Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов

Как же научиться правильно находить статью? В основе схемы лежит функциональный признак. В рассмотренном примере -- документ, освещающий проверку, проведенную контролирующим органом. Могла быть проверка и других сторон деятельности учреждения, но в любом случае место этого акта было бы здесь, исходя из функции контроля. Некоторые работники предпочитают искать нужную статью не по классификационной схеме, а по указателю видов документов, полагая, что это гораздо проще и надежнее. Но это ошибочное представление. Многие виды документов в указателе дают отсылку к десяткам статей. Например, планы имеют 35 разновидностей по указателю и дают отсылки к 66 статьям, постановление -- 17 разновидностей, отсылки к 23 статьям, переписка -- 56 разновидностей, отсылки к 258 статьям. Искать среди такого множества материалов труднее. А в приведенном примере просто нельзя найти статью по виду документа, так как статья, к которой относится наш документ, называется не акты, а материалы (понятие, включающее разные виды документов) и в указателе видов документов идет под этим названием.

В гр. 2 записаны не заголовки дел, а названия документов, часто нескольких в одной статье (с указанием либо категорий учреждений-авторов, либо вопроса), или обобщающее наименование -- материалы, также с указанием вопроса. Например: постановления, протоколы, стенограммы собраний активов министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий (ст. 13); материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48).

В гр. 3 и 4 заносятся сведения о сроках хранения документов по категориям учреждений. I категория -- учреждения, от которых материалы поступают в госархивы, II категория -- учреждения, от которых материалы в госархив не принимаются. Сроки хранения документов одинакового названия у них разные. Такое различие сроков хранения в зависимости от категории учреждений называется дифференциацией по звеньям. Согласно перечню в учреждениях II категории не создается документов постоянного срока хранения, в гр. 4 максимальный срок хранения -- десять лет (за исключением некоторых документов по личному составу и о несчастных случаях, срок хранения которых выше). Например:

82. Задания плановых органов ведомствам и переписка по освоению новых видов промышленной продукции

Пост.

10 лет

Многие категории документов в учреждениях II категории не образуются. Так, уже упоминавшиеся материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48) имеют срок хранения только для учреждений II категории: в гр. 3 -- пост., в гр. 4 -- прочерк. Таких статей в перечне немало.

В ряде случаев дифференциация сроков хранения производится не только по категориям учреждений, но и по месту создания документов. Например:

5. Заключения на законопроекты проекты постановлений:

а) по месту разработки проекта

б) в других учреждениях

Пост.

3 года

3 года

Некоторые статьи имеют примечания, конкретно указывающие, в каких учреждениях должны храниться размноженные документы.

39. Утвержденные штатные расписания и документы об их изменении

Пост.1

10 лет

Примечания об условиях, которые влияют на отбор документов для постоянного хранения:

4. Постановления, решения и распоряжения местных Советов депутатов трудящихся и их исполнительных комитетов; материалы по разработке постановлений, решений, распоряжений:

а) по месту принятия (подлинники) Пост. 2 года

б) в других учреждениях 5 лет 5 лет

Ряд статей предусматривает сроки хранения только в период их потребности в практической работе в обоих звеньях:

154. Перфорационные карты

155. Контрольные табуляграммы

До минования надобности

В значительном количестве статей рядом с цифрой, обозначающей срок хранения, стоит отметка ЭПК, указывающая, что вопрос о хранении или уничтожении этих дел должен обязательно согласовываться с ЭПК архивного учреждения. Отметка ЭПК предупреждает, что такие документы могут иметь научное значение. Например:

414.Акты и отчеты об авариях, аварий- 10летЭПК10 лет

Почему эта статья и в соответствии с ней аналогичный заголовок в номенклатуре дел и на обложке самого дела имеют отметку ЭПК? Потому что аварии бывают разного масштаба и последствия у них разные. Если речь идет, скажем, о прорыве отопительных батарей и заливании горячей водой части продукции на складе или об аварии машин, то документы подлежат хранению такое количество лет, которое указано до отметки ЭПК. Если же документы отражают катастрофы (со взрывами, человеческими жертвами и т.п.) и если не удалось установить причину этого, такие документы отбираются на постоянное хранение, так как они могут служить материалом для исследования, и не только исторического -- через много лет могут обнаружиться новые факты и документы, которые заставят по-другому взглянуть на происшедшее.

