Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

22) Перед представлением проекта нормативного правового акта на подпись Министру он с приложением заключения антикоррупционной экспертизы (в случае, если её проведение было обязательным) направляется в Департамент организации и контроля для размещения на официальном сайте Минюста России в целях обеспечения условий для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

В сопроводительном письме указывается срок нахождения проекта на сайте и адрес электронной почты структурного подразделения Минюста России, разработавшего проект нормативного правового акта.

К сопроводительному письму прилагается докладная записка руководителя структурного подразделения Минюста России, разработавшего проект нормативного правового акта, на имя Министра, с просьбой разрешить размещение на официальном сайте Минюста России соответствующий проект нормативного правового акта, содержащая положительную резолюцию Министра.

Электронная версия проекта нормативного правового акта, который необходимо разместить на официальном сайте Минюста России, направляется на адрес внутренней электронной почты Департамента организации и контроля.

23) Подписанные Министром нормативные правовые акты Минюста России, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации, опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта осуществляется Департаментом организации и контроля с приложением подписанной директором Департамента организации и контроля справки о сроках размещения его на официальном сайте Минюста России в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы, а также заключения антикоррупционной экспертизы, проведенной Департаментом конституционного законодательства.

Представление на государственную регистрацию межведомственного нормативного правового акта осуществляется Департаментом организации и контроля, если Минюст России указан первым в числе органов, подписавших (утвердивших) акт.

В случае признания в установленном порядке акта Минюста России не нуждающимся в государственной регистрации Департамент регистрации ведомственных нормативных правовых актов направляет соответствующее заключение в Департамент организации и контроля, который обеспечивает опубликование указанного акта в Бюллетене Министерства юстиции Российской Федерации с одновременным размещением его на официальном сайте Минюста России в сети Интернет в специальном разделе «Приказы и распоряжения Минюста России по основной деятельности, признанные не нуждающимися в государственной регистрации».

24) Подвергнутый государственной регистрации нормативный правовой акт Минюста России возвращается Департаментом регистрации ведомственных нормативных правовых актов в Департамент организации и контроля для тиражирования и рассылки.

25) Нормативный правовой акт Минюста России действует до его отмены либо утраты силы в установленном порядке. При необходимости может быть указано, на какой период издается акт.

3.3.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.3.6.1 Состав документов Минюста России и его территориальных органов

В деятельности Минюста России и его территориальных органов создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, решения коллегии Минюста России, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Минюста России, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Минюста России, его территориальных органов с их контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Минюста России и его территориальных органов создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

3.3.6.2 Приказ (распоряжение)

1) Решения Минюста России, которые носят нормативный правовой характер, оформляются приказами Минюста России в порядке, установленном настоящей Инструкцией для нормативных правовых актов Минюста России.

Оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы деятельности Минюста России и его территориальных органов оформляются приказами и распоряжениями.

Приказы (распоряжения) Минюста России (территориального органа), не являющиеся нормативными правовыми актами могут быть по основной деятельности и по личному составу.

Не допускается совмещение в одном документе приказа (распоряжения) по основной деятельности с приказом по личному составу.

2) Приказы (распоряжения) Минюста России, не являющиеся нормативными правовыми актами, подготавливаются, оформляются, согласовываются, представляются на подпись, доводятся до исполнителей, в том же порядке, что и нормативные правовые акты Минюста России, за исключением следующих особенностей:

а) если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный акт или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый акт (пункт акта) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Отменить….».

б) проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках гражданских служащих и др.) оформляются только Департаментом государственной службы и кадров по представлениям структурных подразделений Минюста России, федеральных служб и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) директором Департамента государственной службы и кадров;

2) директором Департамента управления делами (проекты приказов (распоряжений), связанные с использованием финансовых и материально-технических средств);

3) руководителем структурного подразделения Минюста России, подготовившего представление;

4) с курирующим Департамент государственной службы и кадров заместителем Министра (для приказов (распоряжений) с подписью Министра).

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу представляются на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей) директором Департамента государственной службы и кадров;

в) проекты приказов Минюста России о командировании гражданских служащих за пределы территории Российской Федерации оформляются только Департаментом международного права и сотрудничества и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) директором Департамента международного права и сотрудничества;

2) директором Департамента управления делами;

3) директором Департамента организации и контроля;

4) с курирующим Департамент международного права и сотрудничества заместителем Министра.

