Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

поступивших телефонограмм, телеграмм и факсограмм - по их версиям, воспроизведенным на бумаге;

электронных сообщений - как правило, по их электронным образам, воспроизводимым на экране монитора персонального компьютера оператора электронной почты, в исключительных случаях - по их версиям, воспроизведенным на бумаге.

4.4 Регистрация поступающих документов

4.4.1 Поступившие в Минюст России (территориальный орган) документы (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции Минюста России, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации, указанных в подпункте 4.2.6.8 пункта 4.2.6 Инструкции), после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки передаются на регистрацию.

4.4.2 Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов вышестоящих органов государственной власти с отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день, а также документов организаций и обращений граждан, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях - незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

обращений граждан, за исключением содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях - в течение трех дней;

жалоб, поданных в порядке подчиненности - не позднее следующего дня с момента поступления;

иных документов: поступивших в рабочее время - в день поступления,

поступивших в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.4.3 Регистрация поступивших документов производится в пределах

документопотоков в СЭД путем создания электронных регистрационных карточек:

по обращениям граждан - отделом по работе с обращениями граждан;

по документам органов государственной власти, документам территориальных органов, документам организаций и др. - отделом документационного обеспечения.

4.4.4 Перечень сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД и подлежащих занесению в электронную регистрационную карточку документа включает:

адресант (полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

адресат (полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат» (пункт 10 подраздела 3.2.4 Инструкции);

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ (в соответствии с реквизитом «Подпись» (пункт 15 подраздела 3.2.4 Инструкции);

вид документа (в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа);

дата документа (в соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует);

номер документа (в соответствии с номером, присвоенным документу автором);

дата поступления документа (дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе);

регистрационный номер входящего документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа (в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите);

наименование текста (краткое содержание документа (заголовок к тексту);

индекс дела (индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа);

сведения о переадресации документа (на основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению»);

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа (резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения);

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности (в соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.).

В зависимости от вида документа перечень сведений о документе может изменяться как в сторону его расширения, так и в сторону сокращения путем настройки электронной регистрационной карточки по видам документов.

4.4.5 В целях оптимизации процесса регистрации поступивших в Минюст России документов Департаментом организации и контроля совместно с Департаментом управления делами и с привлечением других структурных подразделений Минюста России разрабатываются и по мере необходимости корректируются классификаторы (справочники), используемые в СЭД:

видов документов;

структурных подразделений;

должностных лиц;

исполнителей;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

результатов исполнения документов и др.

4.4.6 При регистрации поступающих документов, вне зависимости от способа их доставки, на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД.

После создания и сохранения электронной регистрационной карточки

документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, или поступившего электронного документа.

4.4.7 Структура регистрационного номера поступившего документа включает:

4.4.7.1 При регистрации обращения гражданина - порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов данного вида и регистрации их в разделе «Обращения граждан» СЭД, который дополняется через косую черту двумя последними цифрами обозначения текущего года. Если от гражданина в течение года поступает несколько обращений по одному и тому же вопросу, но с новыми доводами, то за ними сохраняется регистрационный номер первого обращения, дополняемый каждый раз очередным номером обращения данного гражданина в текущем году, указанным в круглых скобках, например: 1038/10(2) - для второго обращения. Для выявления повторности обращений граждан используется классификатор корреспондентов раздела «Обращения граждан» СЭД.

4.4.7.2 При регистрации иных документов, за исключением обращений граждан - порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов и регистрации их в разделе «Входящие» СЭД, который для отдельных видов документов дополняется через дефис индексом дела по номенклатуре дел (грифом ограничения доступа к документу, кодом по классификаторам корреспондентов, видов документов и др.).

4.4.8 На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения электронной регистрационной карточки в нижнем правом углу первого листа документа печатается отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальными идентификаторами документа, либо проставляется рукописно в оттиске штампа установленного образца.

4.4.9 Электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается отделом документационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа в графическом формате.

Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается, либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием технологий СЭД.

