим призначенням у двох примірниках. Один примірник забірної картки з підписами одержувача за кожну видачу матеріалів зберігається на складі, а другий з підписами завідуючого складом про видачу матеріалів в одержувача. При щоденному відпуску матеріалів забірна картка виписується на 15 днів, при періодичному - - на місяць. У забірній картці вказують ліміт видачі матеріалів, виходячи з встановлених норм їх витрачання. Це дає змогу оперативно контролювати стан використання лімітів, попереджувати їх необгрунтоване перевищення. Матеріали понад передбачений у картці ліміт (внаслідок перевищення норм витрачання) відпускаються лише за письмовим дозволом керівника і оформляються накладною (вимогою) -- т. ф. № 3-3. Забірна картка значно спрощує техніку документального оформлення, відпуску матеріалів зі складу і скорочує кількість первинних документів, що полегшує їх обробку і покращує контроль за оформленням;

-- акт обміру залишків довільної форми використовують у тих випадках, коли видача палива зі складу за накладною або забірною карткою неможлива. Тоді згідно з актом обміру визначають залишки (наприклад, вугілля у буртах або дров на складі), а розрахунковим шляхом -- кількість витраченого палива. При перевитрачанні палива порівняно з встановленими нормами витрачання керівник установи вживає заходів щодо виявлення причин цього явища і накреслює шляхи усунення виявлених недоліків;

-- дорожнім лист вантажного автомобіля (т. ф, № 4), обліковий листик тракториста-машиніста, змінний рапорт використовують для списання на видатки бензину, дизельного палива, мастильних матеріалів, витрачених на роботу різних машин і механізмів (автомобілів, тракторів, стаціонарних та пересувних двигунів тощо). Витрати пального списуються за фактичними видатками, але не вище затверджених норм на фактичний обсяг виконаних робіт (відпрацьований час).

В установлені графіком документообігу дні (терміни) усі документи з надходження та відпуску матеріальних цінностей зі складу передають до бухгалтерії установи згідно *> реєстром приймання-здавання документів, складеним у двох примірниках, один з яких за підписом бухгалтера повертається завідуючому складом. В окремих випадках за рішенням керівництва установи замість реєстру приймання-здавання документів завідуючий складом може складати звіт про рух матеріальних цінностей, який після перевірки та обробки може виконувати роль регістра аналітичного обліку (при ручних формах ведення бухгалтерського обліку).

6.4. Облік матеріалів за місцем надходження та зберігання (складський облік)

Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб, з якими при призначенні на посаду укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Цей договір повинен зберігатися у головного бухгалтера установи. У бюджетних установах письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність укладаються із завідувачем господарства, завідувачами складів, іншими посадовими особами, що виконують роботи з приймання, зберігання, використання та видачі матеріальних цінностей.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9