Другая группа документов по этому же вопросу:

419.Акты и протоколы расследований несчастных случаев

45 лет

ЭПК

45 лет

Здесь опять отметка ЭПК, но минимальный срок хранения 45 лет, причем в обеих группах учреждений. Почему? Отметка ЭПК здесь применяется на основании тех же условий, что и в предыдущем примере, а срок 45 лет поставлен потому, что это касается людей. Многие материалы по личному составу хранятся долго, с учетом длительности трудового периода жизни человека. В данном случае это может оказаться необходимым для установления группы инвалидности или решения вопроса о пенсии.

Фрагмент одного из основных законов, регламентирующих архивное дело:

Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. N 9059

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ от 18 января 2007 г. N 19

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ

ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ,

УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ,

МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ

РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, части 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280) приказываю:

Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и

использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных

документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях

Российской академии наук.

Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра

Д.М. Амунца.

Порядок экспертизы ценности документов

4.3. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение).

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации используется также форма повидового или группового выборочного приема документов.

4.3.1. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов в соответствии с критериями, установленными в п. 4.3 настоящих Правил.

При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются ЭПК федеральных государственных архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев,

экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек, ЭПК Архива Российской Академии наук при утверждении описей дел, документов постоянного срока хранения.

Полномочия и порядок деятельности указанных ЭПК определяются положениями о них, разрабатываемыми на основе соответствующих примерных положений, утверждаемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования. Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук утверждают указанные описи самостоятельно.

Архив готовит к согласованию ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями описи дел по личному составу (или их годовые разделы), акты о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1). Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук проводят согласование перечисленных документов самостоятельно.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.3.2. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11), и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11).

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию)и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дело оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес макулатуры.

6. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов экспертизы в учреждениях

Как говорилось ранее, экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Экспертиза на стадии делопроизводства излагается в соответствующем курсе, поэтому здесь рассмотрим такие этапы, как экспертиза на стадии подготовки дел для сдачи в ведомственный архив (архив учреждения) и на стадии подготовки дел к передаче на государственное хранение.

Сдача дел в ведомственный архив (архив учреждения) проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении. К этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения, но в это же время ведется работа по отбору дел постоянного хранения, которая по требованию ЕГСД должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года.

Начать работу целесообразно с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет включительно). Если в архив учреждения сдаются дела со сроками хранения десять и пять лет, то количество групп соответственно увеличивается. Отдельную группу составят дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, |т.е. полистно просмотреть все дела постоянного хранения в целях выявления и изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. Просмотр надо начинать с дела № 1 по номенклатуре: только при такой последовательности можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля.

Как определять ценность дел с отметкой ЭПК и всегда ли можно определить эту ценность сразу после окончания дела, подробно рассматривалось при анализе статей перечней. Напомним, что при этом дело должно быть тщательно изучено. Свои предложения по каждому такому делу следует записывать в специальную тетрадь.

Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов являются годовые разделы описи дел постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек (на данном этапе, как правило, выделяются к уничтожению дела со сроками хранения до трех лет включительно, с учетом не переданных в ведомственный архив за предыдущие годы). Акт утверждает руководитель учреждения (или организационно обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения.

Выделение документов к уничтожению с более длительными истекшими сроками хранения проводится на следующем этапе -- в ведомственном архиве при отборе дел на государственное хранение.

Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в архиве и структурных подразделениях (там, где архив принимает на хранение дела со сроками от десяти лет и выше). Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 1993 г. можно выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения:

трехгодичного -- законченные делопроизводством в 1989 г.;

пятилетнего -- законченные делопроизводством в 1987 г.;

десятилетнего -- законченные делопроизводством в 1982 г.

Экспертиза ценности в ведомственном архиве осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче на государственное хранение. В связи с этим должно быть обеспечено ее высокое качество. При проведении экспертизы в первую очередь анализируется организационно-распорядительная документация (постановления, приказы, решения, протоколы совещательных органов и т.п.), а также плановая и отчетная. В ходе изучения изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры, документы временного хранениях Одновременно собираются сведения для дополнения исторической справки (об изменении структуры, подведомственности, функции и т.д. со ссылками на распорядительные документы).

При наличии дублетной документации определяются- структурные подразделения, где остается на постоянное хранение основной экземпляр. Оставление при необходимости в делах дублетных экземпляров согласовывается с госархивом. Ответственный момент экспертизы -- выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На государственное хранение отбираются документы, обладающие наибольшей полнотой информации. Остальные по согласованию с госархивом могут включаться в акт о выделении к уничтожению.