Не создается и не присоединяется к электронной регистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведения конфиденциального характера.

4.4.10 Поступивший электронный документ (электронный образ документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД.

При необходимости, пользователем СЭД может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе. На первом листе созданной

таким образом копии документа воспроизводятся предусмотренные пунктами 4.4.8, 4.4.9 Инструкции, отметка о поступлении и штрих-код, служащие идентификаторами документа.

4.5. Порядок рассмотрения поступивших документов руководством Минюста России и доведения поступивших документов до исполнителей

4.5.1 Поступившие документы передаются на рассмотрение Министру, гражданским служащим только после регистрации. В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Министру (его заместителю) и рассмотрен им до регистрации, документ секретарем Министра (секретарем его заместителя) передается в Департамент организации и контроля для регистрации и организации его движения в соответствии с поручением по исполнению документа.

4.5.2 Зарегистрированные поступившие документы передаются Департаментом организации и контроля:

секретарю Министра для доклада Министру - в течение дня, но не позднее 15 час. 00 мин. или иного времени, установленного Министром;

референтам заместителей Министра через секретарей заместителей Министра для доклада заместителям Министра - в течение дня, но не позднее 16 час.00 мин.;

ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России для доклада руководителям структурных подразделений - в течение рабочего времени.

Срочная корреспонденция передается в течение одного часа с момента поступления.

4.5.3 Время ежедневного доклада документов референтами заместителей Министра и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России устанавливается соответственно заместителями Министра и руководителями соответствующих структурных подразделений Минюста России.

4.5.4 Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются гражданскими служащими Департамента организации и контроля секретарю Министра, секретарям заместителей Министра, а также ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России по реестрам установленной формы.

Секретари заместителей Министра в свою очередь передают документы референтам заместителей Министра по реестрам установленной формы.

Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными образами указанных документов посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.

4.5.5 Документы, поступившие в электронном виде, вместе с их электронными регистрационными карточками посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.

При необходимости секретарем Министра, секретарями и референтами заместителей Министра может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.

4.5.6 Изучение поступивших документов и введение в соответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документа проектов поручений по исполнению документа производится:

для документов, переданных на доклад Министру - Департаментом организации и контроля;

для документов, переданных на доклад заместителям Министра - референтами заместителей Министра либо по поручению заместителей Министра, их секретарями;

для документов, переданных на доклад руководителям структурных подразделений Минюста России - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

К документам, поступившим на бумажном носителе, дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов, оформленные на отдельных листах бумаги:

для Министра - Департаментом организации и контроля;

для заместителей Министра - референтами (секретарями) заместителей Министра;

для руководителей структурных подразделений Минюста России - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

В проект поручения по исполнению документа включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект указания по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно должен содержать регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Министра (заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Минюста России), дату поручения.

4.5.7 После рассмотрения поступивших документов Министр (заместитель Министра) передает секретарю документы, оформленные на бумажном носителе, с подписанными указаниями по их исполнению, а также, при необходимости, поручает ему внести изменения в электронные регистрационные карточки документов, как поступивших на бумажном носителе, так и поступивших в электронном виде, в части, касающейся уточнения поручения по исполнению документа.

В аналогичном порядке руководители структурных подразделений Минюста России передают документы после рассмотрения ответственным за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

Министр, заместители Министра, руководители структурных подразделений Минюста России вправе лично внести изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных ими документов в части, касающейся уточнения поручений по их исполнению.

4.5.8 Секретарь Министра, секретари заместителей Министра, а также ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, в соответствии с поручениями Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России соответственно вносят, при необходимости, изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных указанными должностными лицами документов и передают документы в соответствии с поручениями по их исполнению:

4.5.8.1 Секретарь Министра, секретари заместителей Министра документы, исполненные на бумажном носителе, заместителю Министра с поручением Министра, а также структурному подразделению Минюста России с поручением Министра или заместителя Министра - в Департамент организации и контроля для дальнейшей передачи головному исполнителю.

