Культура речи

p align="left">Кроме того, каждая из стилевых разновидностей научного и научно-технического стиля может быть дифференцирована по отношению к конкретным видам науки (биология, геология, история, этнография и т.д.). При этом возникают различия как лексического характера, так и проявляющиеся в ряде языковых особенностей. Такие стилистические разновидности имеют ещё более тонкую дифференциацию: учитывают жанр и способ изложения. В зависимости от жанра научный стиль может реализовываться в диссертациях, монографиях, рефератах, статьях, отчетах, научной информации и т.д. Дополнительную вариативность этот стиль приобретает в связи со способом изложения: описанием, повествованием, рассуждением. Причем, те или иные стилистические разновидности отличаются друг от друга и в зависимости от авторской индивидуальности несут на себе её черты.

Как видим, стилевая дифференциация связана с действием большого числа нелингвистических факторов. Без их учёта осуществить её практически невозможно. Эти факторы, влияющие на выделение частных стилистических особенностей, неравнозначны по их роли в процессе стилеобразования. К тому же, не все факторы, воздействующие на речь, могут быть отнесены к стилеобразующим. Многие лингвисты считают, что выработка стиля базируется на принципе выбора необходимых языковых средств, но некоторые, скажем, индивидуальные факторы (пол, возраст и т.д.) исключают у автора того или иного высказывания возможность такого выбор

Каждый функциональный стиль имеет свои нормы. Эти нормы называются стилистическими, нарушение их является причиной стилистических ошибок. (Например: "Девочка, ты по какому вопросу плачешь?")

Функциональные стили обладают своими особенностями использования общелитературной нормы, он может существовать как в письменной, так и в устной форме. Каждый стиль включает в себя произведения разных жанров, которые имеют собственные особенности.

Чаще всего стили сопоставляются на основе присущего им словоупотребления, так как именно в словоупотреблении наиболее ярко проявляется различие между ними. Однако и грамматические характеристики здесь немаловажны, например, стиль многих текстов бульварной прессы должен определяться как публицистический во многом на основе синтаксического строя; в области же словоупотребления мы можем увидеть как разговорные, так и вообще внелитературные (просторечные, жаргонные) единицы. Поэтому при создании произведения, относящегося к определенному стилю, следует соблюдать не только лексические нормы стиля, но и морфологические и синтаксические нормы.

Разговорный стиль связан со сферой непосредственного бытового общения. Для этой сферы характерна преимущественно устная форма выражения (кроме частной переписки бытового характера), а значит, большая роль интонации и мимики. В бытовом общении отсутствуют официальные отношения между говорящими, контакт между ними - непосредственный, а речь - неподготовленная. В разговорном стиле, как и во всех остальных, широко употребляются слова нейтральные (лежать, синий, дом, земля, налево), но не употребляются слова книжные. Нормативно использование слов с разговорной стилистической окраской (балагурить, тараторить, раздевалка, шумиха, вконец, недосуг, этакий). Возможно употребление эмоционально-оценочных слов: ласкательных, фамильярных, сниженных (котик, бахвалиться, безголовый, втесаться), а также слов со специфическими оценочными суффиксами (бабуля, папочка, солнышко, домище). В разговорном стиле активно употребляются фразеологизмы (ударить по карману, валять дурака, от горшка два вершка). Часто употребляются слова, образованные с помощью стяжения словосочетания в одно слово или длинного сложного слова в слово укороченное (неуд, нал, коммуналка, неотложка, сгущенка, электричка).

Морфологическая норма разговорного стиля, с одной стороны, в общем соответствует общелитературной норме, с другой -- обладает собственными особенностями. Например, в устной форме преобладает именительный падеж - даже там, где в письменной он невозможен (Пушкинская, выходите7 Ребенок, посмотри), часто употребляются усеченные формы служебных слов (хоть, чтоб, что ль, уж). Норма употребления глагола позволяет образовывать не существующие в нормативной книжной речи формы со значением многократности (сиживал, говаривал) или, наоборот, однократности (толканул, долбанул). В разговорном стиле неуместно употребление причастий и деепричастий, которые считаются признаком книжной речи. Чаще образуется предложный падеж с окончанием -у (в отпуску), множественное числе с окончанием -а (выговора). Для синтаксиса разговорного стиля нормой является употребление таких предложений, в которых пропущен, но легко восстанавливается какой-нибудь компонент (Он назад Мне - неполную). Такие предложения называются эллиптичными. Преобладают простые предложения, часто используются слова-предложения (Ясно. Нет. Можно. Почему же?), а также междометия и междометные фразы (Вот еще! Мамочки! Ой! Эх ты!).

