Організація діловодства в музе

Організація діловодства в музе

У разі передавання предметів на постійне зберігання їх власником, - спочатку науковий співробітник складає акт про приймання предметів у тимчасове зберігання (додаток 2). Одночасно між власником предмета і музеєм укладаються договори: у разі дарування предмета - договір про дарування (додаток 4), у разі закупівлі - договір про купівлю-продаж (додаток 5), у разі благодійництва - договір про благодійний внесок (додаток 6). Якщо предмет надходить до музею або видається з нього на тимчасове зберігання, укладається договір про схов (додаток 7). У разі організації виставки - договір про організацію і проведення виставки. У разі позитивного рішення фондово-закупівельної комісії щодо включення предмета до музейного зібрання, предмет залишається у музеї на постійному зберіганні, а колишній власник предмета згідно з договором передає музею усі права власності на предмет: майнові, економічні, зокрема й авторські. Договори підписуються обома сторонами. У разі укладення договору між юридичними особами - договір скріплюється печатками обох сторін. Якщо одна сторона договору є фізичною особою, договір складається в присутності двох свідків. Під договором ставляться підписи фізичної особи та двох свідків, з одного боку, і печатка юридичної особи (музею), з другого боку. Без печатки договір не дійсний. Акт про приймання не дійсний без договору.

У разі рішення фондово-закупівельної комісії про недоцільність включення предмета до музейного зібрання, предмет за актом про видачу в постійне зберігання повертається власнику, про що робиться запис у книзі реєстрації актів про видачу на постійне зберігання та книзі реєстрації актів про приймання на тимчасове зберігання.

Відповідальність за предмети, прийняті на тимчасове зберігання, до розгляду їх на фондово-закупівельній комісії несе особа, яка отримала їх від юридичних або фізичних осіб за актом і договором.

Згідно з протоколом фондово-закупівельної комісії співробітник відділу /сектора/ обліку або головний зберігач фондів оформлює акт про приймання предметів на постійне зберігання (додаток 3). Цей акт може бути одночасно й актом про передачу музейних предметів на матеріально відповідальне зберігання і підписується головним зберігачем фондів, зберігачем, який зберігав ці предмети до рішення фондово-закупівельної комісії, і зберігачем фондів, який прийняв їх на матеріально відповідальне зберігання. Підписи осіб, які здають і приймають предмети, в акті обов'язково прописуються повністю в дужках.

Приймання та видавання предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння проводиться відповідно до Інструкції “По учету и хранению музейних ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР”, затвердженої наказом Міністерства культури СРСР від 15.12.1987 № 513.

Приймання державних нагород музеями здійснюється у відповідності до Закону України «Про держвні нагроди України» від 16.03.2000 № 1549-11122. Зберігання, охорона та використання державних нагород, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння- згідно із Інструкцією “По учету и хранению музейних ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР”, затвердженої наказомвакультури СРСР від 15.12.1987 № 513.

Ордени, медалі України та інших країн, нагрудні знаки до почесних звань України та інших країн, нагороджених померлих громадян і громадян, нагроджених посмертно, а также документи про їх нагородження можуть передаватись на постійне зберігання музям за згодою спадкоємців.

Державні нагороди України та інших країн, передані музеям на постійне зберігання, пройшли всі форми обліку і стали складовою державної частини Музейного фонду України, власникам нагород та спадкоємцям померлого (нагородженого посмертно) не повертаються.

Музеї можуть приймати на постійне зберігання безіменні нагороди.

Державні нагороди, документи про нагородження громадян, діючих підприємств, установ, організацій, військових частин і підрозділів передаванню до музеїв на постійне зберігання не підлягають.

Порядок приймання, обліку, зберігання, охорони, перевезення музеями зброї (в тому числі такої, що містить дорогоцінні метали і каміння) регламентується Інструкцією “Про порядок виготовлення, придбання, зберігання, обліку, перевезення та використання вогнепальної, пневматичної і холодної зброї, пристроїв вітчизняного виробництва для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії, та зазначених патронів, а також боєприпасів до зброї та вибухових матеріалів”, затвердженої наказом МВС України від 21.08.98 № 622, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 7 жовтня 1998р. № 637/3077 (зі змінами) та здійснюється з дозволу органу виконавчої влади, якому підпорядковано музей, а також органів Міністерства внутрішніх справ.

Підставою для надання дозволу музеям на приймання вогнепальної зброї є:

- клопотання директора музею органам дозвільної служби Міністерства внутрішніх справ України, у якому зазначаються кількість одиниць зброї, що передається до музею, номер документа та термін дозволу на право зберігання зброї

- акт про придатність приміщення, де зберігається зброя, який складається комісією з представників органів Міністерства внутрішніх справ, пожежного нагляду та музею

- наказ директора музею про призначення особи, відповідальної за придбання та зберігання зброї (прізвище, ім'я та по батькові, дата, місце народження і проживання), довідка (висновок) медичної установи (ЛКК), що така особа за станом здоров'я може виконувати цю роботу, сертифікат про проходження профілактичного, наркологічного огляду на відсутність протипоказань до виконання вказаних функціональних обов'язків

- копія документа на одержання (придбання) зброї та бойових припасів

- платіжне доручення (квитанція) банку про оплату послуг, пов'язаних з видачею дозволу на придбання зброї.

