Контроль та ревізія оплати праці в бюджетних установах

При перевірці нарахування оплати праці найманим працівникам увагу також необхідно звертати на правильність утримань з нарахованих сум і сплати прибуткового податку. Правильність утримання податків можна перевірити, використовуючи законодавчо встановлені норми та з урахуванням представлених найманими особами довідок про склад сім'ї для одержання пільг по податках.

Окрему увагу необхідно приділити перевірці сумісництва працівників, тому що трапляються факти, коли сумісники виконують роботу за сумісництвом під час своєї основної роботи і, отже, одержують заробітну плату не за пророблений час. Зіставляючи час роботи сумісника на підприємстві з часом його роботи в інших підприємствах, можна встановити, чи не працював він у різних підприємствах в один і той же час, визначити кількість невідпрацьований годин.

9. Перевірка стану аналітичного обліку розрахунків з оплати праці. Розпочати таку перевірку доцільно з порівняння залишку, показаного в Головній книзі по рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці» і в розроблюваній таблиці. Також необхідно встановити відповідність аналітичного обліку по заробітній платі систетичному обліку по рахунку 66, для чого порівнюють сальдо по рахунку 66 на дату початку перевірки з даними розроблюваної таблиці, а останні співставляють з даними платіжних відомостей.

У випадку виявлення розбіжностей між аналітичним і синтетичним обліком потрібно встановити їх причини. Загальними причинами розбіжностей можуть бути: запущеність обліку; неповне утримання авансів, повторне списання грошових документів з віднесенням виплат по них в дебет рахунку 66 та інше.

При перевірці розрахунків за іншими операціями особливої уваги Ревізора потребує перевірка своєчасності погашення сум раніше виданих працівникам авансів і переплат, правильності утримання із заробітної плати заборгованості за підзвітними сумами і за відшкодування матеріального збитку, а також за товари, придбані в кредит тощо.

При перевірці розрахунків з персоналом за іншими операціями необхідно встановити наявність укладених договорів за окремими іншими розрахунками з персоналом, достовірність і реальність заборгованості по цих рахунках.

Основна помилка, що виявляється при перевірках даного елементу собівартості, - це недотримання принципу виробничої направленості витрат. При перевірці первинних документів з нарахування заробітної плати, аудитор може виявити фактор включення до собівартості основної діяльності витрат на оплату праці працівників, зайнятих у інших видах діяльності. Це досягається шляхом звірки даних по кредиту рахунка 66 в частині сум, списаних на рахунки виробничих витрат і показників за підсумком зведеної відомості з оплати праці в частині її нарахування. Дані за підсумками зведеної відомості, як правило, повинні бути більше, ніж дані по дебету рахунків обліку виробничих витрат.

3.3 Типові порушення ведення операцій з обліку витрат на оплату праці в бюджетних пидприємствах.

В ході первірки РЕВіЗОР може виявити наступні типові порушення (табл. 3.4).

