Учет материально-производственных запасов

В декабре 2007г на предприятии проданы малопригодные для выполнения монтажных работ материалы (шифер )по балансовой стоимости 10000 руб Договорная цена продажи - 15000руб. расходы, связанные с продажей 1200 руб. так как осуществление торговли не является предметом деятельности ООО «Элитстройцентр» выручку от продажи отражаеи на счете 91-1 «Прочие доходы». В бухгалтерском учете сделаны проводки:

Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 10 «Сырье и материалы» - 10000руб, списаны материалы по учетным ценам;

Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 44 «Расходы на продажу»- 1200 руб., списаны расходы на продажу;

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кредит 91 «Прочие доходы» - 15000 руб., отражена договорная стоимость продажи;

Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам»- 2288,14 руб., начислен НДС;

Дебет 99 «Прибыли и убытки» Кредит 91 «Прочие доходы» - 1511,86руб., отражен финансовый результат - прибыль.

Списание материалов со счетов учета запасов может осуществляться в следующих случаях:

- пришедшие в негодность, по истечении сроков хранения;

- морально устаревшие;

вследствие чрезвычайных обстоятельств (пожаров, стихийных бедствий).

Для учета и расходования ГСМ планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 10 «Материалы». Рабочим планом счетов предприятия к счету 10 «Материалы» открыт субсчет 3 «Топливо», где учитывается наличие и движение нефтепродуктов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. Бухгалтерский учет этих расходов осуществляется в соответствии с требованиями ПБУ 5/01 «Учет материально - производственных запасов», утвержденное приказом Минфина России от 09.06.2000г. №44н.

ГСМ приходуются на счет 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо» по фактической себестоимости без НДС (п.5,6 ПБУ 5/01). При этом учет ГСМ ведут по видам, местам хранения и материально ответственным лицам, а также по водителям, маркам автобусов и т.д. 10/3 «ГСМ на складе». Автобаза имеет оборудованные помещения для хранения ГСМ, поэтому на этом субсчете учитывают наличие и движение нефтепродуктов всех видов, полученных для эксплуатации автотранспорта, в пунктах заправки (стационарных или передвижных) и хранилищах. Соответственно бухгалтерия сделает запись по дебету счета 10.3 «Нефтепродукты на складе» и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:

Дебет сч. 10/3 «ГСМ на складе»

Кредит сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 12000 руб.

- оприходованы поступившие ГСМ на склад от поставщика

Дебет сч. 19/3 «НДС по приобретенным материально - производственным запасам»

Кредит сч. 60/2 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 2160 руб.

- отражен НДС по приобретенным материально - производственным запасам

Дебет сч. 60/2 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит сч. 51 «Расчетный счет» - 14160 руб.

Основанием для записи по дебету субсчета 10/3 служат первичные документы (счета - фактуры, накладные), согласно которым материально - ответственное лицо проверяет и приходует поступившие ГСМ на склад, а бухгалтерия делает соответствующие записи.

В ООО приобретаются специальные талоны на нефтепродукты (бензин, дизельное топливо), которые затем выдаются под отчет работникам для заправки автотранспорта. Стоимость таких талонов отражается в учете общества на счете 10.3

Юридическое лицо - плательщик НДС вправе принять «входной» НДС к вычету при наличии счета-фактуры, оформленного в соответствии с требованиями статьи 169 НК РФ, и подтверждающего документа, в котором сумма налога выделена отдельной строкой. Так как принять НДС к вычету по кассовым чекам АЗС невозможно, то организация вправе заключить договора с организациями, торгующими бензином и по истечении отчетного периода получать от них счет-фактуры.

Сырьё и материалы списываются для выполнения работ одним из четырёх методов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);

по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО) (отменен с1.01. 2008 г)

По себестоимости каждой единицы оценивают материально-производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. д.), или запасы, которые не могут быть обычным способом заменены на другие.

Средняя себестоимость определяется по каждому виду запасов как частное от деления общей себестоимости вида запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по запасам, поступившим в течение месяца.

Метод оценки по себестоимости каждой единицы и метод оценки по средней себестоимости являются традиционными для отечественной учётной практики.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход - первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия сырья или материалов отпущена в производство, сначала списывают запасы по себестоимости первой закупленной партии, затем второй и т. д. В порядке очерёдности.

При методе ЛИФО применяют обратное правило: последняя партия в приход - первая в расход. Это означает, что сначала списывают запасы по себестоимости последней партии, затем предпоследней и т. д.

Учётной политикой ООО «Элитстройцентр» установлено, что сырьё и материалы списываются в производство по средней себестоимости.

При списании этим способом бухгалтерия определяет среднюю себестоимость единицы сырья и материалов.

Этот показатель определяется по формуле:

: =

Чтобы установить стоимость материалов, которая подлежит списанию, средняя себестоимость единицы умножается на общее количество списанных сырья и материалов. бухгалтерия должна списать на себестоимость изготовления труб.

Сначала определим среднюю себестоимость единицы вида материалов ( краски, отпускаемой в банках), которая составит:

(24542,38руб. + 26169,5 руб. + 22881,36 руб. + 1350 руб.) : (1000 шт + 1000 шт + 1000 шт + 50 шт) = 24,57 руб.

Стоимость, подлежащая списанию, составит:

24,57 руб. * 2500 шт. = 61425 руб.

При списании делается запись:

Д-т 20 «Основное производство» К-т 10-1 «Материалы» 61425руб. - списаны материалы для выполнения работ.

Можно сделать вывод, что движение материалов происходит ежедневно и отражаться в учете оно должно своевременно. Это вызывает необходимость использовать в текущем учете материалов условные или учетные цены.

Применение учетных цен в условиях компьютерной обработки информации значительно упрощает и облегчает учетную работу. Оперативные и учетные работники привыкают к ним, что ограничивает возможность ошибок.

Отражение операции по движению материалов в учете ООО «Элитстройцентр» в кратком виде представлено в приложении в табличной форме.

2.4. Налоговый учет хозяйственных операций по материальным

ценностям на предприятии ООО «Элитстройцентр»

Общие принципы налогообложения в Российской Федерации устанавливает Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07098г.№146-ФЗ, принятый Государственной Думой 16.07.98г.