Проекты приказов о командировании гражданских служащих за пределы территории Российской Федерации представляются на подпись Министру директором Департамента международного права и сотрудничества;

г) проекты распоряжений о командировании гражданских служащих Минюста России на территории Российской Федерации и командировочные удостоверения оформляются Департаментом государственной службы и кадров в следующем порядке:

при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом командировок на соответствующий год) - в соответствии с резолюциями Министра (заместителя Министра, курирующего Департамент государственной службы и кадров) на основании служебных записок заместителей Министра (руководителей структурных подразделений Минюста России), завизированных директором Департамента управления делами;

при внеплановом командировании - в соответствии с резолюциями Министра на адресованных ему служебных записках заместителей Министра (руководителей структурных подразделений Минюста России), завизированных директором Департамента управления делами.

Проекты распоряжений о командировании представляются на подпись Министру (заместителю Министра, курирующему Департамент государственной службы и кадров) директором Департамента государственной службы и кадров в зависимости от должностей, замещаемых гражданскими служащими в Минюсте России.

Не допускается приказ (распоряжение) по основной деятельности о проведении проверок территориальных органов и учреждений Минюста России, а также федеральных служб совмещать в одном документе с распоряжением по личному составу о командировании гражданских служащих, включенных в состав проверяющей комиссии;

д) проекты распоряжений Минюста России о нежелательности пребывания (проживания) в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства, подлежащего освобождению из мест лишения свободы, перед представлением на подпись заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей) визируются руководителем структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект распоряжения, и директором Департамента организации и контроля.

Проекты распоряжений представляются на подпись заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей руководителем структурного подразделения Минюста России, подготовившего проекты;

е) проекты распоряжений Минюста России, подготавливаемых по вопросам деятельности некоммерческих организаций (о государственной регистрации символики, об отказе в государственной регистрации символики и т.п.) перед представлением на подпись заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей) визируются директорами Департамента по делам некоммерческих организаций и Департамента организации и контроля.

Проекты распоряжений представляются на подпись заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей директором Департамента по делам некоммерческих организаций;

ж) проекты распоряжений Минюста России об аккредитации в качестве независимых экспертов юридических и физических лиц перед представлением на подпись заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей) визируются директорами Департамента конституционного законодательства и Департамента организации и контроля.

Проекты распоряжений представляются на подпись заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей директором Департамента конституционного законодательства.

з) проекты приказов Минюста России о предоставлении гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения перед представление на подпись Министру визируются директорами Департамента управления делами, Департамента организации и контроля, заместителями Министра, курирующими указанные департаменты;

и) предложения (представления) по подготовке проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности и личному составу, подготовленные федеральными службами, направляются в Минюст России с сопроводительными письмами с подписями директоров соответствующих федеральных служб и приложением текстов предложений (представлений) в электронном виде. Затем с поручением Министра (заместителя Министра) указанные предложения передаются на рассмотрение в Департамент нормативно-правового регулирования, анализа и контроля в сфере исполнения наказаний или Департамент по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой в соответствии с их компетенцией. Предложения по приказам (распоряжениям) по личному составу направляются в Департамент государственной службы и кадров.

Департамент нормативно-правового регулирования, анализа и контроля в сфере исполнения наказаний, Департамент по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой, Департамент государственной службы и кадров, с участием специалистов федеральных служб рассматривают их предложения, определяют исполнителей проектов приказов (распоряжений), оформляют и осуществляют согласование приказов (распоряжений) в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

Приказы (распоряжения), инициированные федеральными службами согласовываются с их директорами или заместителями, исполняющими обязанности директоров, затем представляются на подпись:

1) Министру:

приказы (распоряжения) по основной деятельности - заместителями Министра, курирующими Департамент нормативно-правового регулирования, анализа и контроля в сфере исполнения наказаний и Департамент по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой;

приказы (распоряжения) по личному составу - директором Департамента государственной службы и кадров;

2) заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей:

приказы (распоряжения) по основной деятельности - руководителями структурных подразделений Минюста России в соответствии с их компетенцией;

приказы (распоряжения) по личному составу - директором Департамента государственной службы и кадров.

к) подписанный приказ (распоряжение) по основной деятельности, а также приказы о командировании гражданских служащих за пределы территории Российской Федерации поступают для регистрации, тиражирования и рассылки исполнителям в Департамент организации и контроля, а приказ (распоряжение) по личному составу - в Департамент государственной службы и кадров;

л) приказы (распоряжения) по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно. При этом регистрация приказов (распоряжений) по личному составу осуществляется с добавлением к регистрационному номеру приказа буквенного индекса, например:

«№ 690-к».