Таблиця 3.4

Порушення ведення операцій з обліку витрат на оплату праці

№	Можливі порушення	Характеристика порушення
1	2	3
Розрахунки з персоналом з оплати праці
1	У підприємства відсутній колективний договір	Соціально-трудові відносини між роботодавцями і працівниками не відрегульовані
2	Умови колективного договору погіршують порівняно з законодавством становище працівника	Даний колективний договір є недійсним
3	Сума нараховної заробітної плати за даними первинних документів (особові листки працівників, розрахунково-платіжні, розрахункові відомості, розроблювальні таблиці) не відповідають даним облікових регістрів (журналам, Головній книзі)	Викривлення оборотів і залишків за рахунком 66 «Розрахунки з оплати праці», недостовірність даних по рядку «Поточні зобов'язання з оплати праці» балансу підприємства
4	Віднесення на собівартість продукції (робіт, послуг) заробітної плати погодинників та відрядників при відсутності підтверджуючих документів про фактично відпрацьований час (відсутність табелю робочого часу, даних про виконаний обсяг робіт)	Неможливість підтвердження обгрунтованості нарахування оплати праці, відповідно підвищення собівартості продукцій для цілей бухгалтерського обліку та оподаткування, і, як наслідок, зниження оподатковуваного прибутку
5	Включення до собівартості продукції для цілей оподаткування оплати праці за здійснення модернізацій обладнання та реконструкції об'єктів основних засобів	Необгрунтоване включення для цілей оподаткування до собівартості продукції,
6	Включення до собівартості продукції для цілей оподаткування оплати праці за виконання будівельних робіт	завищення собівартості продукції, заниження оподатковуваного прибутку
1	2	3
7	Включення до собівартості продукції для цілей оподаткування оплати праці за здійснення робіт з підготовки та освоєння виробництва нових видів продукції, науково-дослідних розробок	Необгрунтоване включення для цілей оподаткування до собівартості продукції,
8	Включення до собівартості продукції для цілей оподаткування оплати праці за здійснення робіт безпосередньо не пов'язаних з виробництвом продукції, фінансування яких здійснюється за рахунок спеціальних джерел	завищення собівартості продукції, заниження оподатковуваного прибутку
9	Включення до собівартості продукції для цілей оподаткування оплати праці за надані послуги, виконані сторонньою особою при наявності в штатному розкладі підприємства посади, де посадовою інструкцією передбачено, що до обов'язків працівника, який її займає, входить виконання даних послуг (наприклад, функції головного бухгалтера, маркетолога)	Завищення для цілей оподаткування собівартості продукції та заниження оподатковуваного прибутку
10	Включення до собівартості продукції для цілей оподаткування оплати праці за надані послуги, виконані сторонньою особою при відсутності акту приймання виконаний робіт
11	Період включення до собівартості продукції для цілей оподаткування оплати праці за надані послуги, виконані сторонньою особою, не відповідає даті підписання акту приймання виконаних робіт	Несвоєчасне включення до собівартості продукції для цілей оподаткування, завищення собівартості звітного періоду, заниження оподатковуваного прибутку звітного періоду
Розрахунки за страхуванням
12	Невідповідність суми нарахованих внесків до позабюджетних фондів за даними розроблювальної таблиці даним облікових регістрів (журналів, Головної книги)	Невідповідність даних аналітичного та синтетичного обліку
13	Сальдо по рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням» за даними Головної книги не відповідає даним балансу	Недостовірність даних рядку балансу «Поточні зобов'язання за розрахунками
14	Завищення (заниження) суми нарахованих страхових внесків внаслідок неправильного розрахунку бази оподаткування або неправильного застосування ставок	Недостовірність даних рядку балансу «Поточні зобов'язання за розрахунками
15	Заниження (завищення) суми страхових внесків, які відносяться на собівартість продукції внаслідок неправильного розрахунку баз страхових внесків або неправильного застосування ставок	Зниження (завищення) собівартості продукції, завищення (заниження) оподатковуваного прибутку
16	Віднесення до собівартості продукції для цілей оподаткування суми нарахованих страхових внесків на оплату праці працівників, зайнятих в невиробничій сфері, або джерелом фінансування якої є спеціальні фонди	Заниження собівартості продукції, завищення оподатковуваного прибутку
17	Витрачання коштів Фонду соціального страхування в бухгалтерському обліку підприємства не підтверджується документами, необхідними для виплати допомоги, у відповідності з діючим законодавством	Неможливість підтвердження правомірності витрачання коштів Фонду соціального страхування, неможливість підтвердження сальдо по рядку «Поточні зобов'язання за розрахунками зі страхування» в балансі
18	Здійснена виплата допомоги з тимчасової непрацездатності позаштатним співробітникам, сумісникам або працівникам, які виконують роботи за договорами підряду	Неможливість підтвердження правомірності витрачання коштів Фонду соціального страхування
1	2	3
19	Завищення (заниження) розміру нарахованої допомоги з тимчасової непрацездатності внаслідок неправильного розрахунку бази для її нарахування	Неправомірне витрачання коштів Фонду соціального страхування, викривлення розрахунків з працівниками, викривлення нарахування прибуткового податку з працівників

Бухгалтерська звітність є системою узагальнених показників, що характеризують підсумки фінансово-господарської діяльності підприємства протягом звітного періоду (місяця, кварталу, року). Вона складається шляхом підрахунку, групування та спеціальної обробки даних поточного бухгалтерського обліку і є завершальною його стадією.