Официально-деловой стиль обслуживает сферу сугубо официальных отношений. Это стиль административно-канцелярской документации, законодательных актов, дипломатических документов. Для него характерна предельная конкретность содержания при абстрактности, типизированности, штампованности средств выражения. Официальной речи свойственна конкретность, стандартность изложения и характер предписания, долженствования. Это и определяет языковую норму стиля. На фоне нейтральных и общекнижных слов (работник, комиссия, контроль и бракосочетание, доминировать) употребляются слова и словосочетания, которые можно отнести к профессиональной (юридической, бухгалтерской, дипломатической и т. д.) терминологии, такие, как истец, вменять, подрядчик, налогоплательщик, декларация, извещение, докладная записка, тарифная сетка, арендная плата, федеральные органы, бюджетные учреждения, а также канцелярские штампы, употребление которых в официально-деловом стиле является не недостатком и тем более не ошибкой, а специальной стилистической нормой: надлежащий, вышеизложенный, в целях улучшения, вступить в силу, за истекший период, довести до сведения. Предельно сухой и нейтральный стиль изложения должен быть свободен не только от разговорных и тем более жаргонных или диалектных слои, но и литературных слов, обладающих эмоционально-экспрессивной окраской. В официально-деловом стиле часто употребляются сложносокращенные слова (СНГ, ГКО, Минсельхозпрод, АПК, СПбГУ, АО, МВФ) и существительные, образованные от глаголов (документирование, хранение, несоблюдение), поскольку для этого стиля характерно явное преобладание имени над глаголом.

Для официально-делового стиля характерно частое употребление глаголов в форме повелительного наклонения и в неопределенной форме в значении повелительного наклонения (освободить от арендной платы, установить ежемесячную доплату). Если глаголы употребляются в форме настоящего времени, они также имеют характер предписания iwkoh устанавливает, льгота не распространяется). Нормой считается использование так называемого логического, книжного синтаксиса: употребление повествовательных, двусоставных, полных предложений с прямым порядком слов; предложений, осложненных однородными членами, причастными и деепричастными оборотами; сложных предложений.

Публицистический стиль ориентирован, с одной стороны, на сообщение информации, а с другой - на воздействие на читающего или слушающего. Поэтому для него характерно сочетание экспрессивности (для максимального воздействия) и стандарта (для быстроты и точности передачи информации). Это стиль газетных и журнальных статей, интервью, репортажей, а также политических выступлений, радио- и телепередач.

Кроме нейтральных в публицистическом стиле часто употребляются слова оценочные и эмоциональные (амбиция, тоталитарный, пижонство, обывательщина, громила), слова в переносном значении (грязь в значении «безнравственность», грошовый в значении «мелочный», акцентировать в значении «вызывать на первый план»). Типичной для публицистики можно считать «политическую» лексику: президент, парламент, фракция, диссидент, депутат, патриот, общество, спикер, конституция. Используется в публицистическом стиле и высокая книжная лексика: дерзать, воздвигать, ознаменовать. Для этого стиля характерно употребление метафоры как способа оценки окружающей действительности, например «военных» метафор (мобилизовать, десант), «строительных» метафор («здание устаревшей политики», «подвалы культуры», «национальные квартиры»), «дорожных» метафор (политическое бездорожье», «корабль реформ», «поезд федерации»). В этом стиле употребляются также разговорные слова и фразеологизмы (размалевать, схлопотать, задним умом крепок, вешать лапшу на уши, с грехом пополам).

Морфологические нормы публицистического стиля во многом определяет возможность сочетания книжного и разговорного. Часто употребляются прилагательные и наречия с оценочным значением: серьезный, второстепенный, значительный, презрительно, великолепно). Ярко выраженная лич-ностность стиля определяет частотность личных местоимении. Часто используется настоящее время глагола (так называемое «настоящее репортажа»): «На полпути принимаю решение подниматься другим путем», «Начинаем осматривать окрестности» Наряду с настоящим - частотно прошедшее время: «Все и всегда писали только про любовь и войну», «Предложения поступали самого разного характера».