Под налогом понимается обязательный, индивидуально безвозмездный платеж, взимаемый с организаций и физических лиц в форме отчуждения принадлежащих им на праве собственности, хозяйственного ведения или оперативного управления денежных средств в целях финансового обеспечения деятельности государства или муниципальных образований.

Налоговый учет материальных расходов следует вести, основываясь на тех же первичных документах, что используются в бухгалтерском учете. К ним прежде всего относятся расчетные и сопроводительные документы, которые выдают поставщики материалов: платежные поручения, счета, товарно-транспортные накладные, спецификации и сертификаты и т.д.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» используют типовые формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71 А, например, приходный ордер (форма № М-4), акт о приемке товаров (форма № М-7), накладную (форма № М-И), накладную на отпуск материалов на сторону (форма М-15), карточку учета материалов (форма № М-17). Для целей налогового учета в эти формы первичных документов вводятся дополнительные реквизиты. Например, вводятся дополнительные графы и отдельно указывается стоимость материалов, которая будет использоваться при расчете налога на прибыль.

Для расчета суммы материальных расходов, определяется стоимость материальных ценностей, которые в эти расходы входят. Эта стоимость складывается из цены материалов и затрат на их приобретение, уплаченных посредническим организациям.

В целях налогообложения стоимость сырья и материалов отражается в налоговых регистрах, разработанные МНС России.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» по хозяйственным операциям заготовления материальных ценностей, кроме налога на прибыль исчисляют НДС, подоходный налог и все иные налоги от выручки; используя для формирования размера объектов налогообложения сумму оборотов по кредиту счета 90 «Продажи».

НДС по материальным ценностям на ООО «Элитстройцентр» учитывают на субсчете 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» счета. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Порядок учета НДС по материальным ценностям зависит от их назначения (на производственные нужды, непроизводственные нужды, в продажу, безвозмездную передачу).

В расчетных документах поставщиков по поступившим материальным ценностям отдельно выдается сумма НДС.

Сумму НДС ООО «Элитстройцентр»отражают по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость», по субсчету «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам», с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В зависимости от направления расхода материальных ценностей сумма НДС, учтенная на субсчете 19-3, подлежит зачету в счет платежей ООО «Элитстройцентр» НДС в бюджет (при использовании материальных ценностей на производственные нужды) или списанию на счета реализации (при продаже) и соответствующих источников покрытия (при безвозмездной передаче).

По товарам, работам и услугам, использованным при изготовлении продукции и осуществлении операций, которые освобождены от НДС, суммы НДС, уплаченные поставщикам, зачету не подлежат, а относятся на счета издержек производства и обращения ООО «Элитстройцентр».

При использовании материальных ресурсов для непроизводственных нужд сумму НДС, приходящуюся на эти ресурсы, списывают с кредита счета 19 (субсчет 3) в дебет источников покрытия непроизводственных затрат, на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

При продаже материальных ресурсов приходящуюся на проданные материалы долю НДС списывают с кредита субсчета 3 счета 19 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Налог на доходы физических лиц исчисляется в случае, если ООО «Элитстройцентр» приобретает материальные ценности по договорам купли-продажи. Тогда в договорах должны быть отражены необходимые реквизиты: фамилия, имя, отчество продавца, его паспортные данные, адрес постоянного места жительства, а также факт регистрации физического лица в качестве предпринимателя.

ООО ведет учет расчетов с физическими лицами при приобретении у них материальных ценностей, для того чтобы иметь данные о совокупных выплаченных суммах с налога года, обеспечивающих правильное исчисление и удержание подоходного налога.

Итак, налоговый учет хозяйственных операций по материальным ценностям на предприятии осуществляется согласно Налоговому кодексу Российской Федерации с применением типовых форм первичной документации.

2.5 Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии ООО

«Элитстройцентр»

В условиях рыночной экономики благополучие любого предприятия зависит от правильной организации системы управления. Правильно организованная система управления дает возможность не только выявить отклонения от принятых и утвержденных правил, процедур, законоположений, но и дать оценку причинам этих отклонений и сформировать необходимые управляющие воздействия. Комплексное решение этих задач невозможно без широкомасштабного использования современных средств вычислительной техники и программного обеспечения. Внедрение системы компьютерной обработки данных, как правило, предполагает существенное сокращение управленческого и контрольного персонала путем передачи его функций персоналу, обслуживающему систему.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» для учета применяется конфигурация «1.С: Бухгалтерия. Версия 7.7».

Пакет информации по управлению материальных ценностей для всех работ имеет один вход. Взаимодействие с пакетом начинается с парольной защиты, которая проверяет санкционированный доступ пользователя для выполнения операций. Пользователями данной программы являются главный бухгалтер, зам.гл.бухгалтера, бухгалтер материального отдела, кассир, бухгалтер по налогам, бухгалтер-расчетчик и планово-экономический отдел.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» персональные компьютеры объединяются в локальные сети. Это позволяет сотрудникам обмениваться информацией.

Для учета материальных ценностей реализуются следующие операции: ввод с документов по приходу, расходу и перемещению материалов; накопление и распределение отклонений; получение ведомостей аналитического учета, инвентаризационных описей, движения материальных ценностей; синтетического учета.

Организация учета материальных ценностей на предприятии зависит от того, где размещаются автоматизированные рабочие места - в структурных подразделениях (где осуществляется документирование операций) или только в бухгалтерии.

На предприятии ООО «Элитстройцентр» рабочие места автоматизированы только в бухгалтерии. Программный комплекс автоматизированного рабочего места в бухгалтерии обеспечивает автоматизацию следующих функций:

- контроль и вычислительную обработку первичных документов, принятых от материально ответственных лиц;

- систематизацию и обобщение данных аналитического учета;

- формирование и распределение отклонений от учетных цен материалов;

- отображение информации.

Операции по движению материальных ценностей выполняются работниками подразделений организации и оформляются типовыми междуведомственными или специализированными формами. Бухгалтерский персонал осуществляет контроль за правильностью оформления документации.

Поскольку на предприятии ООО «Элитстройцентр» работа не предусматривает организацию АРМ на складах, неавтоматизированными остаются следующие функции:

документирование хозяйственных операций по движению материалов;

аналитический учет материальных ценностей по количеству на складах в соответствии с порядком хранения материалов;

отображение выходной информации по складу;

- сверка данных складского учета с данными бухгалтерского учета.