Передання музейних предметів і колекцій на постійне зберігання іншим музеям у межах України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються:

- за рішенням (наказом) Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на державній формі власності

- за рішенням (наказом) Міністерства кульутри і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, та за погодженням з відповідним структурним підрозділом місцевого органу виконавчої влади - для музеїв, заснованих на комунальній формі власності.

Для одержання дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, подаються такі документи:

а) клопотання структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади: Міністерства культури і мистецтв Автономної Республіки Крим, Головного управління культури і мистецтв Київської міської державної адміністрації, Севастопольської міської державної адміністрацій, до сфери управління яких належить музей, з якого передаються музейні предмети і колекції

б) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети і музейні колекції, витяг з протоколу фондово-закупівельної комісії

в) клопотання музеїв, установ, організацій або фізичних осіб, до яких передаються музейні предмети і музейні колекції

г) списки музейних предметів у п'яти примірниках із зазначенням їх каталожних даних (інвентарного номера, назви предмета, матеріалу, техніки, розмірів, маси, проби).

В разі передання музейних предметів на постійне зберігання, у книгу надходжень, інвентарні книги та іншу фондово-облікову документацію у графу “Примітка” червоним чорнилом або тушшю вписується відповідний запис з посиланням на документ (наказ), що дозволяє видавання. Запис підтверджується підписом головного зберігача фондів і скріплюється печаткою музею.

Використання вилучених номерів предметів за книгою надходжень та інвентарною книгою для запису інших музейних предметів забороняється.

Передання музейних предметів і колекцій на постійне зберігання може здійснюватися як обмін між музеями, які зберігають державну частину Музейного фонду України на рівноцінні предмети, що відповідають профілю музейного зібрання. Порядок обміну та оформлення фондово-облікової документації здійснюється згідно з пп.2.1.18, 2.1.19 данної Інструкції.

Внутрішнє передання предметів з одного відділу музею до іншого, від однієї матеріально відповідальної особи до іншої проводиться за заявкою (додаток 36) з дозволу головного зберігача і оформлюється актом про внутрішнє музейне передння (додаток 12). Акт затверджується керівником музею або особою, яка його заміщає і скріплюється печаткою музею.

Передання музейних предметів з відділів у фотолабораторію або для наукової роботи в межах музею відбувається з дозволу головного зберігача фондів та завідувача відділу або матеріально відповідальної особи і оформлюється актом та реєструється у спеціальній книзі.

Передання музейних предметів на реставрацію відбувається з дозволу керівника музею за погодженням з головним зберігачем фондів, завідувачем відділу або матеріально відповідальною особою, оформлюється актом про видачу на тимчасове зберігання або актом про внутрішнє музейне передання із зазначенням стану збереженості та терміну, на який видається музейний предмет.

Акти про приймання на постійне зберігання нумеруються порядковими номерами. Окремо пронумеровані акти для постійного зберігання підшиваються в різні справи (акти приймання або акти видачі) в хронологічному порядку.

Усі акти підлягають реєстрації у спеціальних книгах реєстрації актів (додатки 15,17). Музеї мають вести окремі книги реєстрації актів: приймання на постійне зберігання, видачі на постійне зберігання.

Наприкінці року акти нумеруються за сторінками, шнуруються, опечатуються печаткою і залишаються на зберіганні в музеї.

Записи в кожній з книг реєстрації актів продовжуються з року в рік (до заповнення книги), при цьому щорічна нумерація актів приймання і видачі предметів повинна починатися з першого номера.

Акти про передання предметів на матеріально відповідальне зберігання нумеруються підряд, без розподілу за роками та підшиваються окремо і реєструються в спеціальній книзі.

Фондово-облікова документація музею на зберігання в архівні установи не передається.

3.3. Реєстрація нових надходжень

Усі предмети, що надійшли до музею на постійне зберігання, після складання акта та первинної атрибуції (виявлення основних ознак, що визначають назву, призначення, будову [структуру], матеріал, техніку виготовлення, розміри, авторство, хронологію і географію створення та побутування предмета) протягом місяця розглядаються фондово-закупівельною комісією музею.

У разі рішення фондово-закупівельної комісії щодо недоцільності включення предмета до музейного зібрання, предмет повертається власнику, про що складається акт про видачу предметів на постійне зберігання (додаток 10).

У разі рішення фондово-закупівельної комісії щодо включення предметів до музейного зібрання, складається акт про приймання предметів на постійне зберігання, і предмети протягом місяця реєструється у книзі обліку надходжень музейних предметів на постійне зберігання (далі: книга надходжень додаток 20) або книзі обліку науково-допоміжних матеріалів (додаток 22).

У разі закупівлі предмета у фізичної особи, він реєструються у книзі надходжень тільки після перерахування музеєм коштів власнику.