4.5.8.2 Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России в соответствии с поручениями руководителей структурных подразделений Минюста России документы, исполненные на бумажном носителе, - гражданским служащим - головным исполнителям.

4.5.8.3 Одновременно головному исполнителю с использованием технологий СЭД пересылаются электронные регистрационные карточки переданных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.

Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки указанных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.

При необходимости соисполнителями может самостоятельно создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.

В случае, если электронный образ документа не создавался, Департамент организации и контроля обеспечивает передачу соисполнителям копии документа на бумажном носителе. В этом случае тиражирование производится с соблюдением требований нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющую государственную тайну, и информацию ограниченного распространения.

4.5.8.4 Документы, поступившие в электронном виде, направляются головным исполнителям и соисполнителям вместе с электронными регистрационными карточками без переноса на бумажный носитель. Если для доклада Министру (заместителям Министра, руководителю структурного подразделения Минюста России) электронный документ переносился на бумажный носитель в порядке, предусмотренном пунктом 4.5.5 Инструкции, то копия документа на бумажном носителе направляется головному исполнителю в порядке, предусмотренном подпунктами 4.5.8.1 и 4.5.8.2 пункта 4.5.8 Инструкции.

4.5.8.5 Документы, содержащие информацию о преступлениях независимо от способа их доставки, с поручениями Министра, а также заместителя Министра, курирующего Департамент государственной службы и кадров, передаются в Департамент государственной службы и кадров (при необходимости и в другие структурные подразделения Минюста России) в порядке, предусмотренном подпунктом 4.5.8.1 Инструкции, незамедлительно.

4.5.8.6 Поступившие в Минюст России проекты актов (их копии) и иные документы, поступившие в Минюст России на согласование, передаются на рассмотрение и рассматриваются в порядке, установленном пунктами 6.6 - 6.9 Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденного приказом Минюста России 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010, регистрационный № 16096).

4.5.9 Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения Минюста России в другое не позднее одних суток с момента его поступления:

4.5.9.1 Если деятельность структурных подразделений курируется разными заместителями Министра - на основании решения Министра, зафиксированного в поручении по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Министра, курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа.

4.5.9.2 Если деятельность структурных подразделений курирует один заместитель Министра - на основании решения заместителя Министра, зафиксированного в поручении по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения, инициировавшего передачу документа.

4.5.10 Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются для исполнения в другое структурное подразделение Минюста России только через Департамент организации и контроля.

4.5.11 Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, инициировавшем передачу документа на исполнение в другое структурное подразделение Минюста России, уведомляет о принятом решении Департамент организации и контроля в отношении документов, исполнение которых находится на контроле Министра:

по обращениям граждан - отдел по работе с обращениями граждан;

по остальным документам - отдел документационного обеспечения.

4.5.12 На основании поручения Министра или заместителя Министра о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение Минюста России гражданские служащие отдела по работе с обращениями граждан или отдела документационного обеспечения вносят в электронную регистрационную карту документа сведения об изменении в движении документа.

Внесение сведений в электронную регистрационную карту документа об изменении в движении документа иным гражданским служащим запрещается.

4.6 Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1 За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III Инструкции, своевременное представление проекта документа, при необходимости, в редакторскую группу отдела документационного обеспечения, за внутреннее согласование проекта документа, а, при необходимости, и внешнее согласование с другими государственными органами (организациями) отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения Минюста России - исполнителя документа.

4.6.2 Проекты исходящих документов Минюста России готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.3 Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения Минюста России - исполнителя документа, при необходимости иными должностными лицами Минюста России. Визы оформляются в соответствии с правилами, предусмотренными в подпункте «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 и пункте 3 подраздела 3.3.6.5 Инструкции.

4.6.4 Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

4.6.5 На подпись уполномоченному должностному лицу Минюста России представляется первый экземпляр исходящего документа, оформленный с использованием бланка, и второй - визовый экземпляр документа, оформленный на стандартных листах бумаги формата А4, с приложением, при необходимости, поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от двух до четырех включительно) количество экземпляров исходящего документа, оформленных с использованием бланка, должно соответствовать количеству адресатов.