Материально ответственное лицо периодически сдает первичные документы и их реестр работнику бухгалтерии. Принятые документы подвергаются контролю. В установленные сроки материально ответственное лицо сверяет данные складского учета с данными бухгалтерского учета.

К основным документам, отражающим переменную информацию, относятся: приходный ордер, акт о приемке материалов, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, накладная на внутреннее перемещение, накладная на отпуск материалов на сторону, акт на списание материальных ценностей.

Взаимосвязь документов переменной информации с документами базы данных можно представить в виде схемы

Выходная информация отображается на бумажном носителе и на видеограмме. На бумажном носителе выводится фрагмент ведомости с дисплея.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета материальных ценностей целесообразно обеспечить автоматическую сверку данных складского и бухгалтерского учета. Такую возможность можно реализовать при автоматизации складского учета.

При автоматизации склада снижается трудоемкость процесса и повышается достоверность. Системы компьютерной обработки данных не допускают технических и счетных ошибок, и в этом смысле они значительно «аккуратнее», чем ручные системы. Отсутствие автоматизированного рабочего места на складе предприятия также осложняет работу кладовщика, осуществляющего приход и расход материальных ценностей и работу бухгалтера материального отдела, который затрачивает много времени на обработку документации.

Таким образом, отсутствие автоматизации на складе ООО «Элитстройцентр» является большим недостатком. Поэтому, руководству предприятия необходимо решить вопрос об автоматизации склада, это позволит сократить затраты рабочего времени на обработку информации и улучшить качество учета материальных ценностей. Организация внутреннего контроля хранения товарно-материальных ценностей.

Глава 3 Организация внутреннего контроля хранения товарно-

материальных ценностей

3.1. Цели внутреннего контроля, основные направления и процедуры

внутреннего контроля

Цели внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:

* минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,

порчи, непроизводительного расходования;

* обеспечение эффективного взаимодействия с отделами сбыта, снабжения и производственными отделами.

Преимущественные направления внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:

* должны приниматься меры, снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;

* должны быть гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;

* должно быть обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;

* в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы должны быть отражены в правильной оценке;

* должно быть достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.

Основные направления внутреннего контроля снабжения заключаются в следующем:

· Должны приниматься меры, предупреждающие возникновение кредиторской задолженности в отношении товаров, покупка которых не была санкционирована;

· Кредиторская задолженность не должна отражаться до момента получения товаров и предоставления услуг;

· Санкционированная (и только санкционированная) кредиторская задолженность должна соответствующим образом анализироваться и отражаться;

· Необходимо производить разделение обязанностей между лицами, выполняющими следующие функции; заказ товарно-материальных ценностей, их закупка, получение и приемка и окончательная оплата; главная цель такого разделения обязанностей - предупреждение злоупотреблений в результате сговора.

Сфера запасов обширна и зачастую сложна. Поэтому приведенное здесь описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов:

* внутренний контроль МПЗ;

* заказ МПЗ;

* получение МПЗ;

* регистрация МПЗ;

* хранение запасов;

* отпуск МПЗ в производство.

1. Внутренний контроль МПЗ

1. Операции с запасами и незавершенным производством представляют особую важность для большинства предприятий.

По традиции служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов. Однако в последнее время внимание все в большей степени обращается на увеличение выгодности основного и вспомогательного производств.

Роль внутреннего контроля при анализе складских операций наиболее важна для оценки эффективности системы повторных заказов, обеспечения сохранности запасов и незавершенной продукции, обеспечения эффективности анализа отклонений, являющегося основным видом контроля за себестоимостью продукции.

2. Большинство предприятий и организаций нашей страны, в том числе и исследуемое применяют оперативно-бухгалтерский метод учета материалов с использованием современной вычислительной техники.

Этот метод характеризуется:

* оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;

* осуществлением систематического контроля работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета;

* предоставлением бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского

учета;

* осуществлением бухгалтерского учета материальных ценностей в

денежном выражении по учетным ценам (плановой себестоимости, планово-расчетным ценам, оптовым ценам) в разрезе синтетических счетов,

субсчетов, мест хранения -- складов и кладовых (материально ответственных лиц) и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ -- также в разрезе номенклатурных номеров;

* систематическим подтверждением органической связи между

оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

При этом основными задачами учета МПЗ, решить которые позволяет оперативно-бухгалтерский метод, являются:

* правильное и своевременное документальное отражение операций

и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;

* контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех

этапах их движения;

* контроль за соблюдением установленных норм запасов;

* систематический контроль за использованием материалов в

производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;

* своевременное выявление ненужных и излишних материалов

для их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.

3. Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью МПЗ являются:

* наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;

* размещение материалов по секциям складов, а внутри них -- по отдельным группам и типо-, сорто- размерам материалов (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;

* оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое освидетельствование и клеймение;

* внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;

* сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

* организация, там где это необходимо и целесообразно, участков раскроя материалов;

* установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;

* определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

4. Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо:

* применять номенклатуры-ценники на материалы (п. 4 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). В целях улучшения учета целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов и видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;

* установить четкую систему документооборота и строгий порядок

оформления операций по движению материальных ценностей;

* проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;

* разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов;

* внедрять средства автоматизации учета.

5. Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). При наличии вычислительных машин целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.

Первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров.

Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы, надлежащим образом оформлены и должны иметь соответствующие подписи. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) -- на крупных.

6. Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливается руководителем предприятия (стройки) по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

На предприятиях может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии.

7. Вся документация, составленная при помощи компьютера на основании первичных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь наименование, определяющее ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, имеющихся в составленной механизированным способом документации, данным первичных документов.

8. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шрифтов).

Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов, кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.

Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная (параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт), по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество МПЗ (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.

Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).

При помощи компьютера составляются ведомости обобщенных данных о заготовленных предприятием (стройкой) материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков, об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти ведомости используются бухгалтерией для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом - для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетов с поставщиками.