У книзі надходжень як документі охоронного порядку - реєструється предмет, що надійшов, під певним порядковим номером, який одночасно проставляється на ньому, і дається стислий опис предмета, який унеможливлює його підміну, а в разі втрати або крадіжки - сприяє розшуку предмета.

Кожний музейний предмет, заноситься до книги надходжень під окремим номером, який одночасно проставляється в акті його приймання на постійне зберігання.

Предмети, які входять до складу окремих цілісних скарбів, матеріалів експедицій або конфіскованих пам'яток, заносяться до книги надходжень у повному складі.

Предмети, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, до книги надходжень записуються кожний окремо.

Предмети, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння та надійшли до музею у складі скарбу, матеріалів з археологічних, етнографічних, геологічних та інших експедицій або іншим шляхом, обліковуються за окремим номером, а його належність до скарбу або матеріалів експедицій зазначається у графі “Назва та стислий опис предмета”.

Матеріали, які надійшли до музею внаслідок діяльності археологічних, етнографічних, геологічних та ін. експедицій, обліковуються спочатку комплексами за колекційними або польовими описами (додатки 8, 9). Якщо зазначені комплекси передаються з експедицій інших організацій, то передання їх до музею здійснюється за актами з предметними описами, у яких однотипні предмети записуються групами, а унікальні - окремо.

У разі одночасного надходження великої кількості однорідних предметів, їх систематизують, розподіляють на основний і науково-допоміжний фонд. Такі однорідні предмети отримують єдиний номер за книгою надходжень з відповідними до кількості предметів дробовими номерами. Наприклад: КН-48021/1-735.

Запис колекції у книгу надходжень або у книгу науково-допоміжного фонду допускається за наявності предметного опису її складу (колекційного опису).

Перед реєстрацією у книгу надходжень археологічні предмети систематизують, розподіляють на основний і науково-допоміжний фонд.

Польовий або колекційний опис підписується особою, яка його склала, завіряється підписом начальника експедиції, нумерується та опечатується печаткою музею. Реєструють польові або колекційні описи у книзі реєстрації польових та колекційних описів.

У зв'язку з необхідністю попередньої систематизації та камеральної обробки експедиційних зібрань археологічних, етнографічних, геологічних та інших колекцій, а також нерозібраних архівів меморіального характеру терміни їх запису до книги надходжень визначаються фондово-закупівельною комісією музею з урахуванням складності та обсягу робіт.

3.4. Організація інвентаризації музейних предметів

Наукова інвентаризація - це друга, основна стадія обліку музейних предметів і колекцій основного фонду, на якій фіксуються наслідки вивчення та наукової атрибуції з метою закріплення предметів за певною музейною колекцією.

Науковій інвентаризації підлягають усі предмети основного фонду музею.

Музейні предмети систематизуються у відповідності до класифікації основного фонду за найбільш суттєвими ознаками та окремими групами в залежності від складу зібрання. Музейні предмети поділяються на типи або джерела: речові, образотворчі, писемні, кіно-(відео-), фото-, фономатеріали. Кожний тип (джерело) поділяється на види, види на різновиди, різновиди на групи, групи на підгрупи. Наприклад: тип “образотворчий”, вид “живопис”, різновид “мініатюра”, група “портрет”.

У музеях з великим зібранням і різноманітними колекціями, таких як краєзнавчі музеї, музейні предмети і колекції систематизуються за типами, колекціями, видами матеріалу, технікою виконання, призначенням. Наприклад: речові пам'ятки (природа, археологія, нумізматика, етнографія, зброя, годинники, вироби з тканини, металу та ін.) образотворчі пам'ятки (живопис, графіка, скульптура) пам'ятки декоративно-прикладного мистецтва писемні пам'ятки (рукописні, друковані) кіно- та відеопам'ятки (документальні і художні) фотопам'ятки (негативи, діапозитиви, фотовідбитки) фонопам'ятки (речові і музичні).

У музеях художнього профілю музейні предмети систематизуються:

за видами мистецтва (образотворче мистецтво та декоративно-прикладне) за матеріалом і технікою (дерево, кістка, метал, папір, гравірування, малюнок), іноді за призначенням (меблі та ін.).

Для музеїв художнього профілю з великим зібранням використовується така систематизація:

живопис іконопис мініатюра графіка скульптура художні меблі декоративно-прикладне мистецтво пам'ятки монументального мистецтва (фреска, мозаїка, архітектурні деталі і фрагменти).

У музеях художнього профілю з невеликим зібранням кількість груп може бути зменшена до 3 - 4:

живопис графіка скульптура декоративно-прикладне мистецтво.

У художніх зібраннях музеїв доцільно вести окрему інвентарну книгу для художніх рам, у якій, крім загальних даних, необхідно дати опис профілю рами, а також інвентарний номер картини, яка оформлена цією рамою.

Сучасні багетні рами масового виробництва та музейне обладнання, що не мають художньої цінності, обліковуються господарською частиною музею у господарських інвентарях.

Після встановлення кількості груп зберігання, музейні предмети і колекції розподіляються між відповідними розділами, яким надається шифр.