Фінансову звітність зобов'язані складати підприємства, об'єднання і організації, що перебувають на господарському розрахунку, мають самостійний баланс і є юридичними особами.

Метою складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства. Порядок надання фінансової звітності користувачам визначається чинним законодавством.

Фінансова звітність складається з балансу, звіту про фінансові результати, звіту про рух грошових коштів, звіту про власний капітал і приміток до звітів.

Фінансові звіти містять статті, склад і зміст яких визначаються відповідними П(С)БО. Стаття наводиться у фінансовій звітності, якщо відповідає таким критеріям:

існує ймовірність надходженя або вибуття майбутніх економічних вигід, пов'язаних із цією статтею;

оцінка статті можу бути достовірно визначена.

Призначення основних компонентів фінансової звітності відображені у таблиці 3.5.

Таблиця 3.5.

Призначення основних компонентів фінансової звітності

Компоненти фінансової звітності	Зміст	Використання інформації
1	2	3
Баланс	Наявність економічних ресурсів, які контролюються підприємством, на дату балансу	Оцінка структури ресурсів підприємства, їх ліквідності та платоспроможності підприємства; прогнозування майбутніх потреб у позиках; оцінка та прогнозування змін, які підприємство, ймовірно, контролюватиме в майбутньому
Звіт про фінансові результати	Доходи, витрати і фінансові результати діяльності підприємства за звітний період	Оцінка та прогноз: прибутковості діяльності підприємства; структури доходів і витрат
Звіт про власний капітал	Зміни у складі власного капіталу підприємства протягом звітного періоду	Оцінка та прогноз змін у власному капіталі
Звіт про рух грошових коштів	Генерування та використання грошових коштів протягом звітного перідоду	Оцінка та прогноз операційної, інвестиційної та фінансової діяльності підприємства
Примітки	Обрана облікова політика: інформація, яка не наведена безпосередньо у фінансових звітах, але обов'язкова за П(С)БО; додатковий аналіз статей звітності, необхідний для забезпечення її зрозумілості	Оцінка та прогноз: облікової політики, ризиків або невпевненості, які впливають на підприємство, його ресурси та зобов'язання, діяльність підрозділів підприємства тощо

Фінансові звіти відображають фінансові результати операцій та інших подій, об'єднуючи їх в основні групи за економічними характеристиками. Виділяють п'ять груп елементів фінансових звітів (табл. 3.6). Активи, зобов'язання та власний капітал безпосередньо пов'язані з визначенням фінансового стану в балансі підприємства, а доходи і витрати показані з оцінкою діяльності у Звіті про фінансові результати.

Таблиця 3.6.

Групи елементів фінансових звітів та їх визначення

Назва звіту	Групи елементів звіту	Визначення
1	2	3
	Активи	Ресурси, контрльовані підприємством у результаті минулих подій, використання яких, як очікується, спричинить отримання економічних вигід у майбутньому
Баланс	Зобов'язання	Заборгованість підприємства, яка виникла внаслідок минулих подій і погашеня якої, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють у собі економічні вигоди
1	2	3
Баланс	Власний капітал	Частина в активах підприємства, що залишається після вирахування його зобов'язань
Звіт про	Доходи	Збільшення економічних викід у вигляді надходження активів або зменшення зобов'язань, які спричиняють зростання власного капіталу (крім зростання капіталу за рахунок внесків власників)
Фінансові результати	Витрати	Зменшення економічних викід у вигляді вибуття активів або збільшення зобов'язань, які призводять до зменшення власного капіталу (за винятком зменшення капіталу за рахунок його вилучення або розподілу власниками)

Предметом аудиту фінансової звітності є встановлення відображення

у фінансовій звітності в усіх суттєвих аспектах реального фінансового становища, взаємозв'язку та несуперечності показників окремих форм звітності, відповідності фінансової звітності вимогам Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та П(С)БО 1 - 5; розкриття у звітності підприємства усіх суттєвих аспектів облікової політики.