В процессе экспертизы выявляются особо ценные дела и документы, категории которых определены государственной архивной службой. Работа по экспертизе в ведомственном архиве проводится в контакте с госархивом, при его постоянной методической помощи. При этом используются ведомственные и типовые перечни, перечни документов, поступающих на госхранение, другие нормативные и методические документы.

Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения, описью особо ценных дел, годовыми разделами сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет) и по личному составу (о составлении описи в гл. 5), актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все эти документы рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно, так как в них включаются, как правило, документы одного временного периода. Одобренные ЦЭК (ЭК) описи направляются на утверждение ЭПК архивного учреждения. После их утверждения экспертно-проверочной комиссией руководитель учреждения утверждает акт на уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Включенные в этот акт документы сдаются в упакованном виде на бумагоперерабатывающие фабрики или организации, занимающиеся сбором вторсырья. Сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

В учреждениях, не сдающих документы на государственное хранение, отбор дел с истекшими сроками хранения проводится в том же порядке: в акт о выделении к уничтожению вносятся документы только с истекшими сроками хранения; одновременно с актом за тот же временной период составляются годовые разделы сводных описей дел по личному составу (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных рабочих и служащих, лицевые счета или расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудовые книжки и другие личные документы, акты о несчастных случаях), а также годовые разделы сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет, но для таких организаций целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения десять лет); акт о выделении к уничтожению вместе с описями дел по личному составу и долговременного хранения представляется на утверждение руководителю учреждения. После их утверждения выделенные к уничтожению документы сдаются в установленном порядке в местные организации, собирающие вторсырье.

Таблица, используемая в актах:

7. Организация работы по экспертизе ценности документов в государственных архивах

Проведение экспертизы ценности документов в государственных архивах по организации и методике работы несколько отличается от ее проведения в ведомственных архивах. Это объясняется прежде всего тем, что государственные архивы в отличие от ведомственных хранят документы лишь постоянного хранения. Документы временного хранения, попавшие в государственные хранилища при национализации архивов и в 20 -- 30-е годы, были, как правило, выделены из фондов при неоднократно проводившихся архивистами экспертизах ценности.

Кроме того, в государственном архиве находятся многоотраслевые хранилища, собравшие документы учреждений и предприятий различных уровней всех отраслей экономики и культуры, действующих на данной территории. В связи с этим в государственных архивах проводится экспертиза двух видов: целевая экспертиза -- самостоятельный вид работы; попутная экспертиза -- в ходе переработкой совершенствования описей дел.

Цель проведения экспертизы -- освободить архивные фонды от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены при переработке архивных фондов в ходе составления заголовков дел, систематизации дел по структурным подразделениям или годам, а также в пределах названных разделов схемы систематизации. Объем дел, выделяемых к уничтожению при проведении этих работ, может быть и невелик. Если количество документов, не подлежащих хранению (дублетные, поглощенные, не имеющие ценности), значительно, то проводится целевая экспертиза. В большинстве случаев в госархивах целесообразно проводить комплексную целевую экспертизу, при которой изучаются: фонды учреждений одной системы -- вышестоящее учреждение и ему подведомственные (например, облздрав -- райздравы -- клинические больницы -- районные больницы -- санэпидемстанции -- бюро медицинской статистики); фонды однородных учреждений, деятельность которых связана с определенной территорией {строительные, строительно-монтажные управления, действующие в крае или области); архивные фонды лиц, связанных между собой родственными, служебными или другими отношениями.

Осуществление комплексной экспертизы в госархиве начинается с определения фондов, по которым ее следует провести. Для этого составляется список фондов с указанием их номеров, наименований, хронологических границ документов и объема дел, а также очередности проведения работы с фондами.

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру дел, необходимо изучить историю фондообразователя (для фондов личного происхождения -- биографию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотраслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспертиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям дел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи дел, при просмотре которых изучаются состав и содержание документов, намеченного к экспертизе фонда. Перед экспертизой больших по объему документов, сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организацию проведения экспертизы (этапы и очередность работы, трудовые затраты, сроки проведения и т.п.).

В целях повышения качества экспертизы ценности в госархивах могут составляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению. Такие перечни целесообразно разрабатывать по сложным и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни значительно упростят работу по оценке документов.

Изучение дел при комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел только по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел подведомственных организаций устанавливается следующее: дублеты, поглощенная информация, степень ее поглощенности, разночтения в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов, содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное подразделение), где оставляется на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут быть оставлены и дублетные экземпляры особо ценных документов, которые выявляются, как правило, в ходе экспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и последующего использования визы, резолюции, поправки текста и др.