Музейні предмети і колекції відповідно до розділів реєструються до окремих інвентарних книг (додаток 25) з встановленим шифром. Наприклад: книга обліку предметів археології може мати шифр “А”, нумізматики - “Н”, скульптури - “С” та ін.

У музеях з великим зібранням, де музейні предмети і колекції розподіляються за відділами, кожній групі, крім основного шифру, надається шифр відділу. Наприклад, предмет археології з відділу античної археології може мати шифр “Ар/А”.

Науковий співробітник музею, який одержав предмет для інвентарного опису, у найкоротший термін вивчає музейний предмет, виявляє основні ознаки: назву, авторство, хронологію і географію створення та побутування, призначення, устрій, матеріал, техніку виготовлення, розміри предмета тощо, з метою підготовки його для різнобічного музейного використання, визначає його наукову, художню, історичну, етнографічну та меморіальну цінність і заносить дані про предмет до інвентарної книги.

Попередньо зазначені дані вписуються в науково уніфікований паспорт (додаток 24). Науково уніфікований паспорт музейного предмета - документ, що фіксує усі етапи інвентаризації, вивчення, наукового визначення, реставрації, публікації і використання предмета на всьому відрізку часу його знаходження в певному музеї.

Науково уніфікований паспорт заповнюється від руки, при допомозі друкарської машинки або комп'ютера, завіряється підписом фахівця, що його складає та візується матеріально відповідальною особою. Обов'язковим для науково уніфікованого паспорта є наявність фотографії (9 х 13 см) або, як виняток, замальовки.

Науково уніфікований паспорт складається на унікальні предмети згідно з додатком № 1 до “Порядку занесення унікальних пам'яток Музейного фонду України до Державного реєстру Національного культурного надбання”, затвердженого наказом Міністерства культури і мистецтв України від 25.10.2001 р. № 653, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 14.02.2002 р. за № 144/6432.

Кожний музейний предмет реєструється в інвентарній книзі під порядковим номером. Порядковий номер є одночасно інвентарним номером музейного предмета, який проставляється на ньому. Шифр та інвентарний номер музейного предмета заноситься у відповідну графу книги надходжень для досягнення взаємозв'язку між книгою надходжень та інвентарною книгою.

Предмети, що складаються з декількох частин, заносяться до інвентарної книги за одним номером, а кожна його складова частина нумерується окремо. Наприклад: кубок з кришкою - інвентарний номер М-910, кубок - М-910/1, кришка - М-910/2.

У комплектах предметів (наприклад, сервізи) кожний предмет інвентаризується за окремим номером, а належність його до комплекту обумовлюється у графі “Назва та розгорнутий опис предмета” (інвентарна книга, додаток).

Альбоми гравюр, малюнків, фотографій, клясер з марками, що об'єднані тематично, та ін. записуються під одним інвентарним номером, при цьому зазначається загальна кількість аркушів альбому, кількість пустих чи відсутніх аркушів або гнізд до фотографій, а також кількість предметів (гравюр, малюнків, фотографій). Кожний предмет з альбому підлягає інвентаризації і відповідно отримує окремий інвентарний номер. Належність предмета до альбому зазначається у графі “Назва та розгорнутий опис предмета” (додаток ).

Монетні скарби записуються до інвентарної книги в повному складі (монети з дорогоцінних та монети з недорогоцінних металів). Кожна монета записується під окремим інвентарним номером, а її належність до скарбу зазначається у графі “Назва та розгорнутий опис предмета”.

Предмети зі скарбів, які належать до різних типів і видів музейних предметів і музейних колекцій, систематизуються згідно з класифікацією основного фонду за окремими групами відповідно до складу музейного зібрання і записуються до різних інвентарних книг. Належність їх до скарбів зазначається у графі “Назва та розгорнутий опис предмета”.

У графі “Назва та розгорнутий опис предмета” у інвентарній книзі, як і в книзі надходжень, назву предмета починають з головного предметного слова, наприклад: комірець білий, шабля козацька. При потребі зазначається: чучело, модель, сухий препарат та ін.

При описі художніх творів враховується наявність художнього постаменту, окладу, рами, які також вписуються в інвентарну книгу, як і сам предмет.

Опис природничих предметів починається з видової назви українською та, латинською мовами (наприклад: горобець хатній - Passer domesticus) і включає усі дані польових етикеток.

Опис документальних матеріалів починається з даних про автора або укладача документа, а за відсутності таких - з назви самого документа.

Опис фотографії починається з прізвища особи, зображеної на ній (для портрета), та року, до якого належить фотографія. Указується тип зображення (голова, погруддя, поясний, на повний зріст та ін.). Опис фотографій з груповими зображеннями починається із загального найменування групи, далі перераховуються усі зображені на фотографії особи. Опис фотографій, що відтворюють різні події, виробничі процеси, види місцевості, починається з назви сюжету. При описі фотовідбитків і негативів зазначаються, якщо відомо, час і місце фотозйомки та прізвище особи, яка проводила фотозйомку.