3.3.6.3 Грифом утверждения без издания приказа (распоряжения) может придаваться юридическая сила следующим документам:

1) планы, графики работы, повестки заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов, методические рекомендации по направлениям деятельности (утверждаются Министром, его заместителем в соответствии с распределением обязанностей, начальником территориального органа);

2) должностные регламенты гражданских служащих (утверждаются представителем нанимателя (Министром) либо лицом, которое в установленном порядке наделено полномочиями представителя нанимателя (заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей, начальник территориального органа);

3) финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных

средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Министром, заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами, в пределах полномочий - начальником территориального органа);

4) архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (утверждаются заместителем Министра, возглавляющим Центральную экспертную комиссию Минюста России);

5) планы работы структурных подразделений Минюста России (утверждаются заместителями Министра, курирующими соответствующие структурные подразделения); планы работы структурных подразделений территориального органа - начальником территориального органа);

6) положения об отделах в составе структурного подразделения Минюста России (утверждаются руководителем этого подразделения); положения о структурных подразделениях территориального органа - начальником территориального органа);

7) распределение обязанностей между заместителями руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) (утверждается руководителем этого подразделения (начальником территориального органа);

8) иные документы, подготовленные по согласованию с Департаментом организации и контроля (утверждаются Министром, его заместителями).

Документы, которым юридическая сила придается грифом утверждения без издания приказа, оформляются на общем бланке Минюста России (общем бланке территориального органа) (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста).

Гриф утверждения оформляется по правилам, предусмотренным пунктом 16 подраздела 3.2.4 настоящей Инструкции, в правом верхнем углу общего бланка.

Личная подпись должностного лица Минюста России или его территориального органа в грифе утверждения (при необходимости) заверяется в оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации по правилам, установленным в пункте 17 подраздела 3.2.4 Инструкции.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, в верхнем левом углу которого помещается оттиск углового мастичного штампа Минюста России (территориального органа).

Документы, которым юридическая сила придается без издания приказа грифом утверждения Министра, редактируются в Департаменте организации и контроля и согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на обороте последнего листа документа), регистрируются в соответствующем структурном подразделении Минюста России (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) в отдельном журнале с проставлением в угловом штампе даты и регистрационного номера.

Зарегистрированные документы, за исключением методических рекомендаций по направлениям деятельности, помещаются в соответствующие номенклатурные дела структурных подразделений Минюста России - исполнителей документов. Подлинные экземпляры методических рекомендаций по направлениям деятельности, передаются на хранение в Департамент организации и контроля.

3.3.6.4 Протокол заседания (совещания)

1) Протоколами оформляются решения, принятые на коллегиях Минюста России, совещаниях у Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России, начальников территориальных органов, иных совещаниях в Минюсте России и его территориальных органах (далее - совещания).

2) Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

3) Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4) Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

«Присутствовали: 25 чел. (список прилагается)».

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За -..., против -..., воздержалось -...».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

5) Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии, например:

Присутствовали:

Заместитель Министра юстиции

Российской Федерации Ю.С. Любимов

Заместитель директора Департамента

организации и контроля С.В. Белоусов

Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно шрифтом Times New Roman № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

6) Протокол совещания оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания гражданский служащий (работник)) на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 в трехдневный срок со дня проведения совещания.

Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти («Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;

наименование территориального органа (если протокол составляется в территориальном органе);

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman № 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него сплошной линией и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

7) Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

8) Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Минюсте России или его территориальном органе.

9) Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который в установленном порядке подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения Минюста России (территориального органа), готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Департамента организации и контроля (территориального органа).

3.3.6.5 Служебная переписка

1) Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых Минюстом России (территориальным органом) для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонный разговор, личная встреча и др.).

В документообороте присутствуют в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) следующие виды документов деловой переписки:

служебное письмо;

телеграмма;

факсограмма (факс);

телефонограмма;

электронное письмо (электронное сообщение).

2) Служебными письмами оформляются:

доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Минюст России;

отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций;

инициативные документы по вопросам компетенции Минюста России, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов и учреждений Минюста России;

другие документы по согласованию с Департаментом организации и контроля.