При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так как документы за тот период в силу ряда обстоятельств не требуют массового выделения к уничтожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями.

Оформление результатов экспертизы ценности документов проводится при целевой экспертизе только актом, а при попутной -- актом и описью. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала ЭМК госархива, а затем (в соответствии с установленным Главархивом СССР порядком) рассматриваются и утверждаются на ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива, а выделенные к уничтожению документы передаются по приемосдаточной накладной на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам.

8. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии

По мере движения нашего общества к современным методам хозяйствования и управления решение проблем формирования и хранения электронных информационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. Об этом свидетельствует принятие федеральной целевой программы «Электронная Россия» и соответствующих региональных программ (в частности, «Электронная Москва»), Задачи поставлены сложные: беспрецедентное развитие ИТ-отрасли, прорыв в области информационного законодательства, создание инфраструктуры «электронных правительств» и «государственных электронных закупок», переход к полному электронному документообороту между государственными структурами, формирование открытых всему обществу национальных информационных ресурсов и средств доступа к ним, широкомасштабная реализация образовательных программ и т. д.1

За всем этим просматривается желание стать вровень с мировыми лидерами в области экономики и политики. И как уже часто бывало в истории России, в этой гонке за лидером мы формируем, укрепляем, украшаем лишь фронтальные части нашей «преследующей колонны», забывая обеспечить и своевременно подтянуть тылы. Разрабатывая программы информатизации страны, их авторы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет с создаваемыми электронными информационными ресурсами через 15-20 лет, когда полностью обновятся аппаратные и программные платформы компьютеров, иначе архивной службе в них отводилась бы более значительная роль. Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе - организации или государственные архивы, специалисты по ИТ или архивисты? Мы уже имеем печальный опыт долговременного хранения баз данных и других электронных документов, которые создавались в 1970 - 1980-е годы в вычислительных центрах министерств и ведомств. Практически все они погибли - главным образом потому, что не были вовремя переведены на новые технологические платформы. Некому было оценить, какие ресурсы заслуживают долговременного хранения, а какие нет, поскольку у сотрудников ИТ-подразделений иные задачи, чем у архивистов. Возможно, авторы программ рассчитывают на то, что со временем (через 10 - 15 лет) часть электронных ресурсов будет передана на хранение из организаций в государственные архивы, как это сейчас практикуется с письменными документами. Но при этом упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды. Мировая практика хранения электронных документов показала, что решения о том, какие документы, где и в каких форматах постоянно хранить, когда осуществлять передачу на постоянное хранение, должны приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а при создании документов или, лучше, при техническим проектировании информационной системы, где они будут возникать. Сейчас наступил решающий момент в определении судьбы будущих электронных информационных ресурсов России: от того, какая модель их храпения (распределенная или централизованная) будет принята, зависят состояние и объем электронных документов, которые у нас сохранятся через два десятка лет.

Пока архивистам следует сосредоточиться па решении проблем методологического и методического характера, в первую очередь касающихся экспертизы ценности, обеспечения сохранности и учета электронных документов. Основные правила работы архивов организаций в этой части противоречивы и недостаточны. Об этом и говорится в статье С.В. Дрокова, которая носит дискуссионный, если не провокационный характер. В ней содержится целый ряд интересных замечаний и предложений, с которыми можно соглашаться или спорить.

Пожалуй, нельзя полностью согласиться с тем, что «идентификатор электронной копии документа» (реквизит №30 по ГОСТ 6.30-2003) может стать отправной точкой в учете электронных документов. Дело в том, что поисковые данные файла зачастую меняются в ходе проведения службой ИТ разнообразных работ с информационными ресурсами, например при оптимизации дискового пространства сервера или переустановке программного обеспечения на отдельных компьютерах. Правда, предложенная СВ. Дроковым «технологическая цепочка по сбору и обеспечению сохранности» электронных документов с использованием реквизита №30 может быть реализована в двух случаях: во-первых, когда файлы документов состоят в полном распоряжении их создателей или службы ДОУ (а лучше всего -архива организации), которые получат возможность по своему усмотрению организовывать формирование папок с файлами и, главное, контролировать их целостность, а во-вторых, при наличии в организации системы электронного делопроизводства и документооборота, не только спроектированной с учетом требований службы ДОУ и архива, но и введенной в эксплуатацию по согласованию (если не по утверждению) с этими структурными подразделениями.