Завдання аудиту стану звітності наступні:

дослідити достовірність і відповідність записів звітності даним Головної книги та регістрів аналітичного обліку;

прослідкувати за своєчасністю здачі бухгалтерської звітності до відповідних державних органів;

вивчити взаємоузгодженість покаозників звітності підприємства;

порівняти дані річної фінансової звітності з даними квартальної та поточної фінансової звітності;

оцінити можливість постійного функціонування підприємства;

оцінити вплив подій, що відбулися, на фінансову звітність та їх відображення в звітності.

Під час перевірки фінансової звітності застосовуються прийоми документального контролю. Звітність при цьому підлягає перевірці за формою, аналітичній перевірці та перевірці за змістом (табл. 3.7 ).

Таблиця 3.7.

Особливості перевірки фінансової звітності

№	Назва прийому	Мета роботи	Зміст роботи
1	2	3	4
1	Перевірка за формою	Полягає у візуальній перевірці правильності записів усіх реквізитів звітності та виявленні наявності самостійних змін у встановлених формах звітності, необумовлених виправлень, підчисток, наявність підписів	Під час загального огляду звітних форм увага звертається на заповнення їх адресної частини. Вид діяльності підприємства повинен відповідати видам діяльності, передбачених Статутом. Визначення виду діяльності є важливим критерієм для правильного розмежування доходів і витрат підприємства
2	Аналітична перевірка показників звітності	Виявлення суттєвих відхилень, вивчення яких за допомогою тестів дозволяє встановити факти помилок і порушень, що призводять до перекручення звітності	В першу чергу слід перевірити відповідність вказаної в балансі величини статутного капіталу даним засновницьких документів, а також чи не мають місце прострочення погашення заборгованості по внесках до статутного капіталу у засновників. Визначаються ті ділянки звіту, де аудиторський ризик є найбільшим, де існує можливість шахрайства чи наявність помилок в обліку і звітності для даного підприємства є наймовірнішим. В залежності від цього виділяються ті операції та активи, які необхідно перевірити більш ретельно
3	Перевірка по суті	Встановлення достовірності показників звітності	Проводиться арифметична перевірка, тобто перевіряється узгодженість показників, відображених у різних формах звітності та зведених регістрах обліку, регістрах обліку та зведених документах

При вивченні стану звітності слід дтримуватися наступного порядку дослідження.

1) Перевірка тотожності показників, що містяться у формах бухгалтерської звітності та регістрах бухгалтерського обліку. Перевірка відбувається по кожній формі звітності окремо шляхом порівняння показників, що містяться у відповідній формі, із залишками та оборотами по рахунках Головної книги і регістрів обліку.

У випадках, якщо показники форм звітності не можуть бути перевірені за даними Головної книги, використовуються відповідні регістри аналітичного обліку.

2) Перевірка відображення всіх активів і пасивів підприємства в повному обсязі. При проведенні такої перевірки необхідно впевнитися, що активи та джерела їх утворення у фінансовій звітності відображені в повному обсязі.

3) Вивчення оцінки активів і пасивів протягом року відповідно до прийнятої облікової політики. Перевірка передбачає встановлення дотримання підприємством протягом звітного року методів оцінки, обраних ним на початку звітного періоду.

4) Встановлення реального існування відображених у балансі активів і пасивів. Необхідно впевнитися в еральному існуванні, наявності конкретних видів, найменування матеріальних запасів, які в сукупності відображені в балансі.