4.6.6 Исполнитель передает проект исходящего документа для подписи:

Министром - секретарю Министра;

заместителями Министра - референтам заместителей Министра через секретарей заместителей Министра.

В указанных случаях передача документов осуществляется исполнителем по реестру установленной формы.

По согласованию с Министром проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично заместителем Министра, курирующим структурное подразделение Минюста России, исполнившее проект документа, либо руководителем указанного структурного подразделения.

По согласованию с заместителем Министра проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично руководителем структурного подразделения Минюста России, исполнившего проект документа.

4.6.7 Проект исходящего документа представляется для подписи руководителю структурного подразделения Минюста России (начальнику территориального органа) через ответственного за делопроизводство в структурном подразделении (территориальном органе) либо в ином порядке, определенном руководителем структурного подразделения Минюста России (начальником территориального органа).

4.6.8 Проект документа, подписанный Министром (заместителем Министра, руководителем структурного подразделения, начальником территориального органа), передается через секретаря (через ответственного за делопроизводство в структурном подразделении (территориальном органе) исполнителю для подготовки к регистрации.

Не подписанный проект документа с замечаниями возвращается исполнителю в аналогичном порядке для доработки.

4.6.9 Исполнитель проверяет комплектность подписанного проекта исходящего документа (наличие листов основного текста и указанных приложений), прилагает к нему входящий документ, послуживший основанием для его подготовки, а также, при необходимости, указатель рассылки документа и передает проект документа ответственному за делопроизводство в структурном подразделении (территориальном органе), для регистрации.

4.7 Регистрация отправляемых документов

4.7.1 Регистрация отправляемых документов ведется в соответствии с выделенными документопотоками и осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день не позднее 11 час. 00 мин.

4.7.2 Отправляемые документы регистрируются в группе «Исходящие документы» («Исходящие на обращения граждан») единой базы данных СЭД:

отделом документационного обеспечения - документов, подписанных Министром, заместителями Министра, гражданскими служащими Департамента организации и контроля;

ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России - гражданскими служащими соответствующих структурных подразделений Минюста России.

При регистрации отправляемого документа в СЭД создается электронная регистрационная карточка документа, в которую заносятся с учетом требований пункта 4.4.4 Инструкции сведения о регистрируемом документе, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов.

В случае, если в отправляемом документе дается ответ или если отправляемый документ подготовлен на основании другого документа, внесение в электронную регистрационную карту отправляемого документа ссылки на дату и регистрационный номер документа, на основании которых подготовлен отправляемый документ, является обязательной.

4.7.3 После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа гражданские служащие отдела документационного обеспечения и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, проставляют на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовом экземпляре (для электронного документа - в шаблоне бланка) регистрационный номер документа и дату регистрации, а также включают зарегистрированный отправляемый документ в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа отправляемого документа, исполненного на бумажном носителе, или электронного документа в порядке, аналогичном предусмотренному в пункте 4.4.9 Инструкции.

При этом электронный образ документа, отправляемого на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается в Департаменте организации и контроля и других структурных подразделениях Минюста России выполнением операции сканирования документа.

Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается, либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием технологий СЭД:

- документов, подписанных Министром, заместителями Министра, гражданскими служащими Департамента организации и контроля - отделом документационного обеспечения;

- документов, подписанных гражданскими служащими структурных подразделений Минюста России, - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях Минюста России.

Не создается и не присоединяется к электронной регистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведения конфиденциального характера.

4.7.4 Структура регистрационного номера отправляемого документа определена в подпункте 3 пункта 3.3.6.5 Инструкции. При его формировании могут быть использованы классификаторы СЭД, указанные в пункте 4.4.5 Инструкции.

4.7.5 Доверенности на право совершения действий от имени Минюста России, представления её интересов в государственных, общественных и судебных органах, в организациях, оформленные в соответствии с пунктом 3.3.6.10 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения в СЭД.