Синтаксические нормы публицистики связаны с необходимостью сочетания экспрессивности и информационной насыщенности: используются восклицательные предложения, вопросительные (в том числе риторические вопросы), повторы, изменение порядка слов в предложении для выделения какого-либо слова (Это политика близорукая).

В современной публицистике чрезвычайно частотны слова заимствованные, связанные с новыми экономическими, политическими, бытовыми, научно-техническими явлениями, такие, как брокер, дистрибьютер, инвестиция, импичмент, инаугурация, дианетика, киднеппинг, киллер, крупье, спонсор, рейтинг, дисплей. Переосмысляются термины различных областей знания, чаще всего экономические, политические, «компьютерные»: дикий рынок, консенсус, стагнация, банк данных. Интенсивно используется просторечная и жаргонная лексика, которая становится особым экспрессивным средством: совок, тусовка, разборка, чернуха, фанат, беспредел. Экспрессивным средством публицистики становится также религиозная лексика: вера, православие, праведник. Используются книжные слова, которые раньше были малоупотребительными; именно через публицистику возвращаются к нам полузабытые слова, такие, как милосердие, благотворительность. Однако публицистический стиль по-прежнему остается в основном стилем книжным, о чем свидетельствует не только словоупотребление, но и синтаксический строй - синтаксис публицистики ориентирован на книжность.

Научный стиль используется в сфере науки и техники. Научный стиль используется в сфере науки и техники. Главная задача научного стиля сообщение и логического доказательство истинности сообщаемого (информационно-аргументированная функция). В рамках научного стиля речи сформировались следующие подстили:

собственно научный (академический);

научно-учебный;

научно-технический;

научно-популярный

Академический подстиль является ядром научного функционального стиля. Ему присущи такие черты как точность, ответственность, обобщенность, логичность. На академическом подстиле пишутся научные монографии, статьи, диссертации, ведутся дискуссии между специалистами.

Научно-технический подстиль употребляется в производственной сфере. Для него в меньшей степени свойственна отвлеченность, в силу необходимости конкретного описания производственных процессов. В данном отношении научно-производственный подстиль сближается с языком документов, официально-деловым стилем.

В научно-учебном и научно-популярном подстилях допускается использование экспрессивно окрашенных и образных языковых средств. Научно-учебный подстиль вместе с тем отличается большей системностью изложения, что связано с его основной задачей - научить основам определенной дисциплины.

Задача же научно-популярного стиля заключается в том, чтобы заинтересовать массового читателя, побудить его к повышению своего культурного уровня. В числе жанров научного стиля следует назвать статью, монографию, рецензию, отзыв, резюме, реферат, аннотацию, учебник, учебно-методическое пособие, методические указания и др.

В научном стиле преобладают слова нейтральные и слова с отвлеченным и обобщенным значением. Почти каждое слово выступает в научном тексте как обозначение отвлеченного понятия или абстрактного предмета - «скорость», «время», «предел», «количество», «закономерность», «развитие». Часто подобные слова употребляются во множественном числе, что для других стилей не характерно: «величины», «частный», «силы», «длины», «широты», «пустоты», «скорости». В научном стиле активно используется специальная терминология и общенаучная лексика (функция, элемент, система и пр.). Своей спецификой отличается в научном стиле использование грамматических категорий и форм. Существительное здесь преобладает над глаголом, безличные формы над личным, значительное распространение получает так называемое «настоящее вневременное» (например: «Углерод составляет самую важную часть растения», «Сумма квадратов катетов равняется квадрату гипотенузы».). Неупотребительны в научном стиле формы 1-го и 2-го лица единственного числа глаголов и личных местоимений. Прилагательные в научной речи употребляется не так часто, как в других стилях. Как правило, они входят в состав терминов, имеют точное и узкоспециальное значение (отсюда - преобладание в научной речи относительных прилагательных над качественными).