В последнем случае в реквизите №30 имеет смысл указывать поисковые данные электронной регистрационной контрольной карточки (РКК) документа, к которой прикреплен файл. Она, как правило, хранится в базе данных. Тогда, куда бы файл (или несколько файлов с вариантами документа) ни перемещался, система автоматически регистрирует его новые поисковые данные (путь к файлу). Однако подобный подход требует разработки системы учета самих баз данных с РКК документов и другими документальными ресурсами, которая не предусмотрена Основными правилами работы архивов организаций.

Вряд ли стоит исключать службу ИТ организации из числа «альтернативных помощников» архива в подготовке перечня систем, тем и проектов. Если появятся правовые нормативные акты, обязывающие организацию учитывать и хранить фонд электронных документов, и будут установлены четкие и прозрачные требования архивистов к процедурам и форматам создания, храпения и передачи в государственный архив электронных документов, то наладить такое взаимодействие вполне реально. При этом роли архивистов и технических специалистов могут разделиться: первые будут отвечать за учет, описание и экспертизу ценности электронных документов с общих докумснтоведческих и архивоведческих позиций, вторые - рассматривая вопросы учета и экспертизы ценности электронных документов. С.В. Дроков сосредоточился лишь на прикладных программных средствах (ППС) - попросту говоря, исполняемых программах, которые позволяют пользователю легко обрабатывать данные. Он ошибочно предположил, что это будет осложнено авторскими и имущественными правами организации на ППС. В действительности дело обстоит иначе. Замечательно, что ППС отражаются в бухгалтерской отчетности, однако архивы и архивные службы в большей степени интересуют сами данные,

электронные документы, ради создания, обработки и использования которых приобретаются или разрабатываются ППС. Если электронные управленческих и научно-технические документы будут сохраняться в широко распространенных или открытых компьютерных форматах, то через десятки лет для их использования специальные и авторские ППС не понадобятся(в условиях обновления технологической среды они окажутся попросту бесполезны), а значит, учет и экспертиза ценности электронных документов значительно упростятся.

Первоначальная нормативная база для экспертизы ценности электронах документов существует. Это п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации (1994 г.), устанавливающий пятилетний срок временно-. храпения документов на машинных носителях; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г.), который определяет, что «срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях»- (с. 8). Эти положение требуют развития и углубления, но уже есть от чего отталкиваться.

По-видимому, основная проблема состоит не в экспертизе ценности уже .явленных электронных документов, а в самом выявлении этих документов, т. е. во включении управленческой документации в электронном виде номенклатуры дел организаций, на необходимость которого справедливо рассказывает и СВ. Дроков. Но как заставить организации регистрировать свои электронные документы (базы данных и т. д., а не ППС)? Это главная проблема экспертизы ценности электронных документов на сегодняшний день.

В Москве к ее решению уже приступили. Закон г. Москвы «Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы» (№52 от 10.2001 г.) закрепляет за ней право собственности на информационные ресурсы, содержащиеся в информационных системах, созданных или ведутся за счет бюджета города. Статья 7 закона устанавливает, что информационные ресурсы Москвы подлежат учету путем регистрации содержащих эти ресурсы информационных систем (баз данных) в едином Реестре 1формационных ресурсов и систем города Москвы. Несмотря на то, что настоящее время в него включено не так много организаций и их систем, информация о них открыта. Поэтому появились реальные основания для введения экспертизы ценности электронных документов в этих системах для выявления ресурсов, подлежащих постоянному хранению.

Учет ППС в бухотчетности - вещь, безусловно, полезная: если есть ППС, значит, должны быть и электронные документы, которые необходимо учитывать и оценивать. Но кто допустит архивистов к бухгалтерской отчетности? Здесь, как видим, необходимо урегулирование отношений с работниками не только служб ИТ, но и бухгалтерии.

9.Заключение

В данной курсовой работе раскрыта тема «Экспертиза ценности документов». Рассмотрены критерии экспертизы, система экспертных органов, законодательная база, принципы экспертизы ценности электронных документов.

10. Список литературы

1. Учебник «Архивоведение» М.: «НОРМА», 1996

2. Учебник «Архивоведение» М.: ПрофОбрИздат, 2002

3. Журнал «Отечественные архивы» М.: РГГУ, 2003, в. 5

4. «Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения» М.: Росархив, 2002

5. «Основные правила работы организаций» М.: 2003

6. http//www.archiviruem.ru

7. http//www.ippnou.ru

Страницы: 1, 2