5) Перевірка належності активів, відображених у балансі, підприємству що перевіряється. При проведенні такої перевірки необхідно встановити наявність майнових прав на майно.

6) Визначення правдивості, точності, об'єктивності відображення стану підприємства на дату складання фінансової звітності. Потрібно встановити відповідне відображення активів і пасивів на дату складання фінансової звітності; правильність залишків; відповідність даних фінансової звітності іформації в іншій звітності.

7) Контроль дотримання підприємстом при веденні бухгалтерського обліку та складанні фінансової звітності чинного законодавства і нормативних документів. Увага при цьому звератється на законність здійснених операцій з придбання, зберігання, контролю наявності, використання або реалізації запасів відповідно до вимог нормативних документів. Така оцінка стосується як перевірки правомірності здійснення самих операцій, так і правильності їх документального оформлення.

8) Перевірка обов'язковості обліку діючих витрат, реальних надходжень і передбачуваних витрат. При цьому необхідно перевірити правильність обліку передбачуваних планових витрат або втрат, які відносяться до звітного періоду. Наприклад, відображення природного убутку або фактично остаточно не встановлених втрат матеріальних запасів від аварії, стихійног лиха тощо.

9) Перевірка дотримання підприємством обраної облікової політики, а також безперервності його функціонування. Так, перевіряючи безперервність функціонування підприємства, аудитор повинен впевнитися, що підприємство буде функціонувати в найближчому майбутньому. При цьому перевіряється дотримання постійності обраної політики відносно впливу рівня активів і пасивів на безперервність функціонування підприємства. Тобто встановлюється забезпечення можливості безперервності функціонування підприємства, продовження процесу виробництва при даному рівні матеріальних запасів, грошових коштів, власного капіталу тощо.

10) Вивчення облікових записів і даних фінансової звітності з точки зору їх належності до звітного періоду, що перевіряється. Така перевірка полягає в дослідженні аудитором дотримання меж звітного періоду. Це передбачає, що всі операції, здійсенні з активами, повинні бути віднесені та відображені в обліку в тому періоді, в якому вони відбулися.

Аудитор своїм висновком підтверджує якісні характеристики фінансової звітності, що встановлені П(С)БО (табл. 6. ). Якісні характеристики фінансової звітності досягаються за рахунок дотримання принципів її підготовки (табл. 3.8 ).

Таблиця 3.8

Якісні характеристики фінансової звітності

№ п/п	Назва характеристики	Визначення	Пояснення
1	2	3	4
1	Зрозумілість і адекватність тлумачення	Однозначне тлумачення інформації користувачами за умови, що вони мають достатні знання і зацікавлені у сприйнятті цієї інформації	Наявність відповідних реквізитів, що дозволяє ідентифікувати підприємство, звітний період, одиницю виміру тощо, а також приміток до фінансових звітів, що роблять фінансову звітність більш зрозумілою користувачам
2	Достовірність	Відсутність помилок і перекручень, які здатні вплинути на рішення користувачів звітності	Маються на увазі не помилки, пов'язані з порушенням податкового законодавства, а саме ті, які виникають в процесі прийняття рішення про оцінку і відображення статей у фінансових звітах на підставі вимог П(С)БО
3	Зіставлення	Забезпечення можливості користуачам порівнювати фінансові звіти підприємства за різні періоди, а також фінансові звіти різних підприємств	Передумовою зіставлення є наведення відповідної інформоції попереднього періоду і розкриття інформації про облікову політику та її зміни в примітках до фінансової звітності
4	Доречність	Наявність інформації, яка впливає на прийняття рішень користувачами, надає можливість своєчасно оцінити минулі, теперішні і майбутні події, підтвердити та скоригувати їх оцінки, що зроблені в минулому	Структура фінансових звітів і приміток враховує використання інформації для ретроспективного і перспективного аналізу діяльності підприємства. Наприклад, розділення статей балансу на оборотні (поточні) і необоротні (довгострокові) передбачає їх використання для розрахунку показників ліквідності та платоспроможності. Додаткова інформація, необхідна для таких розрахунків подається у примітках до відповідних статей балансу