Научная речь отличается подчеркнутой логичностью и книжностью. Логичность необходимо присутствует на всех языковых уровнях: в словосочетании, предложении, между двумя рядом стоящими предложениями, в абзаце и между абзацами, в целом тексте. Логичность обеспечивается применением следующих средств:

1) связь предложений при помощи повторяющихся существительных, часто в сочетании с указательными местоимениями (тот, этот и пр.);

2) употребление наречий, указывающих на последовательность течения мысли (сначала, прежде всего, далее, потом);

3) использование вводных слов, выражающих отношение между частями высказывания (следовательно, во-вторых, наконец, итак, таким образом);

4) употребление союзов (так как, потому что, чтобы);

5) использование конструкций и оборотов связи (теперь остановимся на свойствах…; перейдем к рассмотрению вопроса…; далее отметим… и пр.)

Требования строгой логичности научного текста обуславливает преобладание в нем сложных предложений с союзной связью, особенно сложноподчиненных.

Реферат, будучи кратким изложением какой-либо информации, бывает самодостаточным в определенных ситуациях и при деловом общении, так как -- в отличие от аннотации, тезисов и конспекта -- представляет собой законченный текст. Однако аннотирование и реферирование в силу своей важности в таких актуальных для современной молодежи сферах, как научная и деловая, и определенной трудности овладения навыками их написания требуют большего к себе внимания. Поэтому обучение этим видам письменной речи рассматривается отдельно как хотя и дополнительный, но очень важный аспект речевых коммуникаций.

Слово аннотация происходит от латинского annotatio -- замечание, пометка. Аннотацией в настоящее время называют краткую характеристику книги (или статьи), содержащую перечень основньГх разделов, тем или вопросов, рассматриваемых в работе. Аннотация на книгу может включать, кроме того, указание на особенности в изложении материала и адресат (для кого она предназначена). Говоря схематично, аннотация на книгу (прежде всего научную или учебную) отвечает на вопросы о чем/ из каких частей? как? для кого? Это как бы ее основные, стандартные смысловые элементы. Каждый из них имеет свои языковые средства выражения, которые указываются ниже.

Аннотация на книгу помещается на оборотной стороне ее титульного листа и служит (наряду с ее названием и оглавлением) источником информации о содержании работы. Познакомившись с аннотацией, читатель решает, насколько книга может быть ему нужна. Кроме того, умение аннотировать прочитанную литературу помогает овладению навыками реферирования.

Слово реферат происходит от латинского referre, что значит «докладывать, сообщать». В настоящее время рефератом называют прежде всего краткое, чаще всего письменное, изложение научной работы -- статьи или книги (или нескольких научных работ). Изложение одной работы обычно содержит указание на тему и композицию реферируемой работы, перечень ее основных положений с приведением аргументации, реже -- описание методики и проведение эксперимента, результатов и выводов исследования. Такой реферат будем называть простым, информационным. В России издаются специальные реферативные журналы, которые содержат подобного рода рефераты и тем самым знакомят с новейшей российской и зарубежной литературой в различных областях научных знаний: в физике, философии и т.д.

Студенты в российских вузах пишут рефераты обычно на определенные темы, которые предлагаются им на кафедрах общеинженерных и общественных дисциплин. Для написания таких, тематических рефератов может быть необходимо привлечение более, чем одного источника, по крайней мере двух научных работ. В этом случае реферат является не только информационным, но и обзорным.

Простой информационный реферат может содержать оценку тех или иных положений, вь -называемых автором реферируемой работы. Эта оценка чаще всего выражает согласие или несогласие с точкой зрения автора.

В реферате могут быть использованы цитаты из реферируемой работы. Они всегда ставятся в кавычки. Следует различать три вида цитирования, при этом знаки препинания ставятся, как в предложениях с прямой речью.

1. Цитата стоит после слов составителя реферата. В этом случае после слов составителя реферата ставится двоеточие, а цитата начинается с большой буквы. Например: Автор статьи утверждает: «В нашей стране действительно произошел стремительный рост национального самосознания».

2. Цитата стоит перед словами составителя реферата. В этом случае после цитаты ставится запятая и тире, а слова составителя реферата пишутся с маленькой буквы. Например: «В нашей стране действительно стремительный рост национального самосознания», -утверждает автор статьи.

3. Слова составителя реферата стоят в середине цитаты. В этом случае перед ними и после них ставится точка с запятой. Например: «В нашей стране, - утверждает автор статьи, - действительно стремительный рост национального самосознания».