Розміри зазначаються в сантиметрах (для графіки, нумізматики) і у міліметрах (для предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння) у такій послідовності:

а) для об'ємних предметів: h - висота, а - ширина, l - довжина /глибина/

б) для прямокутних предметів: h - висота, а - ширина

в) для круглих та еліпсоподібних - найбільший діаметр або d-діаметр (у планах, технічних кресленнях).

Висота скульптури вказується разом з плінтом, якщо вони становлять єдине ціле. Розміри ваз визначаються їх висотою та найбільшим діаметром. Для творів графіки зазначаються два розміри: аркуша та зображення, для творів живопису - розміри підрамника або дошки. Для костюмів - ширина плеч або пояса та довжина.

При встановленні розмірів небажано користуватися м'яким сантиметром.

Графа “Маса” (інвентарна книга, додаток) заповнюється найменуваннями музейних предметів, які містять дорогоцінні метали (у грамах), дорогоцінного каміння (у каратах), дорогоцінного каміння органогенного утворення (у грамах), а також для предметів нумізматики незалежно від матеріалу та для зразків цінних мінералів і великих друз кристалів (у грамах).

Графа “Стан збереженості” у інвентарній книзі заповнюється за схемою: без пошкоджень, задовільний, незадовільний. У графу вписуються усі дефекти: пошкодження, втрати, тріщини, сколи, осипи фарбового шару, відсутність будь-якої частини або фрагмента та ін. Дані про наступні зміни, стану збереженості музейного предмета вписуються в інвентарні книги на підставі акта їх обстеження.

Вартість предмета визначається на підставі Інструкції “Про порядок визначення оціночної та страхової вартості пам'яток Музейного фонду України” від 13.07.98р. № 325, зареєстрованої Міністерством юстиції України 6 серпня 1998р. за № 496/2936 (зі змінами).

Після реєстрації в інвентарних книгах музейних предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, їх обліковують у спеціальних інвентарних книгах.

3.5. Організація обліку музейних предметів

Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються на підставі договору, укладеного між двома сторонами, страхового полісу та з дозволу (наказу) Міністерства культури і туризму України на погоджений термін.

Для одержання дозволу до Міністерства культури і туризму України подаються такі документи:

а) клопотання центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на державній формі власності

б) клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на комунальній формі власності

в) клопотання музеїв, юридичних осіб, до яких передаються музейні предмети і колекції

г) гарантійний лист приймаючої сторони

ґ) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети і колекції

д) списки музейних предметів у п'яти примірниках із зазначенням: назви предмета, інвентарного номера, матеріалу, техніки, розмірів, маси, проби, стану збереженості, страхової вартості

е) страховий поліс з урахуванням усіх видів ризику на час транспортування та експонування або державні гарантії повного фінансового покриття страхових витрат.

Музейні предмети, які передаються на тимчасове зберігання за межі України, обов`язково супроводжуються реставратором та матеріально відповідальною особою, яка призначається наказом керівника музею.

Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання іншим музеям, юридичним і фізичним особам у межах України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються, та на підставі угоди, укладеної між двома сторонами:

а) за рішенням МКТ України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на державній формі власності

б) за рішенням структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на комунальній формі власності.

Для одержання дозволу подаються такі документи:

а) клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, - для музеїв, заснованих на комунальній формі власності

б) клопотання музеїв, установ, організацій, до яких передаються музейні предмети, що містить гарантію дотримання умов зберігання, експонування та вчасного повернення

в) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети

г) списки музейних предметів у п'яти примірниках із зазначенням їх каталожних даних і страхової вартості

Музейні предмети, що надійшли в музей на тимчасове зберігання, реєструються у книзі обліку надходжень на тимчасове зберігання (додаток 21).

Передання предметів на тимчасове зберігання, що надійшли до музею, але ще не набули статусу музейних предметів і не зареєстровані у книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книгах, не дозволяється.

Категорично забороняється передання музейних предметів, що перебувають на тимчасовому зберіганні, без згоди їх власника.

Керівник музею має право продовжити термін видавання на тимчасове зберігання, але не більше ніж на рік.

Пакування і передання музейних предметів здійснюється у присутності особи, яка їх приймає та за наявності доручення та гарантійний листа приймаючої сторони. Відправлення і транспортування музейних предметів здійснюється у супроводі матеріально відповідальної особи (представника сторони, яка приймає або передає).

До акта видачі або приймання додаються залізничні, авто- або авіанакладні на відправлення вантажу.

Повернення музеєм предметів, одержаних на тимчасове зберігання від юридичної чи фізичної особи, відбувається за розпорядженням керівника музею, який їх повертає, і оформлюється актом про повернення предметів до фондів музею з тимчасового зберігання (додаток 13), підписаного головним зберігачем фондів, завідувачем відповідного відділу (якщо зберігання здійснюється за відділами), а також матеріально відповідальною особою, під контролем якої зберігалися ці предмети.

Використання музейних предметів з метою копіювання може здійснюватися з науковою, учбовою цілями, а також як авторське. У всіх зазначених випадках ці роботи виконується за згодою музеїв та дозволу органів виконавчої влади, у підпорядкуванні яких вони знаходяться.