2. Система заказов МПЗ

1. В идеале все заявки на материалы (товары) должны исходить из системы учета материалов (товаров), а не от персонала склада. Записи складского учета следует поддерживать на таком уровне, чтобы повторение заказов производилось автоматически, а не вручную (не должно быть заказа запасов).

2. Заявки на дополнительные поставки должны производиться на основе регулярного анализа минимальных уровней запасов, показывающих необходимость очередного заказа.

3. Заявки должны быть соответствующим образом утверждены.

4. Папки, содержащие невыполненные заявки на материалы (товары), должны регулярно проверяться для выявления задержки поставок.

5. Должно обеспечиваться эффективное разделение обязанностей между персоналом, ведущим складской учет, кладовщиками, отделом снабжения, транспортным отделом, отделом контроля производства и сбыта.

3. Система получения МПЗ

1. Для приемки МПЗ в каждом подразделении должно быть установлено только одно место. Это необходимо для того, чтобы свести к минимуму потери товаров и беспорядок при их поставках.

2. Полученные, но еще не принятые по количеству и качеству, а также прошедшие проверку, но не удовлетворившие установленным требованиям, МПЗ должны храниться на складе отдельно. Это разделение наилучшим образом достигается путем территориального разграничения, требующего дополнительной транспортировки к местам постоянного

хранения, что помогает избежать ошибок при проведении инвентаризации.

3. Последовательно пронумерованные приходные ордера на товар, прибывший на склад, должны составляться на каждую транспортируемую партию.

Ордера должны включать следующие реквизиты: дату получения, номер заказа, количество полученного товара (должны быть определены недостачи при транспортировке), описание товаров, идентификационный код партии или серии, идентификационный код бухгалтерской записи о запасах.

4. Должка существовать детальная инструкция о получении и приемке МПЗ. Должна быть выработана стандартная политика, определяющая объем выборки для проверки, процедуры проверки и действие персонала в случае, если по той или иной причине выявится несоответствие принятым стандартам поставок.

5. При необходимости весь отвечающий за приемку персонал должен быть специально обучен, например, для приемки вредных и летучих материалов или когда процесс приемки требует сложной научной проверки - степень чистоты (очистки), правильность градуирования или зараженность.

6. На забракованные товары должны заполняться последовательно нумеруемые формы (акты о приемке материалов). Копия формы должна использоваться при составлении претензии поставщику. Она посылается поставщику, уведомляя его об отказе от товара и о необходимости списания соответствующих сумм дебиторской задолженности.

В акте приемки должны быть подробно изложены все причины отказа от приемки (для последующих ссылок, что особенно полезно при выборе одного из двух поставщиков, предложивших одинаковые условия контракта).

7. для повышения эффективности производительности отдела снабжения уровень (%) заказов от товара должен тщательно исследоваться не реже одного раза в месяц. Некоторые предприятия действуют на основе так называемого принципа «точно В срок» (который позволяет свести к минимуму запасы материалов на складе) и требуют более оперативного контроля за уровнем отказов от товаров. Такой тип операций характерен для супермаркетов.

8. Поставщик всегда должен иметь полную информацию об отказе от товара и дефектах, возникших при его транспортировке. Должен осуществляться контроль за поставщиками, по поставкам которых имеются отказы в полном объеме. Своевременно должен производиться отказ от услуг таких поставщиков.

9. Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:

* зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

* проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;

* сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;

* акцептовать расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;

* передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза (перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером);

* передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.

В инструкциях предприятий может устанавливаться и иной порядок регистрации и прохождения расчетных документов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается наряд (или другой документ) и доверенность на получение материала.

10. Приемка материалов от транспортных организаций по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте.

Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу как руководства при приемке и оприходовании материалов.

При несвоевременном поступлении документов от поставщика распоряжением складу на приемку груза является транспортная накладная, на которой отделом снабжения делается соответствующая надпись.

11. На предприятиях должен быть установлен порядок оперативного

контроля за поступлением материалов, а также розыска своевременно не прибывших грузов.

12. Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика) на квитанции транспортного документа или, в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.).

13. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов

должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе

приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах.

Порядок такого контроля определяется предприятиями в зависимости от конкретных условий их деятельности и организации снабжения.

14. Все материальные ценности, прибывающие на предприятие, должны быть своевременно оприходованы соответствующими складами.

Если в интересах производства отдельные партии материалов целесообразно направить непосредственно в цех, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. При этом в приходных и расходных документах склада и цеха (участка) делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы цеху без завоза их на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в цехи, должен быть определен и оформлен приказом по предприятию.

15. Материалы, поступающие на склады предприятий (строек), должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их

ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах

16. Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.). В случаях, если материал (например листовое железо) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется -- в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.

4. Система хранения МПЗ

1. Все запасы и продукция, не завершенная производством, должны храниться в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.

2. Убытки МПЗ в большинстве случаев могут возникать в результате хищений, неэкономного расходования или небрежного хранения, устаревания или порчи, случайной гибели, чрезмерной стоимости хранения запасов.

3. Эффективными способами борьбы с хищениями, являются надежное место хранения, закрывающееся на замок и имеющее ограниченный

доступ; 24-часовая охрана (охранники, видеокамеры, сигнализация, сторожевые собаки): одинаковые процедуры приемки и отпуска МПЗ для

всех мест хранения: полная информация о том, где и какие запасы хранятся; обеспечение сохранности МПЗ при перемещении на другое место хранения; регулярные инвентаризации с подробным анализом недостач; страхование; отпуск МПЗ только по утвержденным заявкам; дополнительные меры к сохранности дорогостоящих предметов; процедуры проверки персонала: периодические проверки выполнения всех процедур, обеспечивающих сохранность МПЗ.

4. Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением МПЗ состоят в следующем:

* требуемое количество материалов должно быть определено, точно, а не приблизительно;

* необходимо подобрать квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;

* необходимо приобрести точное измерительное оборудование, исследовать альтернативные варианты использования материалов;

* производить утилизацию и переработку отходов дорогостоящих

материалов (серебра, золота, свинца);

* проводить четкую и определенную руководством политику в отношении отходов и побочных продуктов (независимое санкционирование, процедуры представления).