4. Цитата непосредственно включается в слова составителя реферата. В этом случае (а он является самым распространенным в реферате) цитата начинается с маленькой буквы. Например: Автор статьи утверждает, что «в нашей стране действительно стремительный рост национального самосознания».

Лекция 5.Официально-деловой функциональный стиль
Основные стилевые черты и жанры деловой речи.
Языковые средства, речевые и коммуникативные нормы делового стиля.
Типы документов и требования к оформлению их реквизитов
Новые тенденции в практике русского делового письма
К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).
Документирование -- регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
Итог документирования -- создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. Общие функции документа:
--информационная: любой документ создается для сохранения информации;
-- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
-- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
-- культурная: документ -- средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.
Специальные функции документа:
-- управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
-- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;
-- функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.
Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов -- обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30 -- 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг. Эти требования складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения.
Официальность и регламентированность деловых отношений, т. е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения).
Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем не рекомендуется:
-- побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
-- навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
-- намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;
-- начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.
Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием, с точки зрения этических норм, является оперативный и четкий ответ организации -- отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений.
Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения, является форма ответа, при которой письмо-запрос, письмо-предложение возвращается адресанту с размещенной на нем ответной информацией.
Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Дело в том, что официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом -- руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное общество и т.п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения. Следует отметить, однако, что представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличностный характер изложения информации не всегда одинаково проявляются в разных школах делового письма. В большей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.
Одна из особенностей деловой речи -- широкое употребление языковых формул -- устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи -- следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы «Сообщаем, что... », «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...», в письме-претензии: «... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловому письму. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.
В работах П. В. Веселова, одного из крупнейших отечественных специалистов в области документальной лингвистики, понятие культура официальной переписки определяется тремя основными принципами: 1) лаконизм делового письма; 2) достаточности информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; и 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.
Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ долен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.
Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.
Предметом официальной переписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей -- его композицией. По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты -- просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т. п.
Композиция, или структура, текста официального письма -- это последовательность расположения его составных частей -- аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями -- просьбами, сообщениями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма. Стандартизация и унификация -- одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.
Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность -- это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом);... достигалось неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение: «Нежелательный, не нравящийся кому-л». Оно сочетается только с одушевленными существительными, например: неугодный квартирант. Требованию точности соответствует словосочетание ... достигалось неприемлемыми (недопустимыми) средствами).
Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ... с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».
Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать «необходимые» слова и выстроить их в правильном порядке.
Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:
-- функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;
-- лаконичность и достаточность информативного содержания;
-- логичность и структурированность изложения;
-- стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.
При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты -- это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.
Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (Полный перечень реквизитов организационно-распорядительных документов приведен в Приложении).
Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.
Совокупность реквизитов документа называют формуляром.
В формуляр официального письма не входит реквизит «наименование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ -- это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.
По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.
Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.
По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.
В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.
По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.
Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.
В последнее время выделяют еще один классификационный признак -- форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.
Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:
организационно-правовая документация;
плановая документация;
распорядительная документация;
информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
отчетная документация;
документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
финансовая документация;
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служебных документов и официальных писем.
Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники.
Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.
Основная задача распорядительных документов -- придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...; установить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.
Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.
В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии..., В целях..., Во исполнение... Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п.
Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.
В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.
Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:
--однозначность используемых слов и терминов;
--нейтральный тон изложения;
--соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
--смысловая достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой -- лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.
Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).
Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость.
Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Профессионализмы возникают в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов -- это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например:
дострой вместо завершение строительства;
незавершенка вместо незавершенное строительство;
студенты-дневники вместо студенты дневного обучения;
студенты-вечерники вместо студенты вечернего обучения;
безнал, безналичка вместо безналичный расчет и т. д.
При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:
-- дать официальное определение термина,
например: факторинг -- продажа права на взыскание долгов;
-- уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики,
например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
-- убрать термин и заменить его общепонятным следом или выражением.
Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка -- немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:
паблисити вместо реклама; известность, популярность;
эксклюзивный вместо исключительный;
апеллировать вместо обращаться;
прерогативы вместо исключительное право и под.
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.
Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога -- общеупотребительны, с предлогом -- характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.
Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь вдет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке.
Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для.

Страницы: 1, 2, 3, 4