Копіювання музейних предметів образотворчого мистецтва студентами художніх навчальних закладів здійснюється на підставі угоди про співпрацю між музеєм і навчальним закладом під наглядом музейних працівників. Копії виконані студентами залишаються в навчальному закладі.

Тимчасове видання творів авторам з метою копіювання здійснюється за згодою музею, на підставі дозволу органу виконавчої влади, у підпорядкуванні якого знаходиться музей та за наявності клопотання місцевого відділення Національної Спілки художників України. У цих випадках складаються акти про тимчасове видання, угода з автором, обумовлюються терміни виконання роботи та повернення твору до музею, розміри авторської копії, яка не може співпадати з оригіналом (більша або менша).

Копіювання музейних предметів, занесених до Державного реєстру національного культурного надбання України з метою їх використання у виставковій діяльності музеїв, погоджується з Міністерством культури і туризму України.

Акти про приймання або видачу на тимчасове зберігання нумеруються порядковими номерами із зазначенням додаткового шифру “ТЗ” роздільно, наприклад: ТЗ № 71. Окремо пронумеровані акти про тимчасове зберігання підшиваються в різні справи (акти приймання або акти видачі) в хронологічному порядку.

Усі акти підлягають реєстрації у спеціальних книгах реєстрації актів (додатки 16,18). Музеї мають вести окремі книги реєстрації актів: приймання на тимчасове зберігання, видачі на тимчасове зберігання.

Наприкінці року акти нумеруються за сторінками, шнуруються, опечатуються печаткою і залишаються на зберіганні в музеї.

3. 6. Організація обліку інших фондів

Матеріали, які віднесені фондово-закупівельною комісією до науково-допоміжного фонду, оформлюються актом про приймання та заносяться до книги обліку науково-допоміжних матеріалів (додаток 22).

Наукова інвентаризація матеріалів науково-допоміжного фонду не ведеться.

Переведення матеріалів з науково-допоміжного до основного фонду здійснюється за рішенням фондово-закупівельної комісії та за наказом керівника музею. Переведення матеріалів з основного до науково-допоміжного фонду здійснюється за рішенням Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей.

Передання матеріалів науково-допоміжного фонду на постійне зберігання іншим музеям здійснюється на підставі дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, для державних музеїв та структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади - для комунальних музеїв.

Передавання матеріалів науково-допоміжного фонду з музеїв на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за наказом Міністерсва культури і туризму України.

У музеях художнього і меморіального профілів використання предметів науково-допоміжного фонду ведеться за правилами використання музейних предметів основного фонду.

Сировинні матеріали вписуються в книгу обліку сировинних матеріалів (додаток 23) на підставі акту про приймання.

3.7. Організація обліку музейних предметів у філіях та відділах

Порядок обліку музейних предметів і колекцій у музейних об'єднаннях, філіях та окремо розташованих від музею відділах проводиться відповідно до загальних вимог.

Питання обліку музейних предметів у філіях музею та в окремо розташованих від музею відділах в кожному конкретному випадку вирішується центральним музеєм. У музейних об'єднаннях облік музейних предметів проводиться кожним музеєм самостійно згідно з цією Інструкцією.

У філіях музею та відділах, розташованих окремо від музею, облік здійснюється в центральному музеї. У філіях та відділах зберігаються: другі примірники актів приймання предметів на матеріально відповідальне зберігання актів приймання та видавання предметів на постійне і тимчасове зберігання науково уніфікованих паспортів на музейні предмети, а також картотеки.

У окремих випадках, якщо філії мають значні зібрання, сформованих протягом багатьох років, то облік музейних предметів здійснюється самостійно. При цьому філії зобов'язані направляти до центрального музею по одному примірнику актів приймання та видавання, а також науково уніфікованого паспорта.

У фондово-обліковій документації, крім шифру центрального музею, проставляється шифр філії.

Щорічні звіти відповідно до установленої форми музейні об'єднання, філії та окремо розташовані відділи подають центальному музею.

3.8. Допоміжні форми обліку та додаткові описи

Допоміжний музейний облік здійснюється для оперативної та наукової роботи з колекціями музею і має переважно довідковий характер. Облік проводиться за допомогою карток та різноманітних допоміжних описів, які юридичних документів не замінюють.

У музеї можуть створюватися такі картотеки: облікова інвентарна топографічна картотека збереженості систематична тематична предметна хронологічна іменна географічна.

Для кращого контролю за своєчасним поверненням тимчасово виданих з музею предметів створюються спеціальні контрольні картотеки актів видавання, систематизованих за датами повернення (за місяцями). На картку записуються: номер акта, дата, кому видано, термін видавання.

Метою додаткових описів є об'єднання музейних предметів та музейних колекцій у групи за тими або іншими ознаками (тематичними, топографічними, систематичними та ін.).