Таблиця 3.9

Принципи підготовки фінансової звітності

№ п/п	Назва принципу	Коротка характеристика
1	2	3
1	Обачність	Застосування в бухгалтерському обліку методів оцінки, які повинні запобігати заниженню оцінки зобов'язань і витрат та завищення оцінки активів і доходів підприємства. Звіти слід складати обачно та обдумано. Якщо відомо або є ймовірність того, що реалльна вартість майна нажче вартості, відображеної в бухгалтерському обліку, слід провести уцінку такого майна. Одночасно необхідно врахувати і всі відомі та потенційні зобов'язання
2	Повне висвітлення	Фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки операцій і подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі. У звітах надоється вся інформація, що дає можливість отримати правилне, повне та достовірне уявлення про майно, зобов'язання, власний капітал і прибуток (збиток) від гсподарської діяльності підприємства
1	2	3
3	Автономність	Кожне підприємство розглядається як юридична особа, що відокремлена від її власників
4	Послідовність	Постійне (із року в рік) застосування підприємством обраної облікової політики. При веденні бухгалтерського обліку постійно користуються одними і тими ж методами обліку, принципами оцінки, видами звітності та схемами складання звітів. Валюта початкового балансу на новий господарський рік повинна дорівнювати валюті кінцевого балансу за попередній господарський рік. Зміна облікової політики можлива лише у випадках, передбачених П(С)БО і повинна бути обгрунтована та розкрита у фінансовій звітності
5	Безперервність	Оцінка активів і зобов'язань підприємства здійснюється виходячи з припущення, що його діяльність беде тривати далі, що є передумовою для амортизації вартості його основного майна частинами, виникнення довгострокових зобов'язань і проведення оплати. Майно обліковується за вартістю придбання та поділяється на основне та оборотне, а зобов'язання - на короткострокові та довгострокові
6	Нарахування та відповідність доходів і витрат	Для визначення фінансового результату звітного періоду наобхідно порівняти доходи звітного періоду з витратами, що були здійснені для отримання цих доходів. При цьому доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності у момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів. Господарські операції відображаються тоді, коли вони відбулися, незалежно від надходженя та сплати коштів. При складанні звітів проводяться регулюючі та кінцеві записи, що дають змогу визначити доходи та витрати за звітний період.
7	Превалювання суті над формою	Операції обліковуються відповідно до сутності, а не лише виходячи з юридичної форми. Базою даних для ведення бухгалетрського обліку повинна служити об'єктивна фіксація господарських операцій. Основою правильного та справедливого відображення бухгалтерського обліку є реальний економічний зміст угоди, який залежить від: справедливого здійснення посподарських операцій між незалежними сторонами на вільному ринку; правильного документування та своєчасного запису господарської операції в бухгалтерських регістрах
8	Історична (фактична) собівартість	Пріоритетною є оцінка активів підприємства виходячи з витрат на їх виробництво та придбання.
9	Єдиний грошовий вимірник	Вимірювання та узагальнення всіх господарських операцій підприємства у його фінансовій звітності здійснюється у єдиній грошовій одиниці
10	Періодичність	Можливість розподілу інформації підприємства на певні періоди часу з метою складання фінансової звітності

Розділ ІV. Комп'ютеризація обліку і аналізу витрат на оплату праці.

4.1. Автоматизація розрахунків по заробітній платі.

На сьогоднішній день дуже широко використовуються засоби обчислювальної техніки - це призвело до появи нових прийомів та методів організації обліку. Відмінною їх особливістю є можливість складання в автоматичному режимі машинограм, узагальнюючих облікову інформацію в розрізах, необхідних для управління, контролю, аналізу та складання бухгалтерської звітності.