Регистрационный номер доверенности состоит из индекса Минюста России, буквенного литера «Д», индекса структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект доверенности, порядкового номера доверенности в СЭД в группе документов «Доверенности», буквенного литера, составленного из первых букв имени и фамилии Министра. Составные части регистрационного номера разделяются косой чертой или дефисом, например, 12/Д-08-27-АК, где:

12 - индекс Минюста России;

Д - признак группы документов «Доверенности»;

05 - индекс структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект доверенности (в примере соответствует Департаменту организации и контроля);

27 - порядковый номер документа в единой электронной базе данных по регистрации доверенностей в СЭД;

АК - буквенный литер, добавленный при регистрации доверенности, подписанной Министром, составленный из первых букв его имени и фамилии (А. Коновалов).

4.7.6 Зарегистрированные отправляемые документы, оформленные на бумажном носителе, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России передаются в отдел документационного обеспечения для проверки правильности оформления и регистрации документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России для доработки, правильно оформленные документы передаются в группу экспедиции для подготовки к отправке адресатам.

Визовые экземпляры отправляемых документов после проверки возвращаются ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России для помещения в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю (доверенному лицу), а его завизированная копия помещается

в номенклатурное дело в отделе документационного обеспечения.

Зарегистрированные оправляемые документы, подготовленные в электронном виде, направляются в отдел документационного обеспечения для проверки вместе с электронной регистрационной карточкой. О результатах проверки гражданские служащие отдела документационного обеспечения уведомляют ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России.

4.8 Отправка документов

4.8.1 Отправку исходящих документов производит группа экспедиции отдела документационного обеспечения Далее - экспедиция..

Документы, подлежащие отправке, исполненные на бумажном носителе, передаются в экспедицию для отправки ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России по реестрам установленного образца. Документы, оформленные в электронном виде, - с использованием технологий СЭД либо на съемном носителе информации.

4.8.2 Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.3 Экспедиция производит сортировку документов по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской почтой, международная почта):

4.8.3.1 Документы, подписанные Министром или заместителями Министра, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации Далее - высшие органы государственной власти, если особо не оговорено иное.; в иные федеральные органы государственной власти; служебные письма и организационно-распорядительные документы, направляемые в территориальные органы; документы, имеющие отметку о конфиденциальности «Для служебного пользования» отправляются фельдъегерской связью.

4.8.3.2 Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в отдел по защите государственной тайны Департамента организации и контроля.

4.8.3.3 Документы, не предусмотренные подпунктами 4.8.3.1 и 4.8.3.2 пункта 4.8.3 Инструкции, отправляются почтовой и телеграфной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557).

4.8.3.4 Регистрируемые почтовые отправления, в том числе с уведомлением о вручении направляются адресату по решению уполномоченных должностных лиц Минюста России.

4.8.4 Документы, отправляемые фельдъегерской или почтовой связью, проходят упаковку (документы, направляемые в один адрес почтовой (фельдъегерской) связью, выкладываются в один конверт), адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.

4.8.5 Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле Департамента организации и контроля.

4.8.6 Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России.

4.8.7 Передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм и электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного и ведомственного электронного документооборота, осуществляется с помощью средств электросвязи.

4.8.8 Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимается структурным подразделением Минюста России - исполнителем документа по согласованию с Департаментом организации и контроля.

4.9 Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1 Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые в Минюсте России проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.

4.9.2 После подписания руководителем структурного подразделения Минюста России внутренний документ, подготовленный на бумажном носителе, или подготовленный в электронном виде по правилам, предусмотренным подпунктом 7 пункта 3.3.6.5 Инструкции, передается ответственному за делопроизводство в этом структурном подразделении, который производит его регистрацию в разделе СЭД «Внутренние документы» по видам документов. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (в соответствии с пунктом 4.4.4 раздела 4.4 Инструкции), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется его прохождение.

4.9.3 Зарегистрированный внутренний документ включается ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа внутреннего документа, исполненного на бумажном носителе, или электронного документа в порядке, аналогичном предусмотренному в пунктах 4.4.9 и 4.4.10 раздела 4.4 Инструкции.