3) Реквизиты служебных писем:

а) Государственный герб Российской Федерации, наименование федерального органа исполнительной власти (Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России), наименование территориального органа, должность лица, подписавшего документ, справочные данные о Минюсте России (территориальном органе) используются при оформлении служебных писем на бланках письма (первый лист экземпляра, направляемого адресату) и на стандартных листах бумаги формата А4 (второй и последующие листы экземпляра, направляемого адресату, а также визовый экземпляр). Для этого используется шрифт Times New Roman № 14 без помарок и исправлений.

Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В этом случае данные о наименовании федерального органа исполнительной власти (Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России), наименовании территориального органа, должности лица, подписавшего документ, подготовивших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

б) реквизит адресат служебного письма оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 10 подраздела 3.2.4 Инструкции, и печатается в пределах от центра текстового поля до его правой границы. Первая строка реквизита печатается на уровне первой строки полного наименования - «Министерство юстиции Российской Федерации», содержащегося в реквизитах бланка письма.

Составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа или выравниваются по левому краю. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности получателя печатаются через один межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем (его заместителем) структурного подразделения Минюста России (территориального органа) и утверждается директором Департамента организации и контроля (начальником территориального органа);

б) дата служебного письма оформляется при его подписании адресантом (уполномоченным должностным лицом Минюста России (территориального органа) - автором письма), арабскими цифрами и проставляется в определенном месте бланка письма. При представлении исполнителем служебного письма в Департамент организации и контроля (ответственному за делопроизводство) для отправки без оформления даты должностным лицом, подписавшим его, реквизит «дата» оформляется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство);

в) регистрационный номер служебного письма оформляется после его подписания.

Служебные письма в Минюсте России подлежат регистрации с присвоением исходящего регистрационного номера в единой регистрационной базе исходящих документов СЭД. Регистрационный исходящий номер служебного письма формируется автоматически СЭД при завершении заполнения и сохранении регистрационной карточки служебного письма ответственным за делопроизводство структурного подразделения Минюста России. Регистрационный исходящий номер окончательно закрепляется за служебным письмом Департаментом организации и контроля после проверки полноты оформления реквизитов письма, представляемого исполнителем (ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России) для отправки адресату.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью Министра или его заместителя после его подписания оформляется Департаментом организации и контроля одновременно с датой и состоит из знака «№», индекса структурного подразделения Минюста России, порядкового номера документа, первых букв имени и фамилии Министра или его заместителя, подписавшего служебное письмо, например:

№ 01/10568-АК,

где:

01 - индекс структурного подразделения Минюста России, которым подготовлено служебное письмо;

10568 - порядковый регистрационный номер в СЭД;

АК - первые буквы имени и фамилии Министра, подписавшего служебное письмо.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью руководителя структурного подразделения Минюста России (его заместителя) состоит из двух частей:

индекса структурного подразделения;

порядкового номера.

Например:

13.10.2010 № 05-1067,

где:

05 - индекс департамента;

1067 - порядковый номер, присвоенный служебному письму структурным подразделением Минюста России.

Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан присваивается структурным подразделением Минюста России.

Например:

№ 06-16-4203/2010,

где:

06-16 - индекс номенклатурного дела в структурном подразделении Минюста России;

4203/2010 - номер, присвоенный обращению при централизованной регистрации в СЭД.

При регистрации исходящего документа с подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.

г) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается исполнителем документа в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма;

д) наименование документа (заголовок к тесту) в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы «о чем?» («о ком?»). При объеме текста до 4-5 строк заголовок к служебному письму может не оформляться.

Заголовок помещается на бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28-30 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). Точка в конце заголовка не ставится, например:

О подготовке празднования

Дня юриста

О рассмотрении жалобы

Борискина

е) текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями: официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации; конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение; использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл; логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки; эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Министру, заместителям Министра (только служебные письма в вышестоящие государственные органы, а также тексты служебных писем, подлежащих массовой рассылке (более одного адресата), подлежат обязательному редактированию в Департаменте организации и контроля в порядке, предусмотренном пунктом 5 подраздела 3.3.5 Инструкции.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

«Уважаемый Матвей Сергеевич!»;

«Уважаемая Антонина Петровна!»;.

«Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!».

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

«Уважаемые коллеги!»;

«Уважаемые господа!»;

«Глубокоуважаемые депутаты!».

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим

причинам используются следующие формулировки обращения:

«Уважаемый гражданин Хохлов!»;

«Уважаемая госпожа Михайлова!».