5. Для предотвращения случаев потерь МПЗ по причине устаревания, порчи, случайной гибели необходимо:

* создать систему пожарной сигнализации, приобрести пожарное

оборудование и набрать обученный персонал;

* соблюдать условия хранения МПЗ (температура, свет, влажность,

вентиляция);

* постоянно поддерживать эксплуатационные свойства МПЗ, что

особенно необходимо для их дальнейшей перепродажи (особенно транспортных средств, оборудования);

* соблюдать соответствие МПЗ принятым государством стандартам

и законодательным нормам;

* проверять срок годности МПЗ и готовой продукции;

* регулярно подсчитывать израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних МПЗ;

* проводить регулярное снижение цен на залежавшиеся товары до

цены их возможной реализации.

5. Система отпуска МПЗ

Под отпуском сырья, материалов, конструкций, деталей, топлива и полуфабрикатов в производство понимается передача этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках --для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же можно отнести и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.

При организации внутреннего контроля отпуска МПЗ следует учитывать ряд факторов.

1. Получение товаров и материалов со склада может осуществляться

только при наличии соответствующей санкции работника склада.

Должны быть обеспечены: ограниченный доступ к местам хранения; адекватный идентификационный показатель заказанных товаров; точные измерительные приборы, которые регулярно проверяются и поддерживаются в рабочем состоянии; соответствующие меры предосторожности при транспортировке опасных и изменчивых материалов.

2. Запасы со склада могут быть направлены: на производство; покупателю; в другое отделение/филиал; на испытания; для проведения выставок/рекламы или выброшены, уничтожены, возвращены поставщику.

На какую бы цель ни были использованы материалы или товары, на все должен быть утвержденный запрос.

3. Во избежание хищений и незаконного использования излишков

количество заказанных со склада материалов должно быть точно оценено. Ответственность, а такие злоупотребления возлагается на подателя заявки. Посредством анализа альтернативных вариантов неэкономное расходование материалов должно быть выявлено. Излишки материалов, не возвращенные на склад, должны определяться посредством внимательного осмотра производственной площади ответственным работником.

4. Все передачи материалов со склада должны быть соответствующим образом документированы; учтены в себестоимости: на финансовых счетах и в записях о движении и остатках товарно-материальных ценностей.

5. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.

6. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу. Отпуск складами материалов на производство осуществляется только выделяемым для их получения работникам цехов, хозяйств, отделов, строительно-монтажных участков.

7. Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.

8. Отпуск цехам, хозяйствам и участкам материалов, потребность в которых возникает периодически, должен осуществляться по требованиям. Отпуск материалов с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается производить без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом,

размером, развесом и т.п.

9. Всякий сверхлимитный отпуск материала на производство и замену материалов следует оформлять выпиской специального требования.

К сверхлимитному отпуску материала относятся: дополнительный отпуск материала при перевыполнении цехом производственной программы, дополнительный отпуск на покрытие перерасхода материала, на возмещение брака и др.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускается только по разрешению директора предприятия (руководителя организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.

10. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.

Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта. Состав комиссии определяется приказом руководителя предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

11. Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха

(участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия

(стройки) следует оформлять составлением накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой на основании распоряжения отдела снабжения, или лимитными картами (ведомостями учета использования лимита) при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов. При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственным лицом цеха (участка), сдающего ценности (если неиспользованные материалы были ранее получены не по лимитной карте).

Материалы, полученные со склада представителем цеха (участка), должны быть полностью сданы им в кладовую. Эта сдача подтверждается распиской кладовщика (прораба, мастера) на документах.

В целях сокращения количества первичных документов и при наличии вычислительных машин внутреннее перемещение материалов между базисными складами и цеховыми кладовыми допускается оформлять непосредственно на карточках складского учета. При этом получатель расписывается в карточке отпустившего материал, а отпустивший -- в карточке получателя. В карточке получателя указывается лимит отпуска на месяц. По окончании месяца эти карточки с согласия материально ответственных лиц передаются на МСУ для соответствующей обработки.

12. Отпуск материальных ценностей на сторону государственным и кооперативным предприятиям и организациям производится в соответствии с действующим законодательством.

Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Порядок оформления пропусков, возврата их в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии устанавливается распоряжением и внутренней инструкцией предприятия.

3.2. Инвентаризация как способ фактического контроля материалов

Инвентаризация имущества - элемент метода бухгалтерского учета является действенным средством внутреннего контроля.

Как следует из текста пункта 21 Методических указаний инвентаризация запасов проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее первого октября отчетного года).

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризации определены статьей 12 Закона о бухгалтерском учете и пунктами 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49 (далее Указания). В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств, проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Нетрудно убедиться, что цели инвентаризации, сформулированные в Методических указаниях, несколько отличаются, хотя, по существу, являются почти идентичными.

Указывать в учетной политике организации обязательность проведения инвентаризаций в случае, перечисленных выше (кроме проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности), необязательно. Однако в учетной политике должен быть определен список материально-ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна. Кроме того, в учетной политике на каждый год на автобазе определяется состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций (по видам инвентаризуемого имущества), а также дата начала инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Целесообразно остановиться на некоторых практических рекомендациях, выполнение которых целесообразно при инвентаризации материально-производственных запасов вообще и материалов в частности.

Следует иметь в виду, что все МПЗ должны находиться в подотчете материально ответственных лиц. Исключение составляют материалы в пути . При проверке следует обратить внимание на дату выдачи МПЗ под отчет. Если выдача материалов связана с производством каких-либо работ, то особое значение приобретает проверка правильности и своевременности оформления документов на списание материалов и имущества. Если на момент инвентаризации акты списания или другие подобные документы установленным порядком не оформлены, а сроки проведения работ истекли, как правило, имеет место недостача МПЗ. Если же сроки окончания работ точно не определены, то за разумный срок в большинстве случаев можно принимать окончание определенного сезона (например, материалы, выданные для производства работ по защите путей от снега, в декабре не могут не быть израсходованы и оформлены списанием).

На материалы и другие МПЗ, находящиеся в пути, отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, а также на МПЗ, находящиеся на складах других организаций, следует составлять отдельные описи. Это требование закреплено в пункте 3.21 Указаний. Но, если вспомнить, что инвентаризации проводятся по местам хранения и подотчетным лицам, то данное требование является очевидным.