4.9.4 Регистрация, учет и движение внутренних документов, оформленных в порядке, предусмотренном разделом III Инструкции, осуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также гражданскими служащими отдела документационного обеспечения и отдела по работе с обращениями граждан.

Первый экземпляр внутреннего документа на бумажном носителе помещается в номенклатурное дело структурного подразделения Минюста России, в котором подготовлен документ.

Направление адресатам Минюста России внутренних документов, за исключением приказов (распоряжений), осуществляется структурным подразделением - исполнителем документа с использованием технологий СЭД в безбумажном варианте без дублирования на бумажном носителе.

В случае, если присоединить к электронной регистрационной карточке документа, исполненного на бумажном носителе, его электронный образ с использованием технологий СЭД не представляется возможным в силу запрета, установленного нормативным правовым актом Российской Федерации (например, документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера) такие документы ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России передаются в другие структурные подразделения Минюста России по реестру только через отдел документационного обеспечения.

4.9.5 Приказы (распоряжения) представляются исполнителями для регистрации вместе с оформленными указателями рассылки документа:

1) приказы (распоряжения) по основной деятельности, а также приказы о командировании за пределы территории Российской Федерации и - в отдел документационного обеспечения.

2) приказы (распоряжения) по личному составу, в том числе распоряжения о командировках гражданских служащих на территории Российской Федерации - в Департамент государственной службы и кадров.

4.9.6 Подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по основной деятельности, а также приказы о командировании за пределы территории Российской Федерации, копии приказов (распоряжений) по личному составу помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в Департаменте организации и контроля, подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по личному составу - в номенклатурные дела Департамента государственной службы и кадров.

4.9.7 Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с разделом III Инструкции, заверенными печатью Департамента организации и контроля (Департамента государственной службы и кадров), направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с копией приказа (распоряжения).

4.9.8 Договоры (соглашения) об организации взаимодействия и сотрудничества регистрируются отделом документационного обеспечения. Регистрация договоров (соглашений) об организации взаимодействия и сотрудничества осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в электронную регистрационную карточку. Подпись Министра (заместителя Министра) на договоре (соглашении) заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Департаментом организации и контроля.

4.9.9 Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело Департамента организации и контроля отделом документационного обеспечения, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).

Копии договора (соглашения) с удостоверяющей надписью и печатью Департамента организации и контроля направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).

4.9.10 Финансово-хозяйственные, иные гражданско-правовые договоры, после подписания регистрируются и заверяются в Департаменте управления делами мастичной печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора Департаментом управления делами помещается в номенклатурное дело, остальные экземпляры через отдел документационного обеспечения направляются сторонам договора.

4.9.11 Постановления коллегиальных органов, протоколы совещательных и консультативных органов Минюста России оформляются секретарями указанных органов и после подписи председательствующим регистрируются в СЭД.

Постановления коллегиальных органов Минюста России объявляются приказом Минюста России, протоколы совещательных и консультативных органов Минюста России доводятся исполнителям через единую информационную сеть Минюста России.

4.9.12 Методические рекомендации регистрируются в СЭД уполномоченным гражданским служащим отдела документационного обеспечения и после регистрации сканируются. Полученный электронный образ прикрепляется к электронной регистрационной карточке, первый экземпляр методических рекомендаций остается на хранении в отделе документационного обеспечения, а второй и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки с использованием СЭД.

4.9.13 Служебные письма (поручения), подписанные Министром либо его заместителем, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), адресованные Министру либо его заместителю регистрируются отделом документационного обеспечения в разделе СЭД «Внутренние документы» (рубрика «Служебная записка»).

При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (в соответствии с пунктом 4.4.4 Инструкции), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется прохождение документа. Регистрационный номер состоит из двух групп цифр и буквенного литера «вн», разделенных дефисом: в первой группе цифр указывается индекс структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект внутреннего документа, вторая группа цифр является порядковым номером документа, формируемым при его регистрации в СЭД единым счетчиком документов рубрики «Служебная записка».