На всі місця зберігання (сейф, вітрина, шафа, стелаж, полиця та ін.) у фондосховищах та експозиційних залах складаються топографічні описи (штандорти) таким чином: порядковий номер, номер за книгою надходжень, номер за інвентарною книгою, номер за спеціальною інвентарною книгою, найменування предмета, кількість та комплектність, примітка. Переміщення предметів відмічаються у графі “примітка” і фіксуються у контрольному талоні, який знаходиться на місці постійного зберігання предмета. У разі зміни місцезнаходження предмета - останній викреслюється з топографічного опису, а в топографічній картці робиться спеціальна позначка. У разі повернення предмета - контрольний талон знищується. Топографічні описи підписуються матеріально-відповідальною особою. Топографічний опис складається у двох примірниках: один залишається у матеріально-відповідальної особи, другий, - прикріплюється на місце зберігання музейного предмета. Обов'язково проставляється дата. Компактною і зручною формою додаткового опису є надрукована в друкарні “Книжка музейного зберігача” .

3.9. Організація звірення предметів з обліково- фондовою документацією

З метою контролю за станом ведення фондово-облікової документації та фактичної наявності музейних предметів музеї щорічно зобов'язані проводити перевірку наявності і стану збереженості музейних предметів і колекцій, звірення їх з актами, книгами надходжень, інвентарними, спеціальними інвентарними книгами та іншою фондово-обліковою документацією.

Звірення музейного зібрання здійснюється у відповідності до затвердженого керівником плану, яким передбачаються черговість, терміни звірення кожної групи зберігання музейних предметів і колекцій.

Музеї з невеликим (до 3000 предметів) зібранням щорічно проводять повне звірення їх наявності. Музеї з великим зібранням щорічно проводять перевірку з окремих груп зберігання предметів згідно з планом.

Звірення музейних предметів і колекцій з фондово-обліковою документацією проводиться комісією у складі не менше трьох осіб, призначеної наказом, і з обов'язковою участю зберігача фондів (матеріально відповідальна особа) даної групи музейних предметів і колекцій.

Підсумки звірення фіксуються в окремих актах, що підписуються головним зберігачем фондів (матеріально відповідальна особа) та членами комісії, і затверджуються керівником музею. На підставі актів звірення за групами зберігання складається підсумковий акт про повне звірення наявності всього музейного зібрання, який підписується керівником і головним зберігачем фондів (матеріально відповідальна особа додатки 26, 27).

Завершення звірення музейного зібрання обговорюється на засіданні фондово-закупівельної комісії музею. Підсумковий акт, протокол фондово-закупівельної комісії, пояснювальна записка керівника музею в разі втрати предмета і вжиті заходи, висновки реставраторів та інша необхідна документація надсилаються органу виконавчої влади, якому підпорядкований музей для розгляду та затвердження.

Повне звірення наявності основного фонду музею дає можливість упорядкувати основний фонд шляхом звільнення від музейних предметів, які є непрофільними, втратили музейне значення через незадовільний стан збереження, підлягають обліку у науково-допоміжному фонді, номерів помилково наданих двом різним предметам, або навпаки, двох облікових номерів - одному предмету, музейних предметів, які не знайдені, викрадені, втрачені під час аварій. Розмір збитків від розкрадання , нестачі, знищення (псування) музейних предметів і колекцій, в тому числі занесених до Державного реєстру національного культурного надбання, визначається фондово-закупівельними комісіями музеїв (заповідників) на підставі їх оціночної вартості, зафіксованої в актах про приймання на постійне зберігання.

Вилучення зареєстрованих музейних предметів у інвентарній книзі здійснюється лише у разі крадіжки (після закриття справи), невиявлення музейного предмета під час звірення, втрати ним музейного значення на підставі наказу Міністерство культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, за погодженням з Міністерства культури і туризму України.

Для одержання дозволу на вилучення музейних предметів до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, подаються такі документи (в залежності від конкретного випадку):

а) клопотання та витяг з протоколу колегії відповідного структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, - для музеїв, заснованих на комунальній формі власності

б) витяг з протоколу фондово-закупівельної комісії музею

в) підсумковий акт про звірення наявності музейних предметів з фондово-обліковою документацією

г) висновок реставратора про стан предмета і неможливість його реставрації

ґ) акт, у якому зафіксовано обставини крадіжки

д) документи про вжиття заходів дирекцією музею до розшуку викрадених предметів, притягнення винних до відповідальності у відповідності до законодавства України

е) документи органів Міністерства внутрішніх справ України про розшук або припинення розшуку викраденого музейного предмета

є) акт про значні пошкодження музейного предмета.

При вилученні музейного предмета із зібрання музею у полі “Примітка” в книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книзі робиться спеціальна позначка із посиланням на назву, номер і дату документа, що дозволяє вилучення предмета. Позначка про вилучення предмета з книги надходжень, інвентарної та спеціальної інвентарної книги завіряється підписами керівника музею, головного зберігача фондів (матеріально відповідальної особи) та скріплюється печаткою музею.

Категорично забороняється використання номерів, які звільнилися після вилучення музейних предметів, для записів інших музейних предметів.