Нормативные документы требуют проводить инвентаризацию в порядке расположения ценностей в помещении. При этом целесообразно применять один подход к понятию "порядок расположения". На практике на автобазе применяется единый метод "справа налево, сверху вниз". Применяя единый подход к организации пересчета можно свести к минимуму вероятность просчета или пропуска отдельных стеллажей, полок и других мест хранения.

Достаточно распространенной является практика назначения в инвентаризационные комиссии одних и тех же должностных лиц на протяжении ряда (до десяти и более) лет. Это так же можно считать ошибкой и следует рекомендовать регулярную ротацию состава комиссий. Здесь дело не в моральных качествах членов комиссий и возможности их сговора с материально ответственным лицом, а в необходимости свежего взгляда, который может выявить недостатки в организации хранения и инвентаризации, на которые другие члены комиссии уже не обращают внимания в силу их систематичности.

При проверке актов на списание любых видов имущества, если при этом приходуются материалы от ликвидации (демонтажа, разборки, распорки), проводится оценка полноты оприходования МПЗ. Особенно важным это является при списании приборов и другого имущества, имеющего составные части с содержанием драгоценных металлов.

Кроме того, Методические указания устанавливают обязательность проведения отдельных проверок состояния и наличия запасов в рамках организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации.

Порядок проведения проверок, в том числе, определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

При организации работы по проведению инвентаризаций и проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). Так как количество и расположение материальных складов имеет непосредственное отношение к организации бухгалтерского учета, целесообразно при разработке учетной политики организации, указать, какие склады организации имеют статус самостоятельных, а также определить перечень документов, возникающих при организации складского учета и его взаимодействии с бухгалтерским, должностных лиц, ответственных за составление таких документов, сроки их составления и представления.

Пунктом 25 методических указаний установлено, что в том случае, когда склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенных работ (незавершенного строительства) в соответствующем структурном подразделении. Это обстоятельство следует учитывать при определении сроков проведения инвентаризаций отдельных видов имущества. В частности, ввиду большой номенклатуры и количества материалов, их инвентаризацию целесообразно начинать не позднее 1 октября отчетного года (с тем, было время для обработки результатов инвентаризации). В то же время, оценка объемов и стоимости незавершенного производства имеет практический смысл тогда, когда проводится непосредственно перед оформлением заключительных оборотов. В этой ситуации имеется только один выход - при проведении инвентаризации только в тех складах и кладовых, материалы с которых списываются на производство. Здесь имеются в виду склады и кладовые, расположенные непосредственно на строительных площадках, а не на центральном складе.

Порядок работы и объем функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию целесообразно установить в специально разработанном и утвержденном положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учетной политике организации.

При разработке такого положения необходимо учесть, что комиссия должна выполнять комплекс работ, который должен как минимум, включать следующие элементы:

выявление фактического наличия запасов;

сопоставление фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета;

документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям, предусмотренным в договорах;

определение причин списания запасов и возможности использования отходов.

Учитывая большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия .

В состав комиссии в автобазе включены представители: заместитель руководителя организации; бухгалтер, ведущий материальный учет; бухгалтер, который по своим функциям с учетом запасов не связан; юрист; мастер строительного участка.

При проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов бухгалтерская служба выполняет следующие функции: осуществляет контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризации; требует сдачу материалов инвентаризаций в определенные приказам сроки; следит за своевременным завершением инвентаризации и документальным оформлением их результатов; отражает на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации излишки приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты.

Недостачи и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя учетную цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу.

В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета запасов - в части учетной цены запаса и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 16 "Отклонения в стоимости материалов".

При проведении инвентаризации материалов на первое октября 2003 года на автобазе выявлена недостача двигателей на сумму 200 тыс. рублей и порча в результате нарушения температурно-влажностного режима (из-за хранения под открытым небом). Фактическая себестоимость приобретения испорченных материалов - 50 тыс. рублей, цена возможного использования (в качестве топлива) 5 тыс. рублей. Размер ТЗР - 40 тыс. рублей (20% от стоимости материалов). В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 10-1 «Сырье и материалы» - 200 тыс. руб. - на сумму стоимости недостающих материалов;

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 10.1-1 «Транспортно-заготовительные расходы» - 40 тыс. руб. - на сумму отклонений в стоимости недостающих материалов (ТЗР);

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 10 «Сырье и материалы» - 50 тыс. руб. - на сумму стоимости испорченных материалов;

Дебет счета 10 «Сырье и материалы» субсчет Кредит счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - 5 тыс. руб. - на сумму стоимости испорченных материалов, оприходованных по цене возможного использования;

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 10.1-1 «Транспортно-заготовительные расходы» - 9 тыс. рублей ((50-5)х20%) - на сумму ТЗР в части, относящейся к стоимости испорченных материалов. В данном случае списанию подлежит не вся сумма ТЗР, относящаяся к испорченным материалам, а к их стоимости, скорректированной на стоимость оприходованных материалов. При отражении в учете недостачи необходимо начислить НДС на стоимость недостающих материалов проводкой Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 68-3 «Расчеты по НДС»- 48тыс.руб.

Согласно ст.250 п.20 НК РФ внереализационным доходом признается стоимость излишков товарно-материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

Ст.265 Налогового кодекса позволяет отнести к внереализационным расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Поскольку виновники убытков по недостачам не установлены, следует в целях налогообложения учесть всю сумму прибыли, полученную в результате выявления излишков производственных запасов. Убытки по результатам инвентаризации не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Как следует из текста пункта 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001г № 119 н инвентаризация запасов проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно :

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально-ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации и ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В ходе проведения аудиторской проверки аудиторы могут сами проводить инвентаризацию или наблюдать за процессом ее проведения. Главный бухгалтер должен проверить и оценить результаты инвентаризации материальных ценностей. Для этой цели используются инвентаризационные и сличительные ведомости, проводится анализ содержащихся в них данных и на их основании делается общая оценка этой работы. При выявлении отклонений фиксируются замечания и неточности, которые должны быть исправлены.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьей 12 Закона о бухгалтерском учете и пунктами 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г № 49.