Нині відбувається швидке оснащення організацій компю`терами. Вони дозволяють накопичувати дані як безпосередньо в облікових реєстрах (карточках, вільних листах та ін.) так і на машинних носіях інформації (наприклад, на жорсткому диску, дискетах).

Відносно просто можна засвоїти та експлуатувати компю`тери в якості персональної техніки, оснащувати ними бухгалтерів і на їх основі створювати автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера. Одним з обов`язкових умов автоматизації та обліку є наявність програми реєстрації та обробки бухгалтерських даних. Вони включають розробку технологій автоматизованого отримання обробки інформації, в тому числі:

первинні документи, пристосовані до їх автоматизованої обробки;

документообіг, розрахований на обробку облікових даних на компю`терах;

коди;

звітні розробки, отримані автоматично;

програми робіт обчислювальної техніки;

технологічні та інструментальні карти, які формалізують порядок виконання робіт на всіх етапах технологічного процесу обробки інформації, зараховуючи використання отриманих машинограм.

При цьому програми обробки бухгалтерської інформації повинні бути адаптовані до правил ведення бухгалтерського обліку. Це відноситься до подання бухгалтерських реєстрів в зручному для читання вигляді, неможливість несанкціонованих виправлень в записах та ін.

Організація самостійно обирає форми та методи бухгалтерського обліку виходячи з обє`му облікових робіт, наявності обчислювальної техніки та інших умов. Вони можуть не тільки використовувати рекомендовані форми, але й розробляти свої, зараховуючи форми бухгалтерських реєстрів, програму реєстрації та обробки інформації. Разом з тим вони повинні дотримуватись загальних методологічних принципів, встановлених в централізованому порядку, а також технології обробки облікових даних.

З переходом до прогресивних форм обліку кардинально змінюється характер та зміст бухгалтерської роботи, скорочується питома вага технічних процесів, заснованих на ручній праці. Головним для облікового персоналу стають функції організаторів процесу обробки економічної інформації.

Спосіб обробки господарських операцій при ведені бухгалтерського обліку чинить істотний вплив на організаційну структуру фірми, а також на процедури та методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які потрібно враховувати при оцінці умов та процедур контролю.

Нижче показані відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.

? Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появу випадкових помилок, зазвичай присутніх ручній обробці. Напроти, програмні помилки приводять до неправильній обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

? Комп'ютерна система може здійснювати безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні спеціалісти. Така ситуація залишає спеціалістам, що мають доступ до комп'ютеру, можливість втручання в інші функції. В підсумку комп'ютерні системи можуть вимагати введення додаткових мір для підтримки контролю на необхідному рівні, який в неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситись система паролів, які запобігають дії, не допустимі зі сторони спеціалістів, які мають доступ до інформації про активи та облікові документи через термінал в діалоговому режимі.

? У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

? Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

? Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

На сучасний момент існує досить велика кількість універсальних комплексів ведення бухгалтерського обліку, що призначені не тільки для автоматизації обліку праці і заробітної плати на малому підприємстві, але і для ведення всього бухгалтерського обліку, як на малих так і на великих підприємствах.

Наприклад - 1С: Бухгалтерія

Програма 1С:Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.

Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях. Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.

Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):

o план рахунків;

o список видів об'єктів аналітичного обліку;

o списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);

o констант і т.д.

На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежені двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з введенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).

Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:

· зведені проводки;

· оборотно-сальдову відомість;

· оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку;

· картка рахунку;

· картка рахунку по одному об'єкті аналітичного обліку;

· аналіз рахунку (аналог головної книги);

· аналіз рахунку по датах;

· аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку;

· аналіз об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;

· картка об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;

· журнальний ордер.

У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму можуть бути реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.

Крім того програма має функцію збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.

Головне призначення архівної копії - підстрахування від втрати інформації через поломку комп'ютера, перепадів напруги в електромережі, вірусів. Архівну копію рекомендується зберігати щодня (якщо Ви працювали в цей день із програмою) чи після введення даних у великих обсягах. Має сенс тримати два варіанти архівної копії: останній і передостанній. Наприклад, сьогодні Ви збережете копію на дискеті 1, завтра - на дискеті 2, а післязавтра - знову на дискеті 1 і т.д. Це захистить Вас від втрати інформації через неякісні дискети. Дискети рекомендується підписувати: номер дискети, дата створення копії.