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

«Уважаемый господин председатель!»;

«Уважаемый господин директор!»;

«Уважаемый господин секретарь!».

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения

без прилагательного, выражающего уважение:

«Григорий Иванович!»;

«Гражданин Петров!»;

«Граждане!»;

«Коллеги!»;

«Господа!».

Обращение к адресату располагается на два-три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

«Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...»;

«Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...»;

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются

без обращений; вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

«Ваше письмо от... №... получено»;

«В Минюсте России рассмотрено Ваше письмо от...№...»;

«В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)»;

обоснование действия:

«В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...»;

«В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...»;

«На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)...»;

«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...»;

«В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...»;

благодарность:

«Министерство юстиции Российской Федерации благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)...№...»;

«Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»;

«Заранее благодарим за возможную помощь»;

«Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы»;

просьба:

«Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)...»;

«Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...»;

«Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...»;

сопровождение:

«Направляем копию служебного контракта...»;

«Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...»;

напоминание:

«Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...»;

«Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2008»;

предложение:

«Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела»;

«Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»;

«Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы»;

основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т. д. При оформлении служебных писем, подлежащих массовой рассылке в территориальные органы Минюста России, содержащих поручения о представлении с использованием информационных систем общего пользования оперативной информации, не требующей документированного подтверждения, в конце текста следует указывать каким структурным подразделением Минюста России будет обобщаться указанная информация, его электронный адрес, а также, что направление документа на бумажном носителе не требуется; заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Минюста России.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Минюста России, например:

«С уважением,...»;

«С неизменным уважением,...»;

«С глубоким уважением,...»;

«С благодарностью и уважением,...»;

«С уважением и пожеланиями успехов в работе,...».

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например:

«Минюст России рассмотрел», «коллегия решила», «информируем...», «сообщаем...», «просим направить...», «предлагаем рассмотреть...», «полагаем целесообразным» и т.п.

На бланке Министра текст может излагаться от первого лица единственного числа («прошу...», «направляю...», «полагаю необходимым...» и т.п.);

ж) отметка о наличии приложений отделяется от текста служебного письма одним-двумя дополнительными межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется в порядке, установленном пунктом 13 подраздела 3.2.4 Инструкции.

з) визирование служебного письма в структурных подразделениях Минюста России, к компетенции которых оно относится, и курирующими заместителями Министра (служебных писем с подписью Министра) обеспечивается исполнителем и производится в порядке, установленном подпунктом «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 Инструкции.

л) реквизит «подпись» оформляется в порядке, установленном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции, и отделяется от реквизита «отметка о наличии приложений» тремя межстрочными интервалами.

Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала.

Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывают Министр или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности.

Служебные письма, подлежащие массовой рассылке в территориальные органы, подписываются только Министром или его заместителями.

Иные служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения Минюста России, подписывают Министр, его заместители, руководители структурных подразделений Минюста России, начальник отдела по работе с обращениями граждан Департамента организации и контроля (только по первичным обращениям граждан).

Служебные письма на бланке Министра подписывает только Министр. Заместители Министра, в том числе при исполнении ими обязанностей Министра, подписывают служебные письма на соответствующих бланках заместителей Министра, другие должностные лица Минюста России подписывают служебные письма на общем бланке письма Минюста России.

к) реквизит «отметка об исполнителе» оформляется в порядке, установленном пунктом 19 подраздела 3.2.4 Инструкции.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности» в порядке, предусмотренном в пунктах 17 и 24 подраздела 3.2.4 Инструкции соответственно.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией Министра (его заместителя, начальника территориального органа), сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Минюста России (начальниками территориальных органов). Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

4) Телеграмма.

Телеграфные сообщения в Минюсте России используются для передачи только срочной текстовой информации.

Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в 2 экземплярах (оригинал и визовая копия) в следующем порядке:

а) категория телеграммы указывается в правом верхнем углу первого листа, например: «Правительственная» («Срочная»). В случае направления простой телеграммы категория не указывается;

б) перед текстом центровано печатается, как правило, полужирным шрифтом Times New Roman № 14 реквизит «наименование документа» - «ТЕЛЕГРАММА»;

в) после наименования через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

г) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она подлежит разделению оператором связи на части, объем которых не превышает 300 слов, передаваемые как отдельные телеграммы. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату;

д) подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием полного наименования должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму, в порядке, предусмотренном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7