В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств, проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. В приложении к учетной политике ООО «Элитстройцентр» определен список материально-ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна, кроме того на каждый год определяется состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций, а также дата начала инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (1 октября).

На материалы, находящиеся в пути и на складах других организаций составляются отдельные описи.

Как показывает практика проведения инвентаризации на автобазе применяется единый метод пересчета- «справа налево, сверху вниз», таким образом сводится к минимуму вероятность просчета или пропуска отдельных стеллажей, полок и других мест хранения.

Кроме того, на предприятии обязательно проводятся отдельные проверки состояния и наличия запасов в рамках организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным группам материально-производственных запасов в местах хранения и эксплуатации. Особенности организации ремонтных работ, расположение материальных складов имеет непосредственное отношение к организации бухгалтерского учета и определению какие склады имеют статус самостоятельных. Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам утверждается руководителем предприятия по представлению главного бухгалтера.

При проведении инвентаризации незавершенного производства в цехах (перед оформлением заключительных оборотов) проводится дополнительная инвентаризация в тех складах и кладовых, материалы с которых списываются на производство, т.е. склады, расположенные непосредственно в цехах.

Пунктом 28 Методических указаний определены обязанности бухгалтерской службы при проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов.

Перед проведением инвентаризации последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, не завизированы председателем комиссии.

Инвентаризационные описи заполняются машинописным способом, а в случае расхождений - исправления вносятся вручную, т.е. производится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием запасов а не наоборот. В описях, после утверждения результатов инвентаризации, имеются незаполненные строки.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница списывается порядком, установленным для списания сумм недостачи - в данной организации разница относится на виновных лиц.

Исключительное право принятия решения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета предоставлено только руководителю организации.

Внешний контроль в организации осуществляют контролирующие органы - ИФНС РФ. Налоговый контроль проводится в форме выездных и камеральных проверок.

Заключение

Основным нормативным актом, регулирующим порядок учета материально-производственных запасов, является Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. №44н. Указанное положение является элементом целой системы нормативного регулирования бухгалтерского учета, которая устанавливает методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах организует бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в соответствии с Законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ, Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ( утвержденным приказом МФ РФ от 6.07.,99г. № 43н), «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утвержденным приказом МФ РФ от 29.07,98г. № 34-н) и Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкцией по его применению» (утвержденных приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н),а также действующими Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ).

Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией являющейся его самостоятельной службой, возглавляемой главным бухгалтером.

В своей деятельности бухгалтерия руководствуется действующими законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ. Краткая экономическая характеристика хозяйственно- финансовой деятельности приведена в таблице 1

Анализ показателей хозяйственной деятельности показал, что предприятие работает стабильно, наиболее значимым фактором успешности является увеличение объема работ за счет заключения договоров как со строительными организациями, так и с физическими лицами.

В организации составляет бухгалтерскую отчетность, отражающую состав имущества и источники его формирования Информация, содержащаяся в бухгалтерской отчетности, основывается на данных синтетического и аналитического учета.

В качестве единицы бухгалтерского учета материально-производственных запасов на автобазе применяется номенклатурный номер, который разрабатывается организацией в разрезе наименований материалов.

В бухгалтерском учете материально-производственные запасы отражаются по фактической себестоимости.

Согласно учетной политики бухгалтерского учета учет материалов ведут с использованием счета 10 «Материалы».На предприятие часть материалов поступает от иногородних поставщиков, поэтому в бухгалтерском учете отражаются операции по неотфактурованным поставкам и материалам в пути. В соответствии с п.26 ПБУ 5/01 МПЗ в пути принимаются к бухгалтерскому учету на дату перехода права собственности в оценке, установленной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости.

Руководителем установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск МПЗ, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также сохранность вверенных им материальных ценностей. Складской учет ведется сортовым способом с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 9.08.99 г. №66. В автобазе оборудование к установке учитывается на складе в специальном журнале учета поступающих грузов (форма № МХ-4)). Записи производятся на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке.

Метод аналитического учета МПЗ предусматривает порядок и последовательность ведения учета, взаимосвязку показателей. В бухгалтерии этот учет ведут оперативно-бухгалтерским (сальдовым ) методом, на 1 число каждого месяца бухгалтер получает машинограмму с остатками товаров по сортам и наименованиям.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности, ранее учитываемые как МБП, теперь учитываются на счете 10 "Материалы". Так как этот вид материалов используется в производстве в течение определенного времени, то имеет особенности учета при передаче в эксплуатацию.

По приказу руководителя проводятся инвентаризации плановые и внезапные постоянно действующей комиссией. На автобазе осуществляется контроль за сохранностью МПЗ в местах хранения и на ремонтных участках, использование ГСМ, систематически осуществляется контроль за выявлением излишков и неиспользуемых МПЗ. Своевременно осуществляются расчеты с поставщиками и контроль за МПЗ, находящимися в пути, неотфактурованными поставками. Вместе с тем, в работе выявлены недостатки:

1.поступившие на предприятие материалы без сопроводительных документов (счета-фактуры) были занесены в книгу покупок, НДС был выставлен к зачету из бюджета;

2.последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, не завизированы председателем комиссии;

3.инвентаризационные описи заполняются машинописным способом, а в случае расхождений - исправления вносятся вручную, т.е производится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием запасов, а не наоборот;

в описях, после утверждения результатов инвентаризации, имеются незаполненные строки.

В целях недопущения ошибок по исчислению НДС бухгалтеру материального стола рекомендуется перед составлением квартальной отчетности проводить сверки счетов-фактур и отслеживать обоснованность занесения данных в книгу покупок. Так как учет на предприятии автоматизирован предлагается вести учет материалов с применением счетов 15 и 16. Этот способ позволяет наглядно формировать в рамках системы бухгалтерского учета показатель снабженческо- заготовительных расходов, что дает возможность оперативно анализировать удельный вес таких расходов в себестоимости заготовленных материалов и принимать меры по ее снижению. Применение счета 15 предполагает разработку учетных (планово-расчетных цен) по всей номенклатуре приобретаемых материалов, ведение учета с применением счетов 15 и 16 возможно при наличии сетевых компьютеров.

При проверке актов на списание любых видов имущества, если при этом приходуются материалы от ликвидации, следует проводить оценку полноты оприходования МПЗ.