Програма може бути цілком побудована бухгалтером на поточне законодавство і конкретні форми обліку.

Комплекс автоматизації обліку на підприємстві може бути створений на базі табличного процесора Excel 97, що є одним з найбільш популярних пакетів програм, призначених для створення табличних документів. Запропоновані ним засоби дозволяють вирішувати різноманітні задачі від розрахунку величини прибуткового податку до складання фінансового звіту великої компанії. Система володіє могутніми обчислювальними можливостями, чудовими засобами складання ділової графіки, обробки текстів, ведення баз даних.

Робота з табличним процесором Excel дозволяє:

· використовувати для збереження взаємозалежних таблиць робочу книгу, що складається з окремих аркушів, які можна в процесі роботи видаляти, перейменовувати, переставляти місцями, копіювати і ховати;

· застосовувати зручні засоби коригування даних у таблиці, використовувати широкий спектр можливостей роботи з фрагментами;

· для розрахунків крім написання формул використовувати великий набір вбудованих функцій, для завдання яких може застосовуватися Майстер функцій;

· застосовувати імена для посилання;

· здійснювати належне оформлення таблиць - застосовувати різноманітні шрифти, способи вирівнювання тексту і чисел, зміни ширини стовпців і висоти рядків, затемнення й обрамлення осередків;

· застосовувати різноманітні формати відображення числових даних;

· для графічного представлення даних робітника листа застосовувати широкий набір діаграм; належним образом оформляти їхній і друкувати;

· виконувати звід даних з декількох таблиць шляхом їхньої консолідації;

· автоматично розраховувати проміжкові підсумки, створювати зведені таблиці;

Однією з переваг даного комплексу є те, що він цілком сумісний із програмою автоматизації обліку 1С:Бухгалтерія (будь-яких версій). Можливості вище описаного індивідуального комплексу автоматизації обліку дозволяють дуже швидко і легко перенести в нього всі облікові дані з 1С:Бухгалтерії.

4.2. Комп'ютеризація обліку витрат на оплату праці

Облік витрат взагалі, а особливо облік витрат на оплату праці завжди потребує багато часу і, як правило, цю ділянку роботи намагаються автоматизувати однією з перших. Існує немало програм, які можуть бути досить вдало використані підприємствами чи установами, проте в даній роботі зупинимося докладніше на системі «BEST».

Усі витрати формуються в окремих підсистемах. Так витрати на оплату праці відображаються у підсистемі «Облік заробітної плати». Розглянемо її докладніше.

Коп'ютеризація обліку заробітної плати здійснюється за допомогою відповідної підсистеми, яка інформаційно пов'язана з іншими підсистемами і забезпечує виконання таких функцій:

ведення спеціальних довідників;

ведення особистих рахунків і карток персонального обліку;

розрахунок нарахування заробітної плати та утримань;

розрахунок сум податків;

підготовка та друкування вихідних документів, платіжних доручень на перерахування податків.

Підсистема забезпечує комп'ютеризацію обліку заробітної плати, розрахованих на її базі податків і розрахунків з працівниками підприємства, бюджетом і позабюджетними фондами за допомогою таких режимів роботи, що відображені на рис. 4.1.

Підприємство 1	СИСТЕМА BEST:		01.01.01
Е Картотеки	Расчет	Выходные формы	Проводки	Справочники	Настройка	Выход

Рис. 4.1. Головне меню підсистеми

Excel - дає користувачу сервісну допомогу під час роботи з підсистемою.

Картотеки - забезпечує ведення особистих рахунків і карток персонального обліку. В цьому режимі можна визначити нарахування та утримання по окремих працівниках, переглянути і відразу потреби очистити картотеки.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5