Переведення музейного предмета з однієї інвентарної книги до іншої (наприклад, з інвентарної книги “графіка” до інвентарної книги “акварелі”) і відповідно до зміни його інвентарного номера та шифру проводиться за рішенням фондово-закупівельної комісії музею та за наказом керівника музею за умови, якщо предмет залишається в основному фонді музею. Книги надходжень, інвентарні книги та спеціальні інвентарні книги заповнені до видання цієї Інструкції залишаються дійсними, за умови, якщо вони містять усі необхідні відомості про предмет та належним чином оформлені. Заміна книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг на нові відбувається у виняткових випадках з обов'язкового дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей. Після завершення роботи з переписування старих фондових книг і оформлення порівняльної відомості складається акт про погашення старих книг обліку (додаток № 29). Цей акт і порівняльна відомість розглядаються на засіданні фондово-закупівельної комісії музею. Музеї, засновані на державній формі власності, акти про погашення старих книг обліку, порівняльні відомості разом з випискою з протоколу фондово-закупівельної комісії надсилають до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, на розгляд та затвердження. Музеї, засновані на комунальній формі власності, вищезгадані документи надсилають на розгляд колегії відповідного структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, та разом з рішенням колегії - до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, на розгляд та затвердження. До затвердження акта заміни старих книг обліку фондів на нові чинними вважаються старі книги. В акті заміни старих книг з обліку фондів зазначаються: дата, за чиїм розпорядженням здійснено заміну, причина заміни, а також кількість номерів та предметів, що перенесені до нових книг, кількість номерів та предметів, які були раніше вилучені, кількість номерів, що не зазначені. У разі заміни книг обліку - до них переносяться усі музейні предмети із старих книг, крім тих, які вилучені на підставі відповідних документів. У нових фондових книгах проти кожного музейного предмета робляться посилання на шифр і номер за старою книгою, так само як і в старій книзі проставляються новий шифр і номер. При складанні нових книг обліку категорично забороняється знищення або порушення цілості старих книг. Старі книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги постійно зберігаються в музеях поряд з іншою фондово-обліковою документацією. Акт на погашення старих книг обліку (додаток 29) складається у чотирьох примірниках: перший - залишається у діловодстві музею, другий - закладається у погашену фондову книгу, третій - передається до структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, що затвердив цей акт, четвертий - надсилається до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей.

3.10. Зберігання обліково - фондової документації музею

Основні фондово-облікові документи - акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання - підлягають реєстрації у книзі реєстрації фондово-облікової документації музею згідно зі списком, затвердженим наказом керівника музею, і постійному зберіганню під контролем у матеріально відповідальних осіб.

Основні фондово-облікові документи - акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання - зберігаються у вогнетривких шафах у закритому, опломбованому (у неробочий час) приміщенні і стороннім особам не видаються.

Забороняється винесення усіх перерахованих облікових документів і книг з приміщення музеїв. Співробітники музею користуються обліковою документацією лише за службової необхідності і в присутності матеріально відповідальної особи.

Співробітникам музею і зберігачам фондів перераховані документи видаються для чергових записів і позначок у спеціально призначеному приміщенні. Для більш тривалої роботи із зазначеними документами вони можуть бути винесені до іншого приміщення у межах відділу, але кожного разу з особливого дозволу головного зберігача фондів (матеріально відповідальна особа).

У кінці робочого дня документи обов'язково здаються відповідальним за їх зберігання особам і на ніч залишаються у місцях їх постійного зберігання.

РОЗДІЛ 4. ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ МУЗЕЙНИХ ФОНДІВ

4.1. Сховища музейних фондів та іх обладнання

Музейні фонди розміщуються в спеціально обладнаних просторих, світлих приміщеннях, з регульованими системами вентиляції і опалення, відповідати умовам нормативного зберігання, а також сприяти вивченню музейних цінностей і їх різнобічного використання.

Для невеликих музеїв рекомендуються об'єднування та організація окремих сховищ за типологічно-матеріальними ознаками з урахуванням категорій безпечного зберігання для великих музеїв - за тематичними, а всередині - за матеріальними ознаками. Сховища музейних предметів, що відрізняються за категорією біологічної небезпеки, розташовують в окремих групах приміщень.

Сховища мають максимально відповідати вимогам протипожежної безпеки, мати запасні виходи і відповідне протипожежне обладнання. Приміщення сховищ повинно перевірятися органами технічного нагляду з метою визначення припустимого навантаження на підлогу.

У сховищах для тканин, ботанічних, ентомологічних і зоологічних колекцій робоче місце охоронця повинно розміщуватися в окремому приміщенні, ізольованому від сховища.

Сховища повинні бути обладнані ізолятором з опаленням, окремим входом, подвійними дверима та складатися з приміщень:

* для роботи співробітників

* для приймання предметів, розпакування та первинного огляду

* для проведення дезінсекції чи дезінфекції (обов'язково з примусовою вентиляцією)

* для витримування предметів після обробки

* для експонатів, що надходять, де їх розпаковують, розбирають, оглядають і де вони проходять ізолятор та дезкамеру

* спеціальну комору для зберігання господарського інвентарю, пакувального матеріалу та запасу матеріалів консерваційного характеру

Для зберігання експонатів тимчасових виставок повинно бути окреме приміщення, обладнане з урахуванням зберігання предметів різних видів.

Страницы: 1, 2, 3