Списание строительных материалов следует подтверждать актами о расходе материалов ( на ремонтные работы).

Повысить контроль за своевременностью отражения в учете операций по расходованию материалов.

Выполнение предложенных мер позволит совершенствовать бухгалтерский учет материально-производственных запасов, повысит уровень обеспеченности руководства предприятия информацией, необходимой для принятия управленческих решений в целях эффективности работы предприятия.

Библиография

Гражданский Кодекс Российской Федерации, часть I (Федеральный Закон Российской Федерации «О введении в действие части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» от 30.11.94 г. № 51-ФЗ).

Гражданский Кодекс Российской Федерации, часть II (Федеральный Закон Российской Федерации «О введении в действие части второй Гражданского кодекса Российской Федерации» от 26.01.96 г. № 14-ФЗ).

Налоговый кодекс Российской Федерации (Часть первая) (Федеральный закон Российской Федерации № 146-ФЗ от 31.07.98 г.) - с. 55.

Налоговый Кодекс Российской Федерации. Часть вторая (Федеральный закон Российской Федерации № 117-ФЗ от 05.08.2000 г.).

Федеральный Закон Российской Федерации «О бухгалтерском учёте» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ, с изменениями и дополнениями.

Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.98 г. № 34н. - с. 3.

Положение по бухгалтерскому учёту № 1/98 «Учётная политика организации», утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 09.12.98 г. № 60н.

Положение по бухгалтерскому учёту № 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.07.99 г. № 43н.

Положение по бухгалтерскому учёту № 9/99 «Доходы организации», утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.05.99 г. № 32н.

Положение по бухгалтерскому учёту № 10/99 «Расходы организации», утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.05.99 г. № 33н.

Положение по бухгалтерскому учёту № 5/01 «Учёт материально-производственных запасов», утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 09.06.01 № 44н.

Методические рекомендации по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации, утверждены приказом Министерства по налогам и сборам Российской Федерации № БГ-3-03/447.

Методические рекомендации по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждены письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-

Методические рекомендации по формированию и применению свободных цен и тарифов на продукцию, товары и услуги, утверждены Министерством экономики Российской Федерации 06.12.95 г. № СИ-484/7-982. - с. 3, 5.

Голощапова А. И., Коське М. С. Экспресс-анализ финансового состояния организации: учебное пособие для студентов учётно-финансового факультета. - Оренбург: ООО «Агентство «ПРЕССА», 2000.

Ковалёв А. И., Привалов В. П. Анализ финансового состояния предприятия., 2-е изд. - М.: Центр экономики и маркетинга, 2005.

Ковалёв В. В. Финансовый анализ: Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчётности. - М.: Финансы и статистика, 2006.

Козлова Е. П., Бабченко Т. Н., Галанина Е. Н. Бухгалтерский учёт в организациях. - М.: Финансы и статистика, 2005.

Коробецкая И. П. «Когда нужно восстанавливать НДС». Российский налоговый курьер. Российский налоговый курьер № 5, март 2005.

Крейнина М. Н. Анализ финансового состояния и инвестиционной привлекательности акционерных обществ в промышленности, строительстве и торговле. - М.: ДИС, 2005.

22. Леонтьева Ж.Г. Гладких О.П Бухгалтерский и налоговый учет доходов и расходов коммерческих организаций Прайм-Эдвайс Аудиторско-консалтинговая группа.2006.

23. Лысенко М.М Налог на добавленную стоимость по собственному строительству.-«Все для бухгалтера». 1(193).2007.

23.Рязанцева Н. А., Рязанцев Д. Н. 1С: Предприятие. Бухгалтерский учёт. Секреты работы. - Спб.: БХВ - Петербург, 2005.

24. Пошерстник Е.Б. Документооборот в бухгалтерском учете.-М.: Издательский дом Герда, 2001.-320 с.

25. Подольский В.И. Аудит.- М.:Издательство Мастерство, 2005.-255с.

26. Римов А.В. Новое в учете материально-производственных запасов//Главбух,-2005.-№ 15.-С.23-26

27.Учетная политика для целей налогового учета// Практический журнал для бухгалтера и руководителя «Главная книга»,-2006..

28. Шишкин В.Ю. Обмен имуществом //Главбух,-2006.-№ 9.-С. 16-20

29.Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник.-5-изд.,перераб и доп.-М.: ИНФРА-М, 2006.-448с- (Высшее образование).

30. Яковлев А.С. Учетная политика организации на 2006 год // Главбух,- 2007.-№2.-С. 12-27

31. Шеремет А. Д., Негашев Е. В. Методика финансового анализа. - М.: ИНФРА-М, 2004г.

32 Шеремет А. Д., Суйц В. П. Аудит: Учебник - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2006. - (Серия «Высшее образование») - с. 23

33. Чая В.Т Концептуальные проблемы адаптации международных стандартов финансовой отчетности в России. «Все для бухгалтера» 24 (216).2007.

34. Чепина И.Б. Налоговый учет в программе «Турбо Бухгалтер» // Российский налоговый курьер, 2005, № 23. - с. 72 - 73.

35. Черник Д.Г., Починок А.П., Морозов В.П. Основы налоговой системы. - М.: ЮНИТИ, 2005. - 511 с.

38. Школьникова И. «Галактика» на выставке « Бухгалтер и аудит 2006»: некоторые итоги. // Экономика и жизнь, 2006 - январь.

39. Штогрин С. И. Проще налоги - больше сборов. // Российский налоговый курьер, 2005, № 16. - с.15 - 17.

40. Юткина Т.Ф. Налоги и налогообложение. - М.: ИНФРА - М, 2005.

41. Яковлев А.С. Учетная политика организации на 2007 год // Главбух,- 2007.-№2.-С. 12-27

Доля материальных затрат в составе затрат по обычным видам деятельности ООО «Элитстройцентр»

2004 год

2005 год

2006 год

Пересчет показателей хозяйственно-финансовой деятельности

ООО ««Элитстройцентр»» за 2004-2006 гг.

(тыс. руб.)

Пересчет показателей осуществлен при помощи индексов потребительских цен и тарифов на товары и услуги по Оренбургской области:

Страницы: 1, 2