После регистрации документ и приложения к нему сканируются. Полученный электронный образ прикрепляется к электронной регистрационной карточке, первый экземпляр документа остается на хранении в отделе документационного обеспечения и помещается в номенклатурное дело, а второй и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки с использованием СЭД в структурные подразделения Минюста России в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

4.9.14 Завершенные в делопроизводстве внутренние документы, исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений Минюста России, исполненные в электронном виде - в электронный архив.

4.9.15 Регистрация и прохождение внутренних документов в территориальном органе осуществляется аналогично порядку регистрации и прохождения внутренних документов в Минюсте России.

4.10 Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.10.1 Корреспонденция, поступающая в рамках оказания международной правовой помощи, а также в сфере международного сотрудничества по вопросам передачи осужденных при предварительном рассмотрении отделом документационного обеспечения выделяется в группу документов, передаваемых на рассмотрение в Департамент международного права и сотрудничества.

Иная иностранная корреспонденция при предварительном рассмотрении Департаментом организации и контроля выделяется в группу документов, представляемых на доклад Министру.

Организация подготовки перевода и аннотации на поступившие документы осуществляется Департаментом международного права и сотрудничества. Перевод и аннотация документа регистрируется за тем же номером, что и поступивший документ.

При необходимости привлечения для подготовки перевода специализированных организаций оформление заказа и оплату выполненной работы осуществляет в установленном порядке Департамент управления делами.

4.10.2 Поступающая иностранная корреспонденция регистрируются:

представляемая на доклад Министру - отделом документационного обеспечения в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции;

передаваемая на рассмотрение в Департамент международного права и сотрудничества - ответственными за делопроизводство в Департаменте международного права и сотрудничества с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 4.4.2, 4.4.4, 4.4.6, подпунктом 4.4.7.2 пункта 4.4.7, пунктов 4.4.8, 4.4.9, 4.4.10 подразделе 4.4 Инструкции.

Иностранная корреспонденция, передаваемая на регистрацию и последующее рассмотрение в Департамент международного права и сотрудничества вручается отделом документационного обеспечения ответственному за делопроизводство в Департаменте международного права и сотрудничества по реестру.

4.10.3 После рассмотрения Министром поступающая иностранная корреспонденция с его поручением передается в структурные подразделения Минюста России - головные исполнители для рассмотрения и подготовки, при необходимости, проекта ответа.

4.10.4 Ответы, направляемые адресатам, находящимся в странах Содружества Независимых Государств, оформляются на русском языке, в иных государствах - как правило, на английском (визовый экземпляр ответа оформляется на двух языках: русском и английском).

4.10.5 Документы, направляемые зарубежным корреспондентам, подготавливаются, представляются в установленном порядке на доклад Министру или его заместителям, регистрируются, а затем передаются для организации отправки в порядке, установленном для исходящих документов (подраздел 4.7 Инструкции).

4.10.6 Отправка международной корреспонденции осуществляется в следующем порядке:

доставка служебных отправлений до адресатов, расположенных в столицах государств - участников Содружества Независимых Государств, осуществляется Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации по действующим маршрутам Межправительственной фельдъегерской связи;

доставка международной корреспонденции в иные иностранные государства осуществляется Департаментом дипломатическо-курьерской связи Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее - ДДКС) согласно ежемесячному графику приема и отправки дипломатической почты.

При этом подготовленная к отправке международная корреспонденция должна соответствовать следующим требованиям ДДКС:

дипломатическая почта отправляется в двойных конвертах;

адрес получателя и отправителя корреспонденции (печатается на русском и английском языках), номер документа, гриф секретности (заверяется печатью подразделения и подписью конвертовавшего с расшифровкой фамилии), номер бланка отправки ДДКС МИД России (по предварительному согласованию с Департаментом организации и контроля) печатаются на листе бумаги, который приклеивается на конверт, либо печатаются